STAN PRAWNY NA 30 KWIETNIA 2020 Epidemia COVID-19: czas pracy i wynagradzanie pracowników niepedagogicznych Opracował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.). Obok dotychczasowych regulacji dotyczących zawieszenia zajęć w szkołach i placówkach, wprowadzone zostały dodatkowe rozwiązania prawne związane z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Nowe rozwiązania prawne przewidują zlecenie pracownikowi pracy zdalnej w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się COVID-19. Należy zauważyć, że Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych nie wskazuje wprost formy polecenia pracy zdalnej. W konsekwencji należałoby uznać, że takie polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. Jednak w interesie obu stron stosunku pracy (pracownika i dyrektora szkoły) byłoby wskazane potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej na piśmie. Trzeba także zauważyć, że Ustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) do obowiązków pracownika należy stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa albo umową o pracę. W praktyce dotyczy to także polecenia pracy zdalnej. Ważne! Odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Zgodnie z art. 108 § 1 k.p. pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów BHP. Uprawnienia pracownika w razie zamknięcia zakładu pracy lub niemożności wykonywania pracy zdalnej z powodu COVID-19 W przypadku gdy pracodawca będzie musiał zamknąć swój zakład pracy albo jego część bądź gdy nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, zastosowanie znajdzie art. 81 § 1 k.p. Z tego przepisu wynika, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie: • wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (dotyczy to pracowników wynagradzanych w stałej stawce godzinowej, np. 20 zł za godzinę, lub w stałej stawce miesięcznej, np. 4 tys. zł miesięcznie – ci pracownicy także w czasie przestoju otrzymają te same stawki wynagrodzenia), • jeżeli ww. składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60 proc. wynagrodzenia (dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne, tj. wynagrodzenie określone jako stawka za liczbę wytworzonych produktów bądź określony procent przychodu/dochodu/zysku). W każdym przypadku to wynagrodzenie nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. Stanowisko PIP-u dotyczące możliwości wysłania pracowników przez pracodawcę na zaległe urlopy wypoczynkowe w okresie zagrożenia koronawirusem Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie pracodawcy lub pracownika (np. przesunięcie terminu urlopu, choroba pracownika) pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca roku, od 1 stycznia następnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym. Przepis art. 168 k.p. stanowi, że urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym wyżej przepisie. Ważne! W Wyroku z dnia 24 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05) Sąd Najwyższy stwierdził jednoznacznie, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody. Oznacza to, że pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, np. w okresie zagrożenia koronawirusem (30 września to ostateczny termin wykorzystania zaległego urlopu). Uprawnienia pracowników niemogących pracować zdalnie W szkole na wielu stanowiskach istnieje konieczność wykonywania obowiązków na terenie szkoły, z uwagi na konieczność zapewnienia ciągłości jej funkcjonowania. To może dotyczyć stanowisk administracyjnych, np. sekretarza szkoły (przyjmowanie ewentualnych interesantów), czy też stanowisk obsługowych – sprzątaczki, woźne, konserwator (utrzymanie porządku i sprawność niektórych urządzeń). Ci pracownicy, pracując w szkole, otrzymują więc za swoją pracę normalne wynagrodzenie. Oczywiście w tym przypadku dyrektor szkoły powinien zapewnić im warunki do wykonywania obowiązków służbowych w szkole ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Pracownik powinien też zostać zobligowany przez dyrektora szkoły do częstego mycia rąk, a także dezynfekowania miejsca pracy przed i po jej zakończeniu. Zadaniowy czas pracy Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Dyrektor, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań. Dyrektor szkoły musi pamiętać, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Korzystając z możliwości przewidzianych w art. 140 k.p., dyrektor może tak zmodyfikować czas pracy pracowników szkoły, by wykonywali na terenie szkoły tylko takie obowiązki, które mają służyć zapewnieniu ciągłości jej funkcjonowania. Ważne! Stosując system zadaniowy, dyrektor w porozumieniu pracownikiem powinien ustalić wymiar czasu pracy pracownika pozwalający mu na efektywne zrealizowanie jego zadań. Natomiast w pozostałym czasie pracownik przebywa w domu. Ponadto zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Wykonywanie pracy zdalnej Na stanowiskach, na których wykonywanie pracy nie jest konieczne na terenie szkoły, dyrektor powinien wprowadzić tzw. pracę zdalną. Praca zdalna to nowe rozwiązanie prawne zawarte w art. 3 specustawy ,,(…) przewidującym w celu przeciwdziałania COVID-19 sytuację, gdy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”. Takie rozwiązanie znajdzie zastosowanie przede wszystkim w przypadku pracowników pracujących z dokumentacją, jak np. księgowi. Mogą czynności służbowe wykonywać na prywatnych komputerach lub na laptopach służbowych, które zabiorą do domu. Ważne! Warunki organizacji pracy zdalnej: • wprowadzenie pracy zdalnej nie wymaga zmian w regulaminach pracy ani w umowach o pracę, • nie jest wymagana zgoda pracownika, • wystarczy zwykłe polecenie służbowe dyrektora (najlepiej pisemne), • w poleceniu należy koniecznie precyzyjnie określić okres wykonywania pracy zdalnej, • w ramach pracy zdalnej pracownik ma wykonywać obowiązki w ramach zakresu czynności dla jego stanowiska pracy, • w praktyce brak jest możliwości ewidencjonowania pracy zdalnej (należy postępować tak, jak w przypadku zadaniowego czasu pracy). Za wykonywanie takiej pracy pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie. Powierzenie innych obowiązków lub przestój w zakładzie pracy Są w szkole również takie stanowiska, na których nie wprowadzenie pracy zdalnej jest niemożliwe. Ci pracownicy nie mogą również pracować na terenie szkoły, ponieważ ich zadania nie mają na celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania szkoły. Chodzi tu przede wszystkim np. o pracowników stołówki. Zgodnie z art. 81 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60 proc. wynagrodzenia. W każdym przypadku to wynagrodzenie nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. Wynagrodzenie, o którym mowa w art. 81 § 1, przysługuje pracownikowi za czas niezawinionego przez niego przestoju w zakładzie pracy. Ważne! Pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia ustalonego zgodnie z art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Należy podkreślić, że dyrektor szkoły powinien wydać pracownikowi polecenie służbowe na piśmie dotyczące wykonywania innej pracy w związku z przestojem. Wydanie takiego polecenia nie wiąże się z koniecznością zmiany umowy o pracę.