OPUBLIKOWANO NA 17 LIPCA 2023 Aranżacja przestrzeni szkolnego sekretariatu Opracowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w starostwie powiatowym; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz wielu publikacji o tematyce oświatowej; wykładowca i szkoleniowiec z zakresu zagadnień dotyczących oświaty i administracji, posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły; członek Ostrołęckiego Towarzystwa Naukowego im. Adama Chętnika oraz Zarządu Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny w Ostrołęce Sekretariat najczęściej stanowi swoiste „serce” szkoły, przez cały dzień zazwyczaj tętni życiem. Jest on także wizytówką placówki, miejscem, do którego trafiają nauczyciele, rodzice, dzieci, osoby z zewnątrz. To tu oczekują oni na rozmowę z dyrektorem lub inną osobą decyzyjną. Warto więc zadbać o to, aby przestrzeń sekretariatu była funkcjonalna, a zarazem stanowiła wizytówkę placówki i zachęcała do ponownych jej odwiedzin. Według słownika języka polskiego sekretariat to „dział instytucji, w którym załatwia się sprawy bieżące, korespondencję, przyjmuje interesantów”, a także „ogół tych spraw, zespół pracowników tego działu; kancelaria, lokal, w którym się ten dział mieści”. Definicja ta wskazuje, że sekretariat to nie tylko ludzie, ale również miejsce. Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na otoczenie, w jakim ma pracować sekretarka. To ważne nie tylko ze względu na wygodę czy estetykę otoczenia, lecz również np. z uwagi na konieczność ochrony danych osobowych, do których przetwarzania często w sekretariatach dochodzi. Jak urządzić sekretariat idealny? Zagospodarujmy zatem nasze miejsce pracy, biorąc pod uwagę ergonomię. Przestrzeń sekretariatu warto podzielić na dwie strefy – tę przeznaczoną do pracy oraz tę dla interesantów (jak już wspomniałam, goście często właśnie w sekretariacie oczekują na spotkanie z dyrektorem). Wnętrze należy zatem zorganizować tak, żeby obie te strefy były reprezentacyjne, a zarazem maksymalnie funkcjonalne. Strefa biurowa W tej strefie należy zorganizować wygodne miejsce do pracy. Warto dobrać biurka z głębokim blatem i ergonomiczne fotele biurowe z profilowanym oparciem, zagłówkiem i podłokietnikami (najlepsze są takie, których wysokość można regulować). Liczba stanowisk pracy zależy od liczby pracowników zatrudnionych w sekretariacie. Każde stanowisko pracy powinno być dostosowane do charakteru i wymagań wykonywanej pracy. Jego przestrzeń to przede wszystkim pole pracy: powierzchnia, na której znajdują się przybory biurowe i dokumenty, oraz wolne miejsce pozwalające na swobodne poruszanie rękoma przy wykonywaniu czynności. Stanowisko powinno zostać zorganizowane tak, by pracownik czuł, że to jego miejsce. Optymalnie wszystkie elementy niezbędne do pracy powinny znajdować się w zasięgu obu rąk. Podstawowe kryterium to ich maksymalny zasięg. Zakreślając go na biurku, można sprawdzić prawidłowość rozmieszczenia narzędzi i materiałów. Przekroczeniu tej granicy zawsze towarzyszy niekorzystne pochylenie tułowia. Sytuacja taka może być akceptowana tylko wtedy, gdy występuje rzadko, jest krótkotrwała i dotyczy czynności pomocniczych. Praca ciągła powinna odbywać się w polu optymalnego zasięgu rąk, którego granicę wyznacza linia zakreślona przy przedramionach zgiętych pod kątem prostym (rys. 1). Rysunek 1. Ergonomiczne wykorzystanie przestrzeni na biurku Źródło: E. Grandjean, Fizjologia pracy. Zarys ergonomii, Warszawa 1980. Przybory i materiały biurowe Uporządkowane miejsce pracy bez wątpienia sprawia, że otoczenie staje się bardziej estetyczne. Biurka pracowników wyglądają bardzo różnie – od zarzuconych dokumentami do granic możliwości, w przypadku których tylko właściciele wiedzą, gdzie co się znajduje, do prawie pustych, na których stoją wyłącznie komputer i telefon. Skrajności nie są jednak w tym przypadku wskazane. Na biurku powinny znajdować się podstawowe przybory, bez których sekretarka nie może wykonywać codziennej pracy. Są nimi: • terminarz – pomaga planować, przypomina o załatwianiu różnych spraw (występuje głównie w postaci papierowej, ale coraz częściej spotyka się też terminarze komputerowe), • przybornik z długopisami, ołówkami, nożyczkami, nożykiem do otwierania kopert, gumką, małymi i dużymi spinaczami, • zakreślacze – przydatne do zaznaczenia tekstu, na który warto zwrócić szczególną uwagę np. podczas czytania przepisów prawnych, • karteczki samoprzylepne – warto jednak unikać mnogości karteczek ponalepianych w okolicy stanowiska pracy – łatwo giną i wprowadzają chaos; ważne kwestie lepiej zanotować w terminarzu, • separatory – małe, kolorowe, samoprzylepne karteczki do oznaczania np. poszczególnych części tekstu, sprawdzają się przy zaznaczaniu stron w zbiorze papierowym, • dziurkacz – warto zaopatrzyć się w taki, który może przedziurkować większą liczbę stron, • zszywacz – najlepiej z długim ramieniem i możliwością zszywania grubszych dokumentów, • książka korespondencyjna – w trakcie dnia nie ma sensu odkładać jej do szafy, gdyż korespondencja w sekretariatach często wpływa w sposób ciągły, • teczka korespondencyjna – umieszcza się w niej korespondencję, która wpłynęła do sekretariatu i którą wcześniej zarejestrowano np. w książce korespondencji, • teczka pism do podpisu – gromadzi się w niej pisma przedkładane dyrektorowi do podpisu, • teczka spraw do załatwienia lub spraw terminowych – pomaga uporządkować kwestie, które należy załatwić w najbliższym czasie, sprawia, że pisma nie giną i pozwala zaoszczędzić czas, który poświęciłoby się na poszukiwanie korespondencji np. ukrytej pod innymi dokumentami, • skorowidz z adresami i numerami telefonów – warto mieć go pod ręką, aby usprawnić pracę zaoszczędzić sobie niepotrzebnego stresu związanego z poszukiwaniem danych kontaktowych. Prawidłowe przechowywanie dokumentacji pozwala zaoszczędzić wiele czasu i oszczędzić sobie stresu. Osoba pracująca w sekretariacie powinna odznaczać się umiejętnością dobrego zorganizowania pracy, jak również zamiłowaniem do porządku. Oprócz odpowiedniego umeblowania do utrzymania ładu na stanowisku pracy niezbędne jest również posiadanie typowych materiałów do przechowywania dokumentów. Należą do nich: • segregator – oprawa akt z tektury lub tworzywa wyposażona w metalowe bolce, na które nakłada się dokumenty, szeroki grzbiet pozwala na opisanie zawartości, • skoroszyt – okładka z tektury lub tworzywa z dwiema zaginanymi blaszkami umieszczonymi we wnętrzu, przy grzbiecie, • obwoluta (potocznie „koszulka”) – przezroczysta okładka do przechowywania pojedynczych, bieżących dokumentów, • teczka-aktówka – tekturowa lub z tworzywa z zabezpieczeniami z dołu, góry i boku oraz tasiemkami lub gumkami, które zapobiegają wypadnięciu dokumentów, przydatne są również plastikowe, przezroczyste rynienki (półeczki) nakładane jedna na drugą, na których przechowujemy najczęściej używane druki czy bieżące dokumenty. Można na nie nakleić karteczki z opisem zawartości. Umeblowanie sekretariatu Urządzając pokój sekretariatu szkoły, warto rozważyć zamianę klasycznego biurka na wygodną ladę recepcyjną. Rozwiązanie to spełni oczekiwania co do odgrodzenia strefy biurowej od strefy dla interesantów. Zapewni też ochronę danych osobowych przetwarzanych np. na komputerze stojącym na biurku sekretarki. W sekretariacie najczęściej przechowywana jest również dokumentacja szkoły, dlatego należy zadbać o pojemne regały. Można połączyć regał otwarty z szafą wnękową. Mniejszy mebel będzie służyć do przechowywania dokumentów, po które pracownik często sięga. Warto także urządzić służbową biblioteczkę, gdzie umieścimy akty prawne, branżową literaturę i prasę. Pozostałe dokumenty należy schować na półkach w zamkniętej szafie – w ten sposób unikniemy ogólnego wrażenia bałaganu oraz spełnimy wymagania dotyczące ochrony danych osobowych. Inną kwestią są szafki na tzw. akcesoria biurowe, które bardzo często są przechowywane w sekretariatach. W większości szkół, zwłaszcza małych, o nierozbudowanej strukturze organizacyjnej, to właśnie sekretarka zajmuje się zamawianiem papieru do ksero i drukowania, tuszy do drukarek, długopisów, ołówków, spinaczy biurowych, zszywek, segregatorów, teczek na dokumenty i innych materiałów niezbędnych w codziennej pracy biurowej. Oddzielne miejsce należy zarezerwować na sprzęt biurowy taki jak: kserokopiarka, faks, drukarka i inne urządzenia, które często są ustawiane właśnie w sekretariacie. Meble powinny zostać rozmieszczone w taki sposób, aby uniknąć widocznej plątaniny kabli i umożliwić pracownikom swobodny dostęp do sprzętu. Reasumując, podstawowe meble w sekretariacie to przede wszystkim: • biurko do pracy wraz ze stanowiskiem komputerowym, • krzesło obrotowe, • szafa pancerna służąca do przechowywania dokumentów i ich zapasowych kopii oraz pieczątek, • szafa zamykana na klucz do przechowywania akt, • podręczna biblioteczka, • stolik oraz krzesła dla interesantów, • szafa bądź wieszak na okrycie wierzchnie. Oprócz mebli sekretariat powinien być wyposażony w urządzenia biurowe, takie jak: • aparat telefoniczny – preferowany model z automatyczną sekretarką, na wypadek gdyby ktoś chciał zostawić wiadomość po godzinach urzędowania sekretariatu, • faks, • komputer z dostępem do internetu, • drukarka, • skaner, • kserokopiarka lub urządzenie wielofunkcyjne, • aparat fotograficzny, • niszczarka, • laminator, • bindownica, • gilotyna. Ważne! Przy urządzaniu przestrzeni sekretariatu należy zadbać o to, aby biurko ustawione było na wprost drzwi, dzięki czemu każda osoba wchodząca do pomieszczenia mogła zwrócić się bezpośrednio do sekretarki. W związku z koniecznością ochrony danych osobowych pulpit biurka i monitor komputera nie powinny być widoczne dla interesanta. Należy zwrócić uwagę, aby to, co widać na ekranie, nie odbijało się również w szybie okiennej. Strefa dla interesantów W sekretariacie, jak już wspomniałam, powinna znaleźć się również strefa dla interesantów. Tu należy zadbać o ich komfort. Przydatny będzie stolik kawowy, na którym można podać kawę, herbatę czy wodę. Obok niego należy rozmieścić wygodne fotele lub krzesełka. Całość powinna być idealnie wkomponowana w aranżację pomieszczenia i łatwa do utrzymania w czystości. Apteczka Choć w wielu szkołach funkcjonują gabinety profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej, w wyposażeniu sekretariatu nie powinno zabraknąć apteczki. Osoba pracująca w sekretariacie powinna być również, jak pozostali pracownicy szkoły odpowiednio przeszkolona z zakresu udzielania pierwszej pomocy przedlekarskiej. Przy apteczce w widocznym miejscu umieszcza się: • instrukcję udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, • numer telefonu służb ratunkowych. Bibliografia: • E. Grandjean, Fizjologia pracy. Zarys ergonomii, Warszawa 1980. • M. Kuśmierczyk, Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej, Wrocław 2016. • Słownik języka polskiego, t. 3, red. M. Szymczak, Warszawa 1981.