STAN PRAWNY NA 31 MARCA 2020 Ruch kadrowy w szkole – wdrażanie nowego pracownika Opracował: Marcin Majchrzak, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 maja 2001 r. w sprawie realizowania przez nauczycieli tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć wychowawczych w porze nocnej (Dz.U. z 2001 r. Nr 52 poz. 550), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 r. poz. 2369). Przygotowanie pisemnego zakresu obowiązków Ze względów organizacyjnych dyrektor szkoły ma możliwość wręczenia nowym pracownikom pisemnego zakresu ich obowiązków. Nie jest to konieczne, jednakże takie skonkretyzowanie pozwoli uniknąć w przyszłości wątpliwości dotyczących rozdzielania zadań poszczególnym pracownikom. Indywidualny zakres obowiązków powinien być przygotowany w dwóch egzemplarzach: dla pracownika oraz do jego akt osobowych (część B). Należy jednak pamiętać, że tak przygotowany zakres obowiązków nie jest zamkniętym katalogiem, ponieważ zakres zadań wynikających z zajmowania określonego w umowie o pracę stanowiska może być skonkretyzowany nie tylko przez przedstawienie pracownikowi pisemnego zakresu czynności, ale również w drodze poleceń pracodawcy mieszczących się w granicach zakreślonych ustalonym w umowie rodzajem pracy (zajmowanym stanowiskiem), co zostało potwierdzone w Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 26 lutego 2003 r. (I PK 149/02). Wydanie legitymacji służbowej Dyrektor ma obowiązek wydania legitymacji służbowej nauczycielowi w terminie 30 dni od dnia złożenia przez niego wniosku o jej wystawienie. Za wystawienie legitymacji może być pobrana opłata (w wysokości nieprzekraczającej kosztów jej wytworzenia), jednakże decyzję o tym powinien podjąć dyrektor w porozumieniu z organem prowadzącym. Ta kwestia jest bowiem ściśle związana ze stanem finansów danej szkoły. Legitymacja wystawiana jest na okres zależny od formy zatrudnienia nauczyciela: • dla nauczyciela zatrudnionego na podstawie mianowania lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony – na okres trzech lat, • dla nauczyciela zatrudnionego na czas określony – na czas trwania stosunku pracy. Przeszkolenie z zakresu BHP oraz ocena ryzyka zawodowego Zgodnie z art. 2373 § 2 k.p. dyrektor szkoły przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi zapewnić mu odpowiednie przeszkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP. Nowemu pracownikowi należy zorganizować szkolenie wstępne, na które składają się szkolenie wstępne ogólne (tzw. instruktaż ogólny) oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy (tzw. instruktaż stanowiskowy). W trakcie instruktażu ogólnego trzeba zapewnić nowym pracownikom zapoznanie się z podstawowymi przepisami BHP zawartymi w k.p., układach zbiorowych pracy lub regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami BHP obowiązującymi w szkole, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku. Z kolei instruktaż stanowiskowy powinien zapewnić zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach, z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach. Odbycie obu instruktaży powinno zostać potwierdzone przez pracownika na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, którą następnie należy zamieścić w aktach osobowych pracownika. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy dyrektor ma również obowiązek poinformowania go o ryzyku zawodowym wiążącym się z wykonywaną pracą, a także o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 k.p.). Przez ryzyko zawodowe należy rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą powodujących straty, w szczególności wystąpienie u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub w związku ze sposobem wykonywania pracy. Obowiązek sporządzenia oraz udokumentowania ryzyka zawodowego spoczywa na dyrektorze szkoły, ale może zostać powierzony specjaliście z zakresu BHP. W przypadku stanowisk nauczycielskich będziemy mieć najczęściej do czynienia z ryzykiem uszkodzenia strun głosowych, narażeniem na hałas (skutkującym rozdrażnieniem psychicznym, bólami głowy, uszkodzeniem słuchu), przeciążeniem wzroku i obciążeniem układu mięśniowo-szkieletowego. Dodatkowe zagrożenia mogą również wystąpić np. na stanowisku nauczyciela wychowania fizycznego czy chemii. Dodatkowy obowiązek informacyjny wynika z art. 2071k.p. Pracodawca musi bowiem poinformować pracowników o zagrożeniach dla życia i zdrowia występujących w danym zakładzie pracy na poszczególnych stanowiskach oraz o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników. Informacja ta powinna też wskazywać pracowników wyznaczonych do: • udzielania pierwszej pomocy, • wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników ze wskazaniem ich danych osobowych oraz teleadresowych. Poinformowanie pracownika o istniejącym w zakładzie pracy ryzyku zawodowym (art. 226 k.p.) oraz zagrożeniach dla życia i zdrowia, a także zasadach postępowania w przypadku sytuacji niebezpiecznych, z uwagi na zbliżoną problematykę może nastąpić w jednym dokumencie, wręczanym nowemu pracownikowi przed rozpoczęciem pracy. Ze względu na konieczność ponownego informowania pracowników o wskazanych powyżej kwestiach w przypadku wystąpienia nowych bądź zmiany dotychczasowych zagrożeń w miejscu pracy, wręczana pracownikowi informacja powinna zawierać datę sporządzenia oraz numer porządkowy – aby mieć pewność, że wraz z każdą zmianą doszło do prawidłowego poinformowania pracownika. Przygotowanie akt osobowych oraz dodatkowej dokumentacji kadrowej Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie oraz prowadzenie dla każdego nowego pracownika indywidualnych akt osobowych. Jest to bardzo ważne, ponieważ w aktach należy zamieszczać dokumenty uzyskane od pracownika jeszcze na etapie ubiegania się o zatrudnienie. Akta osobowe składają się z czterech części i obejmują: 1) w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (np. świadectwa pracy, kwestionariusz osobowy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe), 2) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. dokumenty dotyczące danych osobowych, umowę o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminami, dokumenty związane z powierzeniem mienia, dokumenty związane z ubieganiem się o urlop oraz związane z jego wykorzystaniem), 3) w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, kopię wydanego świadectwa pracy), 4) w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Dokumenty powinny być posegregowane chronologicznie, ponumerowane oraz ułożone według porządku przewidzianego w § 4 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z zatrudnieniem nowych pracowników w szkole wiąże się także założenie i prowadzenie dodatkowej, oprócz akt osobowych, dokumentacji. W przypadku nauczycieli chodzi o obowiązek ewidencji czasu pracy w zakresie obowiązkowego pensum – rejestrowanie i rozliczanie godzin w okresach tygodniowych w dziennikach zajęć szkoły. Dla każdego pracownika oddzielnie pracodawca powinien prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego, • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 k.p.), • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377k.p.). Należy mieć na uwadze, że do każdego z wyżej wskazanych dokumentów należy zapewnić pracownikowi możliwość wglądu – oczywiście w zakresie dotyczącym jego stosunku pracy. Zapewnienie środków ochrony indywidualnej, a także odzieży i obuwia roboczego Dyrektor szkoły przed dopuszczeniem nowych pracowników do pracy ma obowiązek zapewnienia im (nieodpłatnie) tzw. środków ochrony indywidualnej. Jako środki ochrony indywidualnej należy rozumieć wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu. Przykładowo środkami ochrony indywidualnej będą rękawice lub okulary ochronne używane przez pracownika kotłowni. Rodzaje użytkowanych w szkole środków ochrony indywidualnej powinny być wcześniej określone przez dyrektora w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź z pracownikami. Środki te stanowią własność pracodawcy, więc mogą one zostać powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się na podstawie art. 124 § 1 pkt 2 k.p. – w związku z czym odpowiadają oni za nie jak za mienie powierzone w pełnej wysokości. Należy jednak pamiętać, że obowiązek ewentualnego rozliczenia się za mienie powierzone nie może przesłonić obowiązku zaopatrzenia pracownika w środki ochrony indywidualnej (np. pracodawca nie może uzależniać zaopatrzenia pracownika w nowy strój ochronny od wcześniejszego spłacenia przez niego poprzedniego, zgubionego stroju). Jeżeli dyrektor nie zapewni pracownikowi odpowiednich środków ochrony indywidualnej, ma on prawo nabyć te środki samodzielnie, a następnie żądać od pracodawcy odpowiedniego zwrotu kosztów. Dyrektor, oprócz zapewnienia środków ochrony indywidualnej, ma też obowiązek dostarczenia nowemu pracownikowi (również nieodpłatnie) odzieży i obuwia roboczego (spełniającego wymagania określone w polskich normach), w przypadku gdy: • odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, • takie są wymagania technologiczne, sanitarne lub BHP. Ponieważ odzież i obuwie ochronne także są własnością pracodawcy, to do jego obowiązków należy zapewnienie odpowiedniego ich czyszczenia, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania. Dyrektor ma możliwość ustalenia stanowisk, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takim przypadku należy jednak wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny odzieży i obuwia. Wyposażenie pracowników w niezbędne narzędzia pracy Zarówno nauczyciele, jak i pracownicy niepedagogiczni nie mogą wykonywać prawidłowo swoich obowiązków bez koniecznych do tego narzędzi i przyrządów. W sytuacji, w której decydujemy się powierzyć pracownikowi do wyłącznego korzystania sprzęt o dużej wartości (np. samochód, sprzęt elektroniczny), istnieje możliwość powierzenia takiemu pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Pracownik za mienie powierzone odpowiada w pełnej wysokości, jednakże może on uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że do szkody doszło z przyczyn od niego niezależnych, zwłaszcza gdy pracodawca nie zapewnił mu warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Przekazanie mienia powinno zostać odpowiednio udokumentowane, np. w formie umowy czy deklaracji określającej, za co pracownik ma odpowiadać i od jakiego momentu, zapewniając jednocześnie możliwość należytego zabezpieczenia mienia. Jeśli pracownik wyrządza pracodawcy szkodę w mieniu mu powierzonym, ale nie wskutek nie wyliczenia się z tego mienia, tylko w inny, nieumyślny sposób, ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych, o czym stanowi art. 114–122 k.p.