STAN PRAWNY NA 29 MAJA 2020 Inwentaryzacja – najczęściej popełniane błędy Opracowała: Małgorzata Celuch, wicedyrektorka w zespole szkół, nauczycielka matematyki Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342), • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1393 ze zm.). Inwentaryzacja to wszystkie czynności rachunkowe zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych oraz źródeł ich pochodzenia na ustalony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej za pomocą spisu. Głównym celem inwentaryzacji jest: • ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, • porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym, • ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych oraz ich wyjaśnienie, • rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie, • ocena przydatności składników majątkowych, • skorygowanie stanu ewidencyjnego. Inwentaryzacja jest zadaniem czasochłonnym i pracochłonnym, ale koniecznym i niezwykle ważnym. Należy dołożyć wszelkich starań, aby przebiegała zgodnie z prawem, sprawnie, a przede wszystkim bezbłędnie. Poniższa tabela zawiera błędy, które mogą wystąpić podczas dokonywania inwentaryzacji oraz możliwe konsekwencje wynikające z ich popełnienia. Lp. Błędy w fazie przygotowań do inwentaryzacji Możliwe skutki 1. Brak odpowiednio przeszkolonych osób do przeprowadzenia inwentaryzacji Niepełna wiedza na temat zasad przeprowadzania inwentaryzacji, niewystarczająca znajomość aktów prawnych regulujących te zasady przyczynia się do powstania wielu błędów i nieprawidłowości podczas przeprowadzania inwentaryzacji 2. Brak instrukcji inwentaryzacyjnej Niejasne i nieprecyzyjne wytyczne co do inwentaryzacji, utrudniają wyciąganie konsekwencji wobec osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości 3. Brak zarządzenia o przeprowadzeniu i terminach inwentaryzacji oraz jej harmonogramu Brak właściwego przepływu informacji dotyczącego inwentaryzacji może spowodować: • opóźnienie wykonania poszczególnych czynności i zadań, • trudności w wyznaczeniu osób do komisji inwentaryzacyjnych, • niedotrzymanie terminów, • niewykonanie poleceń, • brak jednolitości w czynnościach ewidencyjnych, • większe prawdopodobieństwo niedotrzymania terminu, • nieprzygotowanie pomieszczeń, materiałów oraz dokumentów, nakładanie się na siebie kilku czynności, • trudności w kontrolowaniu poszczególnych zadań. 4. Niepowołanie zespołów spisowych Brak możliwości dokonania spisu z natury 5. Nieprawidłowe przygotowanie rejonów spisowych oraz brak oznaczenia numerami inwentarzowymi inwentaryzowanych składników majątku Utrudnienia i opóźnienia w dokonywaniu inwentaryzacji zwiększają prawdopodobieństwo wystąpienia sporej liczby błędów 6. Wyznaczenie do zespołów spisowych osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane elementy oraz powołanie w skład komisji inwentaryzacyjnej głównego księgowego Brak obiektywizmu podczas dokonywania czynności inwentaryzacyjnych może prowadzić do nierzetelnego przeprowadzenia spisu 7. Powoływanie do prac inwentaryzacyjnych osób niekompetentnych Nieprawidłowe wykonanie czynności inwentaryzacyjnych 8. Wyznaczenie do zespołu spisowego jednej osoby 1. Brak możliwości kontroli czynności spisowych. 2. Możliwość sporządzenia nierzetelnego spisu. 3. Zbyt długi czas trwania spisu. 9. Niezebranie oświadczeń o wyprowadzeniu i uzgodnieniu ewidencji ilościowej Brak możliwości określenia zakresu odpowiedzialności przy wyjaśnianiu różnic inwentaryzacyjnych 10. Niewłaściwe przygotowanie, wydawanie i rozliczanie arkuszy spisów z natury Błędy w przeprowadzaniu i dokumentowaniu inwentaryzacji 11. Błędne, niezgodne z obowiązującymi zasadami wycenianie inwentaryzowanych składników oraz ujmowanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych Nierzetelność i brak skuteczności inwentaryzacji 12. Brak oceny przydatności spisywanego mienia podczas inwentaryzacji Zawyżanie wartości mienia w księgach w stosunku do realnej wartości 13. Nieocenianie podczas spisu z natury stanu technicznego mienia Brak możliwości rzetelnego rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane mienie 14. Nieujawnianie nadwyżek Inwentaryzacja stwarza nierzetelny obraz sytuacji majątkowej jednostki 15. Przepisywanie składników majątku z ewidencji na arkusze spisu z natury Rezultaty spisu są nieprzydatne i nie ma możliwości porównania ich z zapisami księgowymi 16. Brak oceny przydatności inwentaryzowanych aktywów rzeczowych Brak rzeczywistej oceny wartości posiadanego mienia 17. Ruch składników majątku podczas spisu z natury, np. pożyczanie sprzętów między polami spisowymi, ich fizyczne przenoszenie Takie działanie utrudnia dokonania spisów oraz może przyczyniać się do powstania błędów w spisach 18. Błędne kwalifikowanie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych 1. Błędne określenie wartości inwentaryzowanego mienia. 2. Brak możliwości realnego rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za mienie. 3. Wprowadzanie nierzetelnych wartości księgowych do sprawozdania finansowego. 4. Możliwość powstania roszczeń wobec pracodawcy. 19. Przekraczanie ustalonych terminów harmonogramu przeprowadzania inwentaryzacji Rozliczenie inwentaryzacji może nastąpić po dniu bilansowym oraz brak koordynacji realizowanych podczas inwentaryzacji czynności 20. Dokumentowanie inwentaryzacji niezgodnie z obowiązującymi zasadami np. stosowanie niewłaściwych wzorów druków Zaciemnienie efektów inwentaryzacji lub uniemożliwienie zastosowanie prawidłowych efektów inwentaryzacji oraz utrudnienie lub uniemożliwienie dokonania porównań ze stanem wcześniejszym. 21. Błędne lub nieskrupulatne wypełnianie arkuszy spisowych, np. w sposób nieczytelny Utrudnienie odczytania danych prowadzi do zmniejszenia efektywności inwentaryzacji lub ją uniemożliwia. 22. Dokonywanie poprawek na arkuszach spisowych w sposób nieczytelny, np. przy użyciu korektora, niewpisywanie daty poprawki, brak podpisu osoby jej dokonującej 1. Działanie niezgodne z prawem – z zasadami wypełniania dokumentacji księgowej. 2. Niespełnienie wymogów dowodu księgowego. 3. Brak podstaw do prowadzenia postępowań wyjaśniających. 23. Brak właściwego zakończenia arkuszy spisowych poprzez brak adnotacji „spis zakończono na pozycji ……”) lub brak „wyzetowania” wolnych pól w arkuszach spisowych Brak pełnego udokumentowania inwentaryzacji oraz zaistnienie możliwości dopisywania pozycji po przeprowadzonym spisie z natury 24. Wystawianie fikcyjnych dokumentów lub fałszowanie danych w arkuszach spisowych Cel takiego działania stanowi chęć ukrycia różnic inwentaryzacyjnych. Tym samym, uniemożliwia się poznanie faktycznych skutków inwentaryzacji 25. Brak wyrywkowej kontroli poprawności arkuszy spisowych Brak możliwości weryfikacji błędów popełnionych podczas spisu 26. Nierejestrowanie druków arkuszy spisowych jako druków ścisłego zarachowania Niemożność rzetelnego rozliczenia zespołów spisowych oraz brak nadzoru nad dokumentacją inwentaryzacyjną, co skutkuje utratą znaczenia dowodowego arkuszy spisowych. 27. Nieopracowanie sprawozdania końcowego przez zespoły spisowe lub komisję inwentaryzacyjną Niedoinformowanie dyrektora o wynikach inwentaryzacji 28. Nieujęcie stwierdzonych wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych 1. Nieosiągnięcie celu inwentaryzacji. 2. Wspomniany błąd stanowi podstawę do zastosowania kar dyscyplinarnych wobec członków komisji inwentaryzacyjnej. 3. Brak poprawnych zapisów w księgach rachunkowych stanowi również podstawę do wyciągnięcia konsekwencji wobec dyrektora jako osoby odpowiedzialnej za politykę rachunkową. 29. Brak właściwej kontroli przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji, nieprzeprowadzanie kontroli czynności nieprzeprowadzanie kontroli czynności inwentaryzacyjnych Niewystarczające kontrole lub ich brak powoduje wzrost ędów oraz powielanie nieprawidłowości oraz brak możliwości terminowej reakcji na stwierdzone nieprawidłowości, a także możliwość przekroczenia terminów ustalonych w harmonogramie 30. Zbyt łagodne traktowanie niczym nieusprawiedliwionych naruszeń prawa i mienia oraz fałszerstw i malwersacji Łagodne kary za nieodpowiedzialne zachowanie lub łamanien prawa podczas inwentaryzacji spowodują, że członkowie kolejnych komisji inwentaryzacyjnych nie będą mieli obaw przed powielaniem takich zachowań