STAN PRAWNY NA 19 WRZEŚNIA 2022 Język obcy w dokumentacji kadrowej Opracował: Marcin Wika; zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 672) • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510), • Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. 2022 r. poz. 690 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. o dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Kwestie prowadzenia dokumentacji kadrowej określają przepisy Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, natomiast aktami prawnymi, które wskażą język jej prowadzenia są: Ustawa o języku polskim oraz, w mniejszym stopniu, Kodeks pracy. Kwestie prowadzenia dokumentacji kadrowej określają przepisy Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia MRPiS o dokumentacji pracowniczej. Stosownie do art. 94 ust. 9a k.p. pracodawca jest zobowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Podstawowymi aktami prawnymi, które określą język prowadzenia dokumentacji kadrowej, są: Ustawa o języku polskim oraz , w mniejszym stopniu, Kodeks pracy. Jak wynika z treści art. 7 ust. 1 Ustawy o języku polskim, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli: • osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz • umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ponadto, zgodnie z art. 7 ust. 3 Ustawy o języku polskim, przepisy tej Ustawy stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów. Dodatkowo art. 7b ww. Ustawy stanowi, że kontrolę używania języka polskiego w zakresie, który został opisany wyżej, sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy. Zatem art. 7 ww. Ustawy ustanawia ogólną regułę mówiącą, że dokumentacja pracownicza prowadzona jest w języku polskim. Przewiduje on, że na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka urzędowego, jeżeli osoba świadcząca pracę mieszka w Polsce w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana na jej terenie. Dotyczy to zatem pracodawców polskiego i zagranicznego. Pracodawca nie zwolni się więc z obowiązku stosowania języka polskiego, sporządzając wyłącznie umowę o pracę w języku polskim. Także wszystkie pozostałe czynności z zakresu prawa pracy wykonywane powinny być w języku polskim. W pierwszej kolejności dotyczy to obowiązków informacyjnych przewidzianych w szczególności w art. 29 § 3 k.p. Także wtedy, gdy w trakcie realizacji umowy o pracę pracodawca będzie chciał zmienić warunki pracy, ich wypowiedzenie powinien złożyć podwładnemu w języku polskim. Języka polskiego powinno się też używać, stosując sankcje porządkowe wobec pracownika. Jest tak niezależnie od tego, jaki język jest na co dzień używany w kontaktach roboczych w zakładzie pracy. Powyższy obowiązek dotyczy również prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej. Wypowiedzenie umowy lub oświadczenie o rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia też powinny być sporządzone w języku polskim. Wypowiedzenie w języku obcym uznać można za skuteczne, ale naruszenie przepisów prawa pracy daje pracownikowi prawo do żądania odszkodowania lub przywrócenia do pracy. Jak wynika z treści art. 8 ust. 1a Ustawy o języku polskim, dokumenty w zakresie, o którym mowa w art. 7 ww. Ustawy, mogą być jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej. Natomiast zgodnie z art. 8 ust. 1b ww. Ustawy umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim. Jeżeli zatem odniesiemy ten obowiązek do sytuacji na rynku pracy pracowników pochodzących z Ukrainy, to okazuje się, że z uwagi na fakt, iż nie są oni obywatelami Rzeczypospolitej powoduje, że to wersja w języku ukraińskim może być podstawą wykładni zasad stosunku pracy łączącego pracownika z pracodawcą. Ważne! Dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone jednocześnie w formie obcojęzycznej, gdy spełnione będą cztery warunki: sporządzenie dokumentu następuje na wniosek osoby świadczącej pracę; osoba włada tym językiem, w którym ma być sporządzony dokument; osoba ta nie jest obywatelem polskim oraz osoba została uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim. W 2009 r. weszła w życie jedna z istotnych nowelizacji Ustawy o języku polskim. Uregulowała ona język prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Przed nowelizacją, bez względu na narodowość pracownika, cała dokumentacja kadrowa, w tym m.in. umowa o pracę, była sporządzona w języku polskim, jeżeli pracownik miał miejsce zamieszkania w Polsce w dniu zawarcia umowy, a ponadto umowa musiała być wykonywana w Polsce. Zatem w stanie prawnym sprzed nowelizacji cudzoziemiec, który mieszkał na stałe w Polsce i na terenie Polski pracował, ale nie posługiwał się językiem polskim, musiał mieć umowę o pracę napisaną w języku polskim. Nowelizacja wprowadziła zasadę, że co prawda dokumenty kadrowe dalej będą sporządzane w języku polskim, jednak w przypadku pracownika będącego cudzoziemcem dokumentacja kadrowa takiego pracownika może być prowadzona w języku obcym. Aby tak się stało, w pierwszej kolejności pracodawca powinien poinformować takiego pracownika o prawie do sporządzenia dokumentu kadrowego w języku polskim, a następnie na żądanie pracownika-obcokrajowca sporządzić dany dokument w języku obcym (art. 8 ust. 1b ww. Ustawy). Dodatkowo nowelizacja uregulowała kwestię sporządzania umów w dwóch wersjach językowych. Jeżeli stroną takiej umowy jest obywatel polski, wersją wiążącą i podstawą wykładni takiej umowy będzie polska wersja językowa (art. 8 ust. 1a ww. Ustawy). W związku z obowiązkiem sporządzania umów o pracę przede wszystkim w języku polskim, w praktyce często pojawia się wątpliwość, czy w umowie o pracę sporządzonej w języku polskim nazwa stanowiska może być sformułowana w obcym języku. W przypadku nazw stanowisk należy stosować język polski. Użycie terminów obcojęzycznych powinno być wyjątkiem i mieć swoje uzasadnienie. Sytuacją, która uzasadnia stosowanie nazwy obcej, jest fakt, że dane stanowisko nie posiada właściwego polskiego odpowiednika. Jeżeli obcojęzyczna nazwa stanowiska posiada swój odpowiednik, to powinna zostać użyta polska nazwa stanowiska. Podobne stanowisko zostało wyrażone przez Radę Języka Polskiego opublikowane w Komunikacie RJP nr 2 (15) z 2004 r. Przykłady zastosowania przepisów Przykład 1 Pracodawca zdecydował o dalszym zatrudnieniu jednego z pracowników – obywatela Polski. Postanowił zawrzeć z nim umowę o pracę na czas nieokreślony wyłącznie w języku niemieckim. Pracownik biegle posługuje się tym językiem, a poza tym język ten jest podstawowym językiem komunikacji w zakładzie pracy. Czy takie działanie pracodawcy jest zgodne z prawem? Nie. Pracodawca, który chce zawrzeć umowę o pracę wyłącznie w języku niemieckim, postępuje niezgodnie z przepisami Ustawy o języku polskim. Powinien w szczególności sporządzić ją w języku polskim, nawet jeżeli pracownik w sposób biegły posługuje się językiem niemieckim. Pracodawca może co najwyżej sporządzić umowę o pracę w dwóch wersjach językowych, tj. polskiej i niemieckiej, jednak wersją wiążącą obie strony umowy w razie ewentualnych nieporozumień będzie polska wersja językowa. Ważne! Powyższe zasady, w tym obowiązek stosowania języka polskiego, nie dotyczą wszystkich pisemnych form komunikacji z pracownikiem i dokumentów, jakie mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika czy w dokumentacji pracowniczej (z zastrzeżeniem obowiązku stosowania języka polskiego także w dokumentacji podatkowej i z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych), a jedynie tych dokumentów, które są wskazane w przepisach prawa pracy (przede wszystkim umów o pracę i związanych ze stosunkiem pracy umów z pracownikiem, regulaminów i regulacji wewnętrznych, świadectw pracy, wypowiedzeń i porozumień, decyzji o nałożeniu kary porządkowej itp.). Nie ma zatem przeszkód, aby np. pisemne polecenie czy formularz oceny pracownika sporządzone były wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem, że pracownik włada językiem obcym w stopniu wystarczającym dla zrozumienia jego treści. Jeżeli więc pracownik posiada świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający okres zatrudnienia za granicą, wydany zgodnie z przepisami obowiązującymi w państwie, w którym świadczył pracę, to pracodawca zobowiązany jest uwzględnić ten okres przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Przykład 2 Czy świadectwa pracy z pobytu za granicą, sporządzone w obcym języku, powinny być przetłumaczone przez pracownika na język polski, zanim trafią do dokumentacji kadrowej? Tak. W przypadku, gdy obywatel Polski przedstawił obcojęzyczny dokument potwierdzający swój staż pracy, to chociaż nie wynika to wprost z przepisów, należy uznać, że pracodawca ma prawo zażądać dołączenia tłumaczenia takiego dokumentu przy składaniu go do akt osobowych. Tłumaczenia może dokonać sam pracownik, ponieważ nie ma regulacji, które wymagałyby w takim przypadku tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Przykład 3 Czy świadectwo pracy w wersji obcojęzycznej powinno być wzięte pod uwagę do uprawnień pracowniczych? Tak. Udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych. Wynika tak z treści art. 86 ust. 1 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Dotyczy to każdego pracownika, który wykonywał pracę poza granicami RP, zarówno u pracodawcy mającego siedzibę w kraju Unii Europejskiej, jak i u pracodawców mających siedziby poza nią. Odpowiedzialność Zgodnie z treścią art. 15 ust. 2 Ustawy o języku polskim kto na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wbrew przepisom art. 7 i art. 8 ww. Ustawy, przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy sporządza umowę lub inny dokument wyłącznie w języku obcym, podlega karze grzywny. Sprawcą wykroczenia opisanego w ww. przepisie może być tylko osoba biorąca udział w wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy i upoważniona do sporządzania umowy lub innego dokumentu (wykroczenie indywidualne) na terytorium Polski. Wykroczenie to można popełnić umyślnie lub nieumyślnie, a ponieważ do jego zaistnienia nie jest wymagane nastąpienie jakiegokolwiek skutku, mamy do czynienia z wykroczeniem formalnym. Wykroczenie formalne to takie, które dla swojego zaistnienia nie wymaga skutku, nie następuje zmiana w świecie zewnętrznym (np. kąpiel w miejscu zabronionym). Przeciwieństwem wykroczeń formalnych są wykroczenia materialne, które wymagają wystąpienia pewnego skutku do jego popełnienia (np. zaprószenie ognia w lesie, którego skutkiem jest pożar). Trzy najważniejsze zasady 1. Nie tylko umowa o pracę, ale także inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy powinny być sporządzone w polskiej wersji językowej. 2. Za dopuszczalne uznano opracowanie, oprócz wariantu podstawowego, również obcojęzycznej umowy lub innych dokumentów. 3. Wyjątek od konieczności sporządzania umowy w języku polskim uczyniono dla obcokrajowców, którzy zatrudniani są tak przez polskich, jak i zagranicznych pracodawców. Istnieje możliwość zawarcia umowy o pracę oraz sporządzenia innych dokumentów z zakresu prawa pracy w języku obcym pod dwoma warunkami: • pracownik, który włada danym językiem, złożył wniosek o sporządzenie dokumentów w języku obcym (powinien być on przygotowany w polskiej wersji językowej, a dodatkowo może być przetłumaczony na język obcy, którym włada pracownik) oraz • pracownik nie może być obywatelem polskim i musi zostać pouczony o prawie do sporządzenia umowy o pracę i innych dokumentów dotyczących stosunku pracy w języku polskim.