STAN PRAWNY NA 17 LIPCA 2020 Odpowiedzialność szkolnej sekretarki Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1282), • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 164), • Rozporządzenie RM z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 936 ze zm.), • Rozporządzenie PRM z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67). Sekretarka zatrudniona w szkole, przedszkolu lub placówce prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego jest pracownikiem administracji i obsługi szkoły, a więc podlegającym regulacjom Ustawy o pracownikach samorządowych oraz Rozporządzeniu w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Co istotne, Rozporządzenie to zawiera wykaz stanowisk pracy dla jednostek działających w zakresie oświaty. Nie uwzględniono w nim stanowiska sekretarki, lecz sekretarza szkoły. To pierwsze zostało natomiast wymienione jako tworzone w urzędach i zaliczone do stanowisk pomocniczych i obsługi. Stanowisko sekretarza szkoły również zalicza się do stanowisk pomocniczych i obsługi. W obydwu przypadkach minimalne wykształcenie niezbędne do zajmowania stanowiska zostało ustalone na średnie. W efekcie można uznać, że pomimo różnego nazewnictwa stanowiska te są tożsame. Nie ma wątpliwości, że spośród pracowników administracji i obsługi to sekretarz jest osobą najściślej współpracującą z dyrektorem przedszkola, szkoły czy placówki. To dyrektor ustala zatem zakres czynności sekretarza, wskazując w ten sposób, za co ten jest odpowiedzialny. Oczywiście obowiązki te wprost wynikają z funkcji, jaką ma spełniać sekretariat w organizacji szkoły, przy czym to, jak jest on zorganizowany, w dużym stopniu zależy od dyrektora. Sekretarz przykładowo: • Prowadzi sprawy kadrowe szkoły w formie papierowej, elektronicznej, w tym odpowiada za przygotowanie umów o pracę oraz innych druków i aktów kadrowych oraz przygotowuje dokumenty niezbędne do naliczania wynagrodzenia pracowników szkoły zgodnie z obowiązującymi przepisami. • Prowadzi akta osobowe wszystkich pracowników szkoły i odpowiada za ich zabezpieczenie zgodnie z przepisami oraz dokumentację związaną z awansem zawodowym nauczycieli. • Chroni dane osobowe pracowników i uczniów zgodnie z odrębnymi przepisami. • Kontroluje terminowość wykonania badań okresowych przez nauczycieli i wszystkich pracowników szkoły, przygotowuje skierowania na badania dla poszczególnych pracowników pedagogicznych oraz administracji i obsługi szkoły, przedszkola czy placówki. • Prowadzi ewidencję urlopów. • Prowadzi rejestr upoważnień i pełnomocnictw. • Sporządza inwentaryzację majątku na polecenie dyrektora. • Prowadzi dokumentację zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA). • Rejestruje dokumentację przychodzącą i wychodzącą. • Zapewnia zamówienie druków i materiałów kancelaryjnych oraz środków niezbędnych do prowadzenia jednostki. • Przygotowuje projekt planu urlopów. • Dokonuje zakupów niezbędnych w szkole materiałów. • Prowadzi gospodarkę magazynową. • Prowadzi ewidencję delegacji. • Obsługuje pocztę elektroniczną szkoły. • Sporządza i wydaje legitymacje szkolne uczniom. Oczywiście taki zakres obowiązków nie wyczerpuje katalogu spraw, które mogą zostać powierzone sekretarzowi szkoły do wykonania. Częstym rozwiązaniem jest powierzenie sekretarzowi prowadzenia spraw związanych z SIO czy też upoważnienie do przygotowania wstępnego projektu arkusza organizacji jednostki oświatowej. Najważniejszymi dokumentami regulującymi zasady działania sekretariatu szkoły są instrukcja kancelaryjna i JRWA, określające, jak postępować z dokumentacją powstającą w szkole, jak i taką, która do szkoły wpływa, jakie są zasady jej archiwizacji oraz ile wynoszą okresy przechowywania dokumentów. Podmiotem uprawnionym do nadania szkole zarówno instrukcji kancelaryjnej, jak i jednolitego rzeczowego wykazu akt jest natomiast dyrektor szkoły. Zgodnie z art. 6 ust. 1 Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji. Samorządową jednostką organizacyjną w rozumieniu tej regulacji jest również samorządowa szkoła, co oznacza, że do jej dyrektora należy zapewnienie odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony dokumentacji powstającej w szkole. Sposób wykonywania tego zadania określa ust. 2 przywołanej regulacji, zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych, a zatem również dyrektorzy szkół, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają: • instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych; • sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w szkole grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację oraz ustala dla niej kwalifikację archiwalną; JRWA stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji; • instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt. Instrukcja kancelaryjna oraz JRWA obowiązujące w danej szkole tworzone są zatem przez jej dyrektora. Może on przyjąć autonomiczne rozwiązania w tym zakresie lub też wzorować się na rozwiązaniach przyjętych w Rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Odpowiedzialność materialna Jak każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy pracę, tak i sekretarz/sekretarka podlega odpowiedzialności materialnej. Kodeks pracy przewiduje dwa rodzaje odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy: • odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone pracodawcy; • odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi. Szkodę pracodawcy można wyrządzić zarówno umyślnie, jak i nieumyślnie, a w zależności od tego, czy sekretarz miał zamiar szkodę wyrządzić i zamiar ten zrealizował, czy też nie chciał szkody pracodawcy, zasady odpowiedzialności będą różne. W przypadku szkody wyrządzonej z winy nieumyślnej zastosowanie ma art. 119 k.p., stosownie do którego odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Wysokość odszkodowania zostaje zatem wyraźnie ograniczona i jakkolwiek nadal bardzo dotkliwe dla pracownika, jest ono możliwe do wypłacenia. Inaczej jednak sytuacja wygląda, gdy pracownik wyrządza szkodę z winy umyślnej, a więc mając zamiar jej popełnienia. W takim wypadku zastosowanie ma art. 122 k.p., zgodnie z którym, jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. W tym zatem wypadku nie ma znaczenia wysokość zarobków sekretarza, bowiem niezależnie od niej będzie odpowiadał za wyrządzoną szkodę w całości. Co podlega odpowiedzialności? Odpowiedzi na to pytanie udziela art. 114 k.p., zgodnie z którym pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną. Przedmiotem odpowiedzialności jest zatem niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków służbowych przez sekretarza szkoły. Co jednak istotne, zgodnie z art. 116 k.p. to pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Na czym może polegać taka szkoda? Oczywiście różne mogą być okoliczności narażenia pracodawcy na stratę, ale przykładowo gdyby sekretarz spóźnił się z zamówieniem druków ścisłego zarachowania i aby wykonać obowiązki ustawowe, pracodawca byłby zmuszony kupić takie druki szybciej, po znacznie zawyżonej cenie, to różnica w cenie jest już szkodą po stronie pracodawcy, za którą może odpowiadać pracownik, jeżeli dokonywanie takich zakupów należy do jego obowiązków. Innym przykładem może być nieumyślne lub umyślne uszkodzenie mienia szkoły, w szczególności sprzętów użytkowanych w sekretariacie, np. kserokopiarki. Pracownik ponosi wówczas koszty naprawy urządzenia. Odpowiedzialność za mienie Zasady tej z kolei odpowiedzialności regulowane są przez art. 124 i nast. k.p. Zgodnie z § 1 tej regulacji pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Z reguły odpowiedzialność za kasę szkolną ponosi księgowy, lecz jeżeli sekretarz dokonuje zakupów materiałów biurowych, płaci rachunki lub z innych powodów otrzymuje gotówkę do wyliczenia, to za powierzone mu w ten sposób pieniądze odpowiada. W razie ich utraty będzie zatem obowiązany do zwrotu utraconej kwoty w pełnej wysokości. Zgodnie z § 3 tej regulacji od odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Zwrócić tu natomiast należy uwagę na treść Wyroku SN z 15 października 1985 r. (IV PR 221/85), w którym sąd ten orzekł, że pracownik, któremu powierzono mienie w sposób prawidłowy, ponosi odpowiedzialność materialną na podstawie art. 124 k.p., choćby nawet nie podpisał deklaracji o jej przyjęciu. Zdaniem sądu obowiązek zwrotu albo wyliczenia się z mienia powstaje po stronie pracownika – zgodnie z art. 124 k.p. – po faktycznym i prawidłowym powierzaniu mu mienia, tj. powierzeniu w takich warunkach, które zapewniają pracownikowi – przy dołożeniu przez niego należytej staranności – możliwość sprawowania nad nim dozoru. Jest to jedyny warunek, od którego została uzależniona odpowiedzialność materialna pracownika na podstawie art. 124 k.p.