STAN PRAWNY NA 19 CZERWCA 2020 Zasady korzystania z komputera służbowego Opracowała: Joanna Swadźba, prawnik, kierownik działu nadzoru w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r. Nr 148 poz. 973). Jednym z narzędzi pracy sekretarek jest komputer lub laptop. W praktyce jednak pracownicy nie zawsze korzystają ze służbowego komputera, internetu i poczty elektronicznej wyłącznie w celach związanych z pracą. Zdarza się, że oprócz wykonywania zadań służbowych korzystają z komputera do wysyłania prywatnej korespondencji, przeglądania stron internetowych niezwiązanych z pracą, robienia zakupów przez internet, przeglądania stron z wiadomościami czy też korzystają z serwisów społecznościowych, pobierają lub udostępniają dane. Takie zachowania mogą mieć niekorzystny wpływ na właściwe realizowanie obowiązków pracowniczych, świadczą o nieefektywnym wykorzystywaniu czasu pracy, a także wprowadzają realne zagrożenie dla infrastruktury informatycznej placówki (np. z uwagi na wirusy czy programy szpiegujące). Nie ulega wątpliwości, że pracownicy powinni znać zasady korzystania ze sprzętu służbowego, a rolą pracodawcy jest zapoznanie ich z tymi zasadami. Czy i jakie uprawnienia ma pracodawca, aby kontrolować pracowników korzystających ze służbowych komputerów i skutecznie chronić bezpieczeństwo systemów elektronicznych? Warto poznać najważniejsze regulacje prawne i orzecznictwo sądowe w tym zakresie. Regulacje prawne dotyczące korzystania z komputera służbowego Należy zaznaczyć, że nie wszystkie kwestie związane z monitorowaniem użytkowania komputera służbowego zostały uregulowane w przepisach powszechnie obowiązujących. Niektóre zasady dotyczące korzystania z tego sprzętu może określić sam pracodawca, co nie oznacza, że ma pełną dowolność w stanowieniu regulacji wewnętrznych z tym związanych. Zasady korzystania z komputera służbowego regulują przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. To Rozporządzenie określa wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe oraz wymagania dotyczące organizacji pracy na tych stanowiskach. Z jego treści wynikają przede wszystkim obowiązki dla pracodawcy związane z BHP. Na ich podstawie pracodawca jest zobowiązany do dokonania oceny warunków pracy przy monitorach ekranowych, do poinformowania pracowników o wszystkich aspektach ochrony zdrowia na takich stanowiskach pracy oraz przeszkolenia pracowników w zakresie BHP. Monitorowanie pracy Natomiast z przepisów Kodeksu pracy wynika prawna możliwość kontrolowania pracownika. Artykuł 22 k.p. nakłada na pracownika obowiązek wykonywania pracy określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy. Ponadto pracodawca ma prawną możliwość monitorowania komputerów służbowych, w tym poczty elektronicznej pracownika. Przepis art. 223 k.p. stanowi, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Monitoring ten nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Monitorowanie pracy pracowników wykorzystujących służbowe komputery stanowi ingerencję w ich prawo do prywatności, dlatego też dokonując kontroli korzystania przez pracownika z komputera służbowego należy uwzględnić potrzebę poszanowania dóbr osobistych pracownika, w tym prawa do prywatności. W zakresie dotyczącym ochrony dóbr osobistych pracownika istotne znaczenie ma przepis art. 111 k.p., zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Wyjaśnić należy, że nie ma też zamkniętego katalogu dóbr osobistych pracownika. Jedynie przykładowo art. 23 Kodeksu cywilnego wymienia takie dobra jak wolność, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji. Dobra osobiste człowieka pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Pracodawca ma obowiązek zapewnić monitorowanym pracownikom ochronę ich dóbr osobistych, m.in. w ten sposób, że pracodawca powinien szanować tajemnicę korespondencji. Zasady objęcia monitoringiem komputera służbowego Z analizy treści przepisów Kodeksu pracy wynika, że ustawodawca przyjął następujące zasady dotyczące zakresu dopuszczalnego monitoringu pracownika: • zasadę niezbędności, • zasadę ochrony godności i dóbr osobistych pracownika. Oznacza to, że monitorowanie komputera służbowego pracownika jest dopuszczalne prawnie, gdy jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, przy czym oba te warunki muszą zostać spełnione łącznie. Monitorowanie komputerów służbowych pracowników jest niezbędne, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, gdy tylko w ten sposób można realnie kontrolować wykorzystywanie czasu pracy i właściwe użytkowanie komputera służbowego. Natomiast okoliczności istotne z punktu widzenia oceny, czy monitoring jest niezbędny, to rodzaj pracy, stanowisko i charakter wykonywanej pracy. Z kolei respektowanie przez pracodawcę zasady ochrony godności i dóbr osobistych pracownika wyraża się m.in. w zakazie naruszania tajemnicy prywatnej korespondencji. Należy podkreślić, że każda forma monitoringu pracownika jest zgodna z prawem, jeśli zostanie wprowadzona zgodnie z zachowaniem przyjętej procedury. Elementami tej procedury są łącznie następujące wymagania: • cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, • pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem, • pracodawca przed dopuszczeniem go do pracy przekazuje mu na piśmie informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Z tego względu, że komputery służbowe najczęściej mają stały dostęp do sieci internetowej, to w zasadzie prawie zawsze spełnione są ustawowe przesłanki warunkujące wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej i komputera służbowego. Uzasadnieniem do monitorowania komputera służbowego oraz kontrolowania aktywności pracownika w sieci są kwestie organizacyjne (tj. obowiązek wykorzystywania czasu pracy zgodnie z przeznaczeniem) oraz właściwe użytkowanie powierzonego komputera (obowiązek wykorzystywania powierzonych narzędzi pracy do celów związanych z pracą), a także zapewnienie bezpieczeństwa danych informatycznych oraz sprzętu przed złośliwym oprogramowaniem i wirusami. Informowanie pracownika Jeśli pracodawca chce wprowadzić monitoring świadczenia przez pracowników pracy przy użyciu komputerów służbowych ma obowiązek poinformowania ich o tym. Informacja powinna obejmować wskazanie planowanych sposobów kontroli. Niewątpliwie pracownicy powinni również zostać poinformowani, w jakim zakresie będą kontrolowani, czy na komputerze służbowym mogą przeglądać strony internetowe, czy też istnieją jakieś ograniczenia, czy mogą wysyłać prywatną korespondencję ze służbowej skrzynki e-mailowej, czy pracodawca monitoruje aktywność w sieci, oprogramowanie zainstalowane na komputerze, pocztę służbową, a jeśli tak – to w jakim zakresie. Ważne jest to, że pracodawca powinien poinformować o sposobach kontroli przed, a nie po jej wykonaniu. Bez wiedzy pracownika pracodawca nie może dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy (pkt 10 lit. e przywołanego wyżej Rozporządzenia). Pracodawca, wprowadzając kontrolę aktywności osób pracujących przy użyciu komputera, nie musi objąć monitoringiem wszystkich pracowników w jednakowym zakresie. Pracodawca powinien kierować się wyłącznie obiektywnymi okolicznościami, jeśli decyduje o objęciu monitoringiem jedynie wybranych pracowników lub grupy pracowników. Inne obszary kontroli Pracodawca może monitorować służbową pocztę elektroniczną, ruch sieciowy, oprogramowanie zainstalowane na służbowym sprzęcie komputerowym. Może również, mając na względzie zasady bezpieczeństwa systemów elektronicznych, całkowicie zakazać wykorzystywania komputera służbowego do celów prywatnych, zakazać ruchu sieciowego niezwiązanego z wykonywaniem zadań służbowych. Pracodawca może kontrolować, czy na sprzęcie powierzonym pracownikowi zainstalowane jest wyłącznie oprogramowanie legalne, zainstalowane przez pracodawcę, czy też pracownik zainstalował własne oprogramowanie, np. gry, odtwarzacze plików multimedialnych itp. Monitoring oprogramowania i sprzętu może dać pracodawcy wiedzę o tym, czy pracownicy produktywnie wykorzystują czas pracy i czy oprogramowanie instalowane na służbowym komputerze jest legalne. Ponadto pracodawca może kontrolować e-maile, aby wychwytywać przesyłanie danych służbowych na prywatne adresy e-mail. W praktyce pracodawca ma prawo kontrolować zarówno e-maile wychodzące, jak i przychodzące. Natomiast pracownicy powinni zostać szczegółowo poinformowani, czy monitoring poczty elektronicznej dotyczy wyłącznie poczty wychodzącej, czy poczty przychodzącej, czy też obu. Pracownicy powinni być również poinformowani, czy kontroli podlega także treść poczty elektronicznej. Zasadniczo pracownicy ze służbowej skrzynki pocztowej nie powinni korzystać w ogóle do celów prywatnych. Co więcej, pracodawca ma prawo zastrzec, że służbowa skrzynka pocztowa może być wykorzystywana wyłącznie do korespondencji służbowej. Kontrolę treści e-maili można przeprowadzić w szczególności wtedy, gdy pracodawca podejrzewa działanie na jego szkodę, naruszenie ochrony danych osobowych, działania mające negatywny wpływ na wizerunek placówki, popełnienie przestępstwa. Pracodawca ma również możliwość dostępu do korespondencji, nawet tej oznaczonej jako prywatna, jednakże z zastrzeżeniem, że powinien kierować się zasadą minimalizacji dostępu. Jeśli pracodawca poinformuje, że monitoringowi podlega cała poczta wychodząca i przychodząca, to jeśli zdarzy się, że pracodawca wejdzie w posiadanie prywatnych maili wysłanych ze służbowej skrzynki pocztowej, to pracownik nie ma podstaw do postawienia pracodawcy zarzutu naruszenia tajemnicy korespondencji czy prawa do prywatności. Pracodawcy mogą monitorować także ruch sieciowy, jaki wykonuje pracownik na służbowym komputerze, tj. z jakich aplikacji pracownik korzysta w czasie pracy, czy i z jakich korzysta serwisów (np. społecznościowych), czy i jakie strony internetowe przegląda, czy ściąga duże ilości danych. W tym zakresie dopuszczalne jest również monitorowanie historii aktywności pracownika w sieci, a także monitorowanie, czy kopiowane są pliki lub dane z komputera służbowego na urządzenia pamięci masowej. Obowiązki i prawa pracownika i pracodawcy Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest m.in. wykorzystywanie sprzętu powierzonego przez pracodawcę do celów służbowych. Oznacza to, że w czasie pracy pracownik nie powinien w ogóle korzystać z komputera służbowego do celów prywatnych. Jednakże w czasie przerwy wliczanej do czasu pracy, jeżeli pracodawca nie wprowadził ograniczeń w tym zakresie, pracownik może skorzystać z internetu w sposób niemający związku z wykonywaną pracą, np. może wykonać przelew bankowy. Pracodawca powinien ustalić zasady korzystania z komputera służbowego: w szczególności to, czy komputer służbowy i służbowa elektroniczna skrzynka pocztowa mogą być wykorzystywane do celów niezwiązanych z wykonywaną pracą. Zakres oraz sposób zastosowania monitoringu komputera służbowego pracodawca jest zobowiązany określić w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli takiego regulaminu nie jest zobowiązany ustalać. Pracodawca zobowiązany jest na dwa tygodnie przed wprowadzeniem takiego monitoringu poinformować o tym pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Natomiast w razie przyjęcia nowego pracownika do pracy przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca zobowiązany jest przekazać pracownikowi na piśmie informacje o celach, sposobie i zakresie zastosowania monitoringu. Obowiązek przekazania pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu pracodawca zobowiązany jest realizować jedynie w stosunku do pracowników, którzy mają być zatrudnieni na stanowiskach, gdzie dana forma monitoringu jest stosowana. Jeśli w toku kontroli komputera służbowego pracownika lub kontroli służbowej poczty elektronicznej pracodawca wejdzie w posiadanie prywatnej korespondencji pracownika, to nie może tych danych dalej rozpowszechniać ani ujawniać treści tych wiadomości prywatnych. Konsekwencje prawne naruszenia przepisów o dozwolonym monitoringu pracownika lub naruszenia procedur wprowadzania monitoringu określają przepisy dotyczące danych osobowych, przepisy Kodeksu cywilnego oraz przepisy Kodeksu pracy – np. pracownik może rozwiązać stosunek pracy w trybie art. 55 § 11 Kodeksu pracy z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika.