STAN PRAWNY NA 15 CZERWCA 2023 Obowiązki sekretarza szkoły w okresie wakacji Opracowała i zaktualizowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w Starostwie Powiatowym w Ostrołęce; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz wielu publikacji o tematyce oświatowej; wykładowca i szkoleniowiec z zakresu zagadnień dotyczących oświaty i administracji, posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły; członek Ostrołęckiego Towarzystwa Naukowego im. Adama Chętnika oraz Zarządu Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny w Ostrołęce Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 900), • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.). W pracy sekretariatu okres wakacji należy wbrew pozorom do najtrudniejszych w całym roku. Pomimo urlopów szkoła funkcjonuje „na pełnych obrotach”, a wiele spraw organizacyjnych leży właśnie w gestii sekretarzy. Jakie zdania mają do zrealizowania pracownicy szkolnych sekretariatów w okresie wakacyjnym? Dyrektor szkoły, działając na podstawie Ustawy Prawo oświatowe, ponosi jednoosobową odpowiedzialność za kierowanie placówką. W praktyce jednak nie oznacza to, że jednoosobowo wykonuje wszystkie zadania pozostające w obszarze działań szkoły. Szczególną umiejętnością dyrektora powinno być delegowanie części zadań i uprawnień na pracowników szkoły, w tym na sekretarza. Obowiązki sekretarza a litera prawa W przepisach prawa nie znajdziemy jednoznacznych wskazań odnośnie do tego, które z posiadanych przez dyrektora kompetencji może on delegować na innych pracowników. Dyrektor placówki ustala więc szczegółowy zakres obowiązków sekretarza szkoły. Zależy on od struktury organizacyjnej danej placówki. Sekretarz jest odpowiedzialny za prowadzenie sekretariatu szkoły. Można również powierzyć mu prowadzenie spraw kadrowych, składnicy akt, a także sporządzanie sprawozdań dla organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny nad szkołą. W bardzo małych placówkach sekretarz realizuje te zadania samodzielnie. W szkołach, w których nie powołano kierownika gospodarczego, sekretarz szkoły może też kierować zespołem pracowników obsługi − konserwatorami, woźnymi, sprzątaczkami, a ponadto realizować zadania z zakresu gospodarki inwentarzowej oraz prowadzonych w szkole inwestycji i remontów. Ważne! Istotnym aktem prawnym dla organizacji sekretariatu szkoły jest Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Określa ono m.in. szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych. Pomimo że ww. Rozporządzenie nie ma zastosowania w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego, szkoła jako samorządowa jednostka organizacyjna powinna mieć opracowaną i zatwierdzoną przez archiwum państwowe instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną (art. 6 Ustawy o zasobie archiwalnym i archiwach). Prowadzenie dokumentacji szkolnej, w tym dokumentacji prowadzonej przez sekretarza szkoły, wynika z przepisów Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (dalej: Rozporządzenie). Obowiązki w okresie wakacyjnym Zadania w okresie wakacji mają swój początek w dniu zakończenia roku szkolnego, a nawet tuż przed nim. Ogrom prac z nim związanych dotyka nie tylko dyrektora i nauczycieli, ale także sekretarza. Dobrą praktyką jest więc, aby ten nie rozpoczynał swojego urlopu bezpośrednio po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych. Na początku wakacji jest jeszcze wiele zadań do wykonania i większość z nich wymaga obecności w szkole zarówno dyrektora, jak i sekretarza. Wiąże się to z faktem, że w sekretariacie zazwyczaj zatrudniona jest tylko jedna osoba i pozostawienie tego miejsca bez obsługi nie powinno się wydarzyć. Poniżej wymienione zostały najważniejsze (uogólnione) zadania sekretarzy: • wydawanie nieodebranych na zakończenie roku świadectw, • wydawanie duplikatów świadectw, • prowadzenie rejestru wydanych świadectw oraz wydanych dyplomów uzyskania kwalifikacji w zawodzie – prowadzone w szkole ewidencje powinny zawierać: o imię (imiona) i nazwisko, o numer PESEL ucznia/słuchacza lub absolwenta; w przypadku gdy uczeń albo absolwent nie mają numeru PESEL, na świadectwie, dyplomie, zaświadczeniu i innych drukach szkolnych, w miejscu przeznaczonym na wpisanie numeru PESEL, wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, numer wydanego dokumentu, o datę odbioru dokumentu, o podpis ucznia lub absolwenta; • wydawanie zaświadczeń o kontynuacji nauki przez uczniów do ZUS-u i KRUS-u – planowane jest dostosowanie systemu SIO do tego celu, • przyjmowanie interesantów w związku z naborem uczniów na nowy rok szkolny, • udział w pracach komisji rekrutacyjnej, o ile sekretarz szkoły został powołany w skład takiej komisji – art. 157 ust. 1 Prawa oświatowego, • wydawanie kandydatom do szkoły skierowań do lekarza medycyny pracy (w przypadku szkół ponadpodstawowych kształcących w zawodzie), • zamknięcie, uporządkowanie i archiwizacja dokumentacji z bieżącego roku szkolnego oraz złożenie jej w składnicy akt, • założenie księgi arkuszy ocen (§ 15 Rozporządzenia), • założenie księgi uczniów na nowy rok szkolny (§ 4 Rozporządzenia) – do księgi uczniów wpisuje się: o imię (imiona) i nazwisko, o datę i miejsce urodzenia, o numer PESEL, o adres zamieszkania ucznia, o imiona i nazwiska rodziców, o adresy ich zamieszkania (jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia), o datę rozpoczęcia nauki w danej szkole, o oddział, do którego ucznia przyjęto, o datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia; • wydawanie nowo przyjętym uczniom legitymacji szkolnej, • przygotowanie świadectw pracy dla osób, którym kończy się termin zatrudnienia z końcem bieżącego roku szkolnego – zadanie sekretarzy, którzy jednocześnie odpowiadają za sprawy kadrowe w placówce, • przygotowanie do nowego roku szkolnego: o wydawanie nauczycielom dokumentacji, dzienników (§ 8 Rozporządzenia), o arkuszy ocen (§ 14 Rozporządzenia); • obsługa techniczna egzaminów poprawkowych (jest to z reguły rola zespołów egzaminacyjnych, ale praca sekretarzy szkół przy różnego rodzaju egzaminach jest bardzo często ich niepisanym obowiązkiem), • wydawanie świadectw dojrzałości oraz dyplomów uzyskania kwalifikacji w zawodzie. Oprócz zadań związanych bezpośrednio z zakończeniem oraz rozpoczęciem roku szkolnego do obowiązków sekretarza szkoły należą też m.in.: • prowadzenie bieżącej obsługi sekretariatu szkoły, • prowadzenie korespondencji w postaci elektronicznej i tradycyjnej, • prowadzenie spraw kadrowych szkoły: umowy, świadectwa pracy, skierowania na badania do lekarza medycyny pracy itp., • kontrola terminowości wykonywania badań okresowych przez nauczycieli oraz pracowników szkoły, • prowadzenie ewidencji obecności pracowników, • prowadzenie ewidencji urlopów kadry kierowniczej oraz pracowników administracji i obsługi, • sporządzanie sprawozdań, • bieżące wprowadzanie danych do Systemu Informacji Oświatowej. Porządkowanie i nadrobienie zaległości Wakacje w szkołach to również czas na uporządkowanie spraw, na które zabrakło czasu w ciągu roku. Do takich zajęć należy zaliczyć przede wszystkim: • przegląd dokumentacji pod kątem jej ważności przechowywania oraz archiwizację egzemplarzy archiwalnych, • przegląd bieżącej dokumentacji pod kątem jej kompletności – uzupełnienie brakujących wpisów, • założenie nowych teczek do przechowywania spraw zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną, • sprawdzenie stanu druków ścisłego zarachowania oraz uzupełnienie go o brakujące egzemplarze, • sprawdzenie stanu materiałów i przyborów biurowych oraz ich uzupełnienie, • uporządkowanie dokumentacji kadrowej, założenie teczek dla nowo zatrudnionych nauczycieli, odebranie od nich wymaganych dokumentów, • uporządkowanie przestrzeni w sekretariacie pod kątem optymalizacji oraz zasad BHP, • samokształcenie. Ważne! Niezależnie od pory roku sekretariat w szkole pozostaje miejscem, w którym praca trwa nieprzerwanie, również w wakacje. Wyżej wymienione zadania nie są jedynie zadaniami „wakacyjnymi”. Obowiązują one także w innych miesiącach. Jednak niezmiennie podstawowymi czynnościami, które wykonuje się w sekretariacie, są: • czynności kancelaryjne, • czynności manipulacyjne, • praca koncepcyjna, • czynności archiwistyczne.