STAN PRAWNY NA 21 KWIETNIA 2020 Zatrudnianie personelu niepedagogicznego Opracowała i zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 152), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1175), • Ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób za-kaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz.1239 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkole-nia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U z 2004 r. Nr 180 poz. 1860 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.). Jedną z trudniejszych decyzji dyrektora przedszkola jest właściwy dobór personelu. Trzeba przeanalizować wiele ofert kandydatów, przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne, a wszystko to ma doprowadzić do stworzenia zespołu, który będzie właściwie realizował zadania pla-cówki. Personel niepedagogiczny w przedszkolu to m.in.: • pracownicy administracyjni (np. księgowa, specjalista ds. kadr i płac, intendent), • personel kuchenny, • personel sprzątający, • personel ochraniający. Katalog stanowisk personelu niepedagogicznego zazwyczaj umieszcza się w statucie bądź regulaminie pracy. Kwalifikacje W stosunku do personelu niepedagogicznego przepisy nie nakładają na dyrektora przedszkola szczególnych obowiązków dotyczących kwalifikacji pracowników. Pracodawca ma więc swobodę w doborze kadry, jednak ze względu na dążenie do zapewnienia prawidłowej reali-zacji zadań przez swoich podwładnych powinien w procesie rekrutacji wziąć pod uwagę takie kryteria jak ukończone szkoły, kursy i doświadczenie zawodowe odpowiadające danemu sta-nowisku pracy. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 Ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed do-puszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem i edukacją małoletnich, pracodawca jest obowiązany do uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym. Zatrudnienie pracowników niepedagogicznych Dyrektor jest pracodawcą dla wszystkich pracowników przedszkola niepublicznego. Do per-sonelu niepedagogicznego zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi dyrek-tor może zatrudnić pracowników na podstawie umowy o pracę. Istnieje możliwość zatrudnia-nia pracowników niepedagogicznych także na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa- -zlecenie, umowa o dzieło), jednak należy pamiętać o zapisach art. 22 § 12 k.p., w myśl które-go nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy: określonego rodzaju, pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem. Dane osobowe Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych oraz art. 221 § 1 k.p. pracodawca ma pra-wo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych, obejmujących: • imię (imiona) i nazwisko, • datę urodzenia, • dane kontaktowe wskazane przez osobę, • wykształcenie, • kwalifikacje zawodowe, • przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Niezależnie od danych osobowych, o których mowa powyżej, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania także: • adresu zamieszkania, • innych danych osobowych oraz imion i nazwisk, a także dat urodzenia dzieci pracow-nika, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, • numeru PESEL pracownika, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, • numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wyna-grodzenia do rąk własnych. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, któ-rej one dotyczą (art. 221 § 3 k.p.). Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych. Może on również wy-magać podania innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek ich udo-stępnienia wynika z odrębnych przepisów. Inne wymagania W chwili zatrudniania dyrektor przedszkola niepublicznego może wymagać od pracownika dostarczenia świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy, dyplomów i świadectw ukończo-nych szkół. Ma to na celu m.in. ustalenie prawidłowego wymiaru urlopu wypoczynkowego bądź wysokości dodatku stażowego, uprawnień do nagrody jubileuszowej, jeżeli pracodawca przewiduje ich wypłatę, wypłaty wynagrodzenia za czas choroby w roku kalendarzowym za-trudnienia pracownika. Nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, zawiadamia o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz wskazanego we wzmiance komornika. Jeżeli nowy pracodawca, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, zobowiązany jest zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przed-stawi zaświadczenie tego pracodawcy stwierdzające, że jego należności nie były zajęte (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego). Wstępne badania lekarskie Przed zawarciem umowy o pracę, zgodnie z 229 § 4 k.p., należy skierować pracownika na wstępne badania lekarskie. Bez zaświadczenia o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku nie można bowiem dopuścić pracownika do pracy, gdyż stanowiłoby to naruszenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, które jest wykroczeniem z art. 283 § 1 k.p., zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. Zgodnie z art. 229 § 6 k.p. dyrektor nie może obciążać pracownika kosztami wykonania tych badań. Zazwyczaj kieruje on podwładnego do przyzakładowego lekarza medycyny pracy bądź podpisuje umowę z przychodnią na wykonywanie badań z zakresu medycyny pracy. Badania te powinny być wykonywane zgodnie z Ustawą o służbie medycyny pracy. W myśl art. 6 ust. 2 pkt 3 w związku z art. 6 ust. 1 pkt 5 Ustawy o zapobieganiu oraz zwal-czaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi obowiązkiem pracodawcy jest skierowanie pra-cownika na badania sanitarno-epidemiologiczne i pokrycie kosztów tych badań. Badanie do celów sanitarno-epidemiologicznych przeprowadza się przed podjęciem pracy oraz przed po-nownym podjęciem pracy po przebyciu zakażenia czynnikiem chorobotwórczym, a także przy wykonywaniu prac, w których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaź-nej na inne osoby. Ze względu na specyfikę pracy z dziećmi na tego typu badania powinno się kierować bezwzględnie wszystkich pracowników zatrudnionych w kuchni. Orzeczenie lekar-skie o braku przeciwwskazań bądź o czasowym lub trwałym przeciwwskazaniu do wykony-wania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia na inne osoby, lekarz przekazuje pracownikowi i pracodawcy oraz wpisuje do karty badań do celów sanitarno-epidemiologicznych. Jeżeli u pracownika orzeczono czasowe lub trwałe przeciw-wskazania do wykonywania prac, dyrektor jest obowiązany, z zachowaniem poufności, nie-zwłocznie odsunąć go od ich wykonywania. Zawarcie umowy o pracę W myśl art. 25 § 1 k.p. umowę o pracę można zawrzeć na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pra-cownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Każda z umów wymienionych powyżej może być poprzedzona umową o pracę na okres próbny, nieprzekraczający trzech miesięcy. Należy pamiętać, że – zgodnie z art. 251 k.p. – okres zatrudnienia na podstawie umowy o pra-cę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Do tego limitu nie wlicza się umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, czy w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym. Jeżeli okres lub liczba umów zostaną przekroczone, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie ww. okresu lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została ona zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien potwierdzić pra-cownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Zgodnie z treścią art. 29 § 1 k.p. umowa o pracę określa strony umowy, jej rodzaj, datę za-warcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: • rodzaj pracy, • miejsce wykonywania pracy, • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem jego składni-ków, • wymiar czasu pracy, • termin rozpoczęcia pracy. W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa innego pracow-nika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, należy w umowie określić ten cel, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Pracodawca sporządza umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobo-wych. Ponadto, zgodnie z art. 29 § 3 k.p., dyrektor ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o: • obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, • wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, • obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, • układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo powinien poin-formować o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedli-wiania nieobecności. Informacje te można przekazać poprzez wskazanie odpowiednich prze-pisów prawa pracy. Pisemne potwierdzenie przez dyrektora rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy sporządza się w dwóch egzemplarzach. Doręcza się je pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru, a drugi włącza do jego akt osobowych. Każda zmiana warunków umowy wymaga zachowania formy pisemnej. Zgodnie z zasadą zakazu dyskryminacji, wynikającą z art. 113 k.p., zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może po-wodować ustalenia jego warunków pracy i płacy w sposób mniej korzystny w stosunku do pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, z uwzględnieniem jednak proporcjonalności wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą do wymiaru czasu pracy pracownika. Dyrektor przedszkola powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek zatrudnionego dotyczący zmiany wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Zakres obowiązków Choć ustawodawca nie nałożył obowiązku sporządzania na piśmie zakresu obowiązków, w praktyce pracodawcy – dla jasności i możliwości egzekwowania od pracowników poleceń – sporządzają zakresy obowiązków/czynności dla każdego członka personelu, które są prze-chowywane w aktach osobowych pracownika. Nowo zatrudnioną osobę należy zapoznać z regulaminem pracy, regulaminem wynagradzania, regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (jeżeli został utworzony w przedszkolu), zakresem informacji, do których będzie miał dostęp, a które są objęte tajem-nicą zawodową. Pracownik powinien złożyć pisemne potwierdzenie zapoznania się z obowią-zującymi zasadami i przepisami wewnętrznymi. Szkolenia BHP pracowników Zgodnie z art. 2373 k.p. dyrektor nie może dopuścić pracownika do pracy, do której wykony-wania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dosta-tecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Właśnie z powyż-szego wynika ciążący na pracodawcy obowiązek przeszkolenia pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy. Szkolenie wstępne, w myśl § 8 Rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeń-stwa i higieny pracy, obejmuje: 1. Instruktaż ogólny, dający wiedzę związaną z podstawowymi zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy uregulowanymi w Kodeksie pracy, a także zakresem zasad i przepisów BHP obowiązujących w danym zakładzie pracy. Zapoznaje on również pracowników z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku. 2. Instruktaż stanowiskowy, zapewniający uczestnikom szkolenia zapoznanie się z czyn-nikami środowiska pracy, które występują na ich stanowiskach pracy, ryzykiem za-wodowym i sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czyn-niki. Przeprowadza się go przed dopuszczeniem nowego pracownika do wykonywania pracy bądź w przypadku przenoszenia go na stanowisko robocze lub inne, na którym występuje zagrożenie działaniem czynników szkodliwych. Instruktaż jest przeprowa-dzany przez osobę odpowiednio do tego przeszkoloną, posiadającą niezbędne kwalifi-kacje zawodowe i doświadczenie. Zawsze kończy się on sprawdzianem wiedzy i umiejętności wykonywania przez pracownika pracy w sposób zgodny z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu sta-nowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w jego aktach osobowych. Akta osobowe Należy pamiętać, że każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi trzeba założyć akta oso-bowe, które muszą być prowadzone zgodnie z zapisami Rozporządzenia w sprawie dokumen-tacji pracowniczej. Dokumenty powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane. Pra-cownik ma prawo wglądu do akt osobowych i, co za tym idzie, prawo weryfikowania zasad-ności i prawdziwości gromadzonych w aktach informacji na swój temat. Zgodnie z § 3 ww. Rozporządzenia akta osobowe pracownika składają się z czterech części i obejmują: • w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzo-ne w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekar-skie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań le-karskich, • w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, • w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnię-ciem stosunku pracy, • w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z pono-szeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie okre-ślonego czasu. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych Dyrektor przedszkola, jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, ma obowiązek zgłosić nowo zatrudnionego pracownika do ZUS-u i odprowadzać za niego odpo-wiednie składki. Należy tego dokonać na formularzu ZUS ZUA w ciągu siedmiu dni od za-trudnienia (art. 36 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej Personel niepedagogiczny w przedszkolu może być zatrudniony także na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. umowy-zlecenia czy umowy o dzieło. Przepisy Kodeksu cywilnego są mniej rygorystyczne niż przepisy Kodeksu pracy, w związku z czym strony mają większą swobodę w kształtowaniu treści, formy i czasu obowiązywania takich umów. Stanowi to nie-wątpliwą zaletę, choć z drugiej strony umowy te nie gwarantują osobom świadczącym pra-cę/usługi pewnych praw przysługującym pracownikom, jak prawo do urlopu, gwarancja mi-nimalnego wynagrodzenia czy ochrona przed rozwiązaniem umowy. Należy jednak pamiętać, że swoboda zawierania umów cywilnoprawnych pozwala zawrzeć w umowie zapisy o prawie do przerwy urlopowej czy płatnych dni wolnych. W umowach cywilnoprawnych nie może występować podporządkowanie typowe dla umów o pracę, wynikające z art. 22 § 1 k.p., tj. wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym (np. zatrudnienie osoby na umowę zlecenie na stanowisku sekretarki, która pracuje przez cały tydzień w określonych godzinach). Najczęściej występującymi umowami są umowa-zlecenie i umowa o dzieło. Przez zawar-cie umowy-zlecenia (art. 734–751 k.p.) zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania okre-ślonej czynności prawnej. Umowa-zlecenie może być odpłatna bądź nieodpłatna. Często określa się ją mianem umowy starannego działania, co oznacza, że w jej przypadku ważna jest przede wszystkim wykonywana praca i należyte, sumienne dopełnianie wszelkich czynności, a nie sam wynik. Natomiast umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna, w myśl której jeden podmiot zamawia (zamawiający), a drugi w określonym terminie oddaje wykonane przez siebie dzieło (wyko-nawca). Jest to tzw. umowa rezultatu – oznacza to, że przedmiotem umowy o dzieło nie jest świadczenie usług czy staranne działanie (np. stałej pomocy rachunkowej), a jedy-nie wykonanie określonego dzieła (np. sporządzenie opinii prawnej).