STAN PRAWNY NA 14 LIPCA 2020 Rozwiązanie stosunku pracy w formie elektronicznej Opracowała: Aleksandra Kuczkowska, radca prawny. Zaktualizowała: Joanna Swadźba, prawnik Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1173), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.U.U.E.L.2014.257.73), • Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2013 r. poz. 262 ze zm.), • Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.). W dobie internetu i coraz częstszego wykorzystywania elektronicznych środków komunikacji w czynnościach służbowych, wysłanie oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy e-mailem może niewątpliwie okazać się szybszą i wygodniejszą metodą w porównaniu z tradycyjną formą pisemną. Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 30 § 1 pkt 2 oraz 3 Kodeksu pracy umowę o pracę rozwiązuje się przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem) bądź przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia). Równocześnie przepisy stanowią, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 k.p.). Rodzi się więc pytanie, czy w obowiązującym stanie prawnym doręczenie wypowiedzenia umowy o pracę drogą elektroniczną jest dopuszczalne. Na piśmie, czyli w jakiej formule? Przepisy k.p. nie wyjaśniają, co należy rozumieć pod pojęciem „formy pisemnej”. Konieczne jest w tym zakresie odwołanie się do przepisów Kodeksu cywilnego, które na podstawie odesłania zawartego w art. 300 k.p. znajdują odpowiednie zastosowanie także w kwestiach związanych ze stosunkiem pracy. Zgodnie z art. 78 § 1 k.c. do zachowania pisemnej formy czynności prawnej (w tym przypadku rozwiązania umowy o pracę) wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jak wynika z tego przepisu, niezbędnym elementem oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę jest własnoręczny podpis osoby składającej to oświadczenie, natomiast sama treść oświadczenia o rozwiązaniu może zostać sporządzona np. na komputerze. Orzecznictwo Stosownie do Wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 10 listopada 2006 r. (II FSK 1144/05) podpis osoby składającej oświadczenie powinien być własnoręczny, a nie np. mechanicznie odtworzony, choć – jak wynika z art. 78 k.c. – nie musi być czytelny. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 28 kwietnia 1973 r. (III CZP 78/72) stwierdza, że ważny podpis to nie tylko podpis imieniem i nazwiskiem czy tylko nazwiskiem, ale też skrót podpisu, który jest zwykle używany przez daną osobę i który jest swego rodzaju godłem jej podpisu. Także najnowsze orzecznictwo sądów powszechnych potwierdza, że w obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu i w jaki sposób ma być wykonany. Przyjmuje się, że podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko i możliwość identyfikacji składającego przez weryfikację elementów najpełniej go indywidualizujących (tj. cech indywidualnych treści podpisu i powtarzalnych w sposobie jego wykonania). Podpis może być skrócony, nie musi być czytelny. Pominięcie niektórych liter w imieniu lub nazwisku, zwłaszcza samej końcówki nazwiska, jest dopuszczalną i często stosowaną praktyką kontraktową, byleby z posługiwania się takim skrótem wynikała dla wszystkich stuprocentowa pewność, że podpisujący chciał się podpisać swoim pełnym nazwiskiem oraz że uczynił to w sposób stale stosowany przy podpisywaniu dokumentów. Nie ma bezwzględnego obowiązku posługiwania się pełnym imieniem i nazwiskiem, tj. bez uproszczeń i pominięć niektórych liter (z wyjątkiem podpisu drukowanego). Uzasadniony jest pogląd, że podpisujący może posługiwać się kilkoma rodzajami podpisów bądź ich formami uproszczonymi, używanymi w zależności od okoliczności, zamiennie, pod warunkiem, że jednocześnie istnieje inna metoda potwierdzenia tożsamości. Jeżeli posługuje się podpisem skróconym lub nieczytelnym, to tym samym wyraża stanowczy zamiar użycia skrótu, a nie pełnego nazwiska (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 grudnia 2019 r., I CSK 495/18). Jak z kolei stanowi art. 781 § 2 k.c., oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczą złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 § 2 k.c.). Kwalifikowany podpis elektroniczny Należy zwrócić uwagę na fakt, że podpis elektroniczny (kwalifikowany podpis elektroniczny) nie jest podpisem własnoręcznym, mimo to ustawodawca dopuszcza taki sposób składania podpisu jako zamienny ze składaniem podpisu własnoręcznie. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE pojęcie „kwalifikowanego podpisu elektronicznego” oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Obowiązujące przepisy Ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej oraz przepisy przywołanego wyżej Rozporządzenia wskazują, że weryfikacja złożonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego odbywa się przez systemy udostępniane przez dostawców kwalifikowanych usług zaufania, czyli podmioty udostępniające usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wpisane do Narodowego Centrum Certyfikacji. Aktualna lista dostawców kwalifikowanych usług zaufania jest publikowana na stronie internetowej www.nccert.pl. Od dostawców tych usług można również kupić urządzenia do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Natomiast gdy oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę zostanie złożone w formie elektronicznej, to wymóg pisemności zostanie zrealizowany, o ile rozwiązanie zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Należy wskazać, że zgodnie z przepisem przejściowym Ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu Ustawy o podpisie elektronicznym jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu Ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. W sytuacji rozwiązania umowy o pracę w formie elektronicznej istotna jest jeszcze jedna kwestia – zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie tylko pozwala dochować wymogu pisemności, ale w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości pozwala stwierdzić, czy osoba, która złożyła ów podpis, jest uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy. Brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego a rozwiązanie umowy o pracę drogą elektroniczną Należałoby się zastanowić, jak ocenić sytuację, w której oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę wysłane było drogą elektroniczną, np. SMS-em, e-mailem bądź jako załącznik do takiej wiadomości, a nie zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W obecnym stanie prawnym wymogu pisemności nie spełnia wysłanie oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy SMS-em czy faksem. Podobnie należy ocenić wysłanie oświadczenia bezpośrednio w treści e-maila, bez opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wymogu formy pisemnej nie realizuje także sporządzenie pisemnego oświadczenia o rozwiązaniu umowy, tj. opatrzonego własnoręcznym podpisem osoby składającej to oświadczenie, a następnie wysłanie go do pracownika w formie skanu, jako załącznik do wiadomości e-mail. Nie mamy bowiem w tym przypadku do czynienia z własnoręcznym podpisem w rozumieniu art. 78 § 1 k.c., lecz z jego elektronicznym odwzorowaniem (kopią). Zatem złożenie podpisu drogą elektroniczną przy wykorzystaniu poczty elektronicznej nie wywołuje skutków prawnych, równoznacznych z podpisem własnoręcznym czy też kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wymogu złożenia oświadczenia w formie pisemnej nie narusza sytuacja, w której identycznej treści oświadczenie zostaje przesłane e-mailem i tradycyjną pocztą. Wynika to z faktu, że w takim przypadku mamy do czynienia z podwójnym doręczeniem oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę o tej samej treści, przy czym tylko to wysłane tradycyjną pocztą spełnia wymóg pisemności. Konsekwencje złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę drogą elektroniczną Złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w formie elektronicznej (bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego) nie czyni go z gruntu nieważnym, ponieważ stosownie do art. 73 § 1 k.c. jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności ad solemnitatem (bezwzględna nieważność). Przewidziany w Kodeksie pracy wymóg sporządzenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w formie pisemnej nie został opatrzony rygorem nieważności. Oznacza to, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę wysłane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej jest ważne i z chwilą jego złożenia wywołuje skutki prawne, w tym rozpoczyna bieg okresu wypowiedzenia (w przypadku rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia) bądź rozwiązuje umowę (w przypadku rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia). W omawianym kontekście istotne jest również ustalenie momentu złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w formie elektronicznej. Według art. 61 k.c. oświadczenie woli skierowane do drugiej osoby uważa się za złożone z chwilą, gdy dotarło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Z kolei zgodnie z art. 61 § 2 k.c. oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Nie chodzi tutaj o faktyczne zapoznanie się przez adresata (pracownika) ze skierowanym do niego oświadczeniem, lecz o to, czy mógł to zrobić. Jest to szczególnie ważne w przypadku oświadczeń woli składanych drogą elektroniczną, kiedy trudno jest zazwyczaj zweryfikować i udowodnić, że druga strona rzeczywiście zapoznała się (tj. przeczytała) z treścią naszego oświadczenia. Przykład Pracodawca 30 maja wysłał do pracownika e-mail, w którego treści poinformował go o wypowiedzeniu umowy o pracę z powodu nienależytego wykonywania przez pracownika obowiązków pracowniczych. Pracownik usunął otrzymany od pracodawcy e-mail, nie zapoznając się z jego treścią. Nie wpływa to jednak na skuteczność złożonego wypowiedzenia – z momentem wysłania e-maila okres wypowiedzenia rozpoczął swój bieg. W konsekwencji, w przypadku wysłania oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę SMS-em czy e-mailem, oświadczenie uważa się za złożone z momentem wysłania wiadomości na adres poczty elektronicznej pracownika (dla celów dowodowych pracodawca, wysyłając wiadomość, może skorzystać z opcji potwierdzenia otrzymania wiadomości, która jest dostępna w większości programów do obsługi poczty elektronicznej). W przypadku wysłania wypowiedzenia faksem okres wypowiedzenia rozpoczyna swój bieg w dniu wysłania przez pracodawcę faksu (warto, by w tym przypadku pracodawca, w celach dowodowych, zachował potwierdzenie nadania faksu). Takie stanowisko potwierdzają wyroki sądów, m.in. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 kwietnia 1995 r. (I PRN 2/95) czy Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 stycznia 2007 r. (II PK 158/2006). Co więcej, Sąd Najwyższy wskazał, że „(…) oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości. Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa” (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 maja 2016 r., II UK 280/15). Należy jednak podkreślić, że złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę drogą elektroniczną (zarówno z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jak i z jego pominięciem) nie zwalnia pracodawcy z obowiązku dochowania pozostałych wymogów formalnych w tym zakresie. Dotyczy to w szczególności obowiązku wskazania przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania (w przypadku umów o pracę na czas nieokreślony) czy poinformowania pracownika o prawie odwołania się od decyzji pracodawcy do sądu pracy. Rozwiązanie skuteczne, choć niepozbawione wad Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę złożone drogą elektroniczną jest skuteczne. Nie zmienia to jednak faktu, że jako złożone bez zachowania wymaganej przepisami formy pisemnej, oświadczenie to jest wadliwe i stanowi naruszenie prawa, a w przypadku niezgodnego z prawem wypowiedzenia bądź rozwiązania umowy o pracę pracownik ma prawo odwołania się do sądu pracy z odpowiednim żądaniem (w szczególności orzeczenia o bezskuteczności wypowiedzenia, o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu). W sytuacji, gdy pracownik nie podważy zgodności z prawem przedłożonego mu rozwiązania umowy o pracę na drodze postępowania sądowego w ściśle określonym terminie (art. 264 § 1 i 2 k.p.), będzie ono skuteczne i doprowadzi do rozwiązania umowy o pracę odpowiednio z upływem okresu wypowiedzenia bądź momentem dotarcia oświadczenia do pracownika. Potwierdzają to wyroki sądów, np. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 października 2008 r. (II PK 56/08). Należy też zasygnalizować, że niedochowanie przez pracodawcę pozostałych wymogów formalnych związanych z rozwiązaniem umowy o pracę również nie wpływa na skuteczność złożonego wypowiedzenia. Podobnie jak w przypadku niedochowania formy pisemnej, naruszenia popełnione przez pracodawcę w tym zakresie mogą stanowić podstawę roszczeń pracownika w sądzie. Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika w formie elektronicznej i forma wypowiedzenia stosunku pracy nauczycielom Wymóg zachowania formy pisemnej odnosi się także do sytuacji, w której to pracownik składa pracodawcy oświadczenie o rozwiązaniu umowy. Przepisy nie przewidują jednak żadnej sankcji w przypadku niedochowania przez pracownika tego wymogu. Oznacza to, że złożone przez niego oświadczenie jest w pełni skuteczne, a pracodawca nie ma możliwości jego zakwestionowania na drodze sądowej z uwagi na brak formy pisemnej. Dotychczas przedstawione uwagi dotyczące rozwiązywania umów o pracę w formie elektronicznej znajdują pełne zastosowanie również w przypadku nauczycieli. Potwierdza to orzecznictwo sądowe, w którym wskazano, że „(…) żaden przepis Ustawy z 1982 r. Karta nauczyciela (w szczególności jej art. 20) nie określa wymagań formalnych (formy, sposobu), jakim powinno odpowiadać oświadczenie pracodawcy wyrażające wolę rozwiązania stosunku pracy z nauczycielem. Wśród regulacji zawartych w Karcie nauczyciela nie ma przepisu, który stanowiłby odpowiednik art. 30 § 3, 4 i 5 k.p. Dlatego należy przyjąć, że określenie formy (sposobu) złożenia oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy z nauczycielem w trybie art. 20 ust. 1 pkt 2 Karty nauczyciela oraz treści tej czynności prawnej jest «sprawą wynikającą ze stosunku pracy, nieuregulowaną przepisami Karty nauczyciela» w rozumieniu art. 91c ust. 1 tej Ustawy. Oznacza to, że w tym przedmiocie mają zastosowanie art. 30 § 3 k.p. oraz art. 30 § 4 i 5 k.p. co do elementów składowych pisma dyrektora szkoły o wypowiedzeniu stosunku pracy. W konsekwencji, oświadczenie o wypowiedzeniu nauczycielskiego stosunku pracy, podyktowane okolicznościami wskazanymi w art. 20 ust. 1 Karty nauczyciela, powinno zostać sporządzone w formie pisemnej, a pismo rozwiązujące stosunek pracy musi określać przyczynę wypowiedzenia oraz zawierać pouczenie o przysługującym nauczycielowi prawie odwołania do sądu pracy” (por. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 marca 2016 r., III PK 80/15). Powyższe oznacza, że niezachowanie formy pisemnej lub elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przy wypowiadaniu umów o pracę nauczycielom będzie rodziło takie same skutki prawne, jak niezachowanie ww. formy czynności prawnej wobec pozostałych pracowników, do których stosuje się przepisy Kodeksu pracy. Forma wypowiadania umów o pracę w czasie trwania epidemii COVID-19 Obecnie, w związku z ogłoszonym stanem epidemii, wielu pracowników, w tym nauczycieli i pracowników niepedagogicznych, pracuje zdalnie. Jak zatem skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę pracownikom pracującym zdalnie oraz pracownikom, których stosunek pracy zostanie rozwiązany w świetle przepisów wydanych w związku ze zwalczaniem epidemii? Odpowiadając na to pytanie, należy wskazać, że przepisy szczególne wprowadzone na czas epidemii nie przewidują żadnych nowych norm prawnych odnoszących się do formy wypowiadania stosunku pracy. Zatem w czasie stanu epidemii w odniesieniu do wszystkich pracowników, również w odniesieniu do pracownika pracującego zdalnie, obowiązują zasady wypowiadania stosunku pracy (także te dotyczące formy tego wypowiedzenia) określone w przepisach Kodeksu pracy. Oznacza to, że wszystkie powyższe uwagi są też aktualne w odniesieniu do pracowników pracujących zdalnie oraz do wypowiadania stosunków pracy na podstawie przepisów Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Wypowiedzenie stosunku pracy w związku ze skutkami epidemii COVID-19 powinno mieć więc formę pisemną albo formę elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym.