STAN PRAWNY NA 31 MARCA 2020 Pisemne zobowiązanie nauczyciela do zachowania tajemnicy służbowej Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1), • Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1950 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1148 ze zm.) • Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1010 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.). Z punktu widzenia samego tylko prawa do przetwarzania danych osobowych nauczyciele stanowią grupę zawodową, która posiada pod tym względem szczególne uprawnienia. W toku swojej pracy przetwarzają dane wielu wychowanków, w tym dane szczególnej kategorii, dotyczące przykładowo zdrowia, których przetwarzania Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) co do zasady zabrania, a zakaz ten jest znoszony tylko w kilku przypadkach przewidzianych tym aktem. Niezachowanie przez nauczyciela tajemnicy dotyczącej danych osobowych ucznia, w których posiadaniu się znajduje, jest dla jednostki organizacyjnej systemu oświaty niebezpieczne, może być bowiem równoznaczne z naruszeniem ochrony danych osobowych, co z kolei może skutkować nałożeniem kary na szkołę. Zgodnie z art. 83 ust. 2 RODO organ nadzorczy, czyli Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, decydując o nałożeniu administracyjnej kary pieniężnej oraz ustalając jej wysokość, zwraca w każdym indywidualnym przypadku należytą uwagę m.in. na: • charakter, wagę i czas trwania naruszenia, przy uwzględnieniu charakteru, zakresu lub celu danego przetwarzania, liczby poszkodowanych osób, których dane dotyczą, oraz rozmiaru poniesionej przez nie szkody, • umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia, • działania podjęte przez administratora lub podmiot przetwarzający w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą, • stopień odpowiedzialności administratora, • wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora, • stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków, • kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie, • sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, w szczególności, czy i w jakim zakresie administrator zgłosił naruszenie. Naruszenie obowiązków administratora podlega, zgodnie z art. 83 ust. 4 RODO, administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 10 mln EUR. Zgodnie z ust. 5 tej regulacji administracyjną karą pieniężną w wysokości do 20 mln EUR jest zagrożone naruszenie podstawowych zasad przetwarzania, w tym warunków uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Taką samą karą zagrożone jest również naruszenie praw osób, których dotyczą dane osobowe, a także nieprzestrzeganie nakazu tymczasowego lub ostatecznego ograniczenia przetwarzania lub zawieszenia przepływu danych orzeczonego przez organ nadzorczy, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Oczywiście kary w takiej wysokości nie będą nakładane na szkoły, ponieważ wymiar kar w krajowej Ustawie o ochronie danych osobowych został ustalony na zdecydowanie niższym poziomie niż kary przewidziane w RODO. Ustawa o ochronie danych osobowych wskazuje w art. 102, iż na jednostki budżetowe, czyli również na szkoły, może zostać nałożona przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych kara w wysokości do 100 tys. zł. Pomimo tego, że jest to kara zdecydowanie niższa niż maksimum przewidziane przez RODO, to oczywiście nadal może być bardzo dotkliwa. Nasuwa się zatem pytanie, czy istnieją podstawy do tego, aby żądać od nauczyciela zobowiązania do zachowania tajemnicy służbowej? Jakie dane przetwarza nauczyciel? Nauczyciel w toku swojej pracy i w związku z wykonywanymi obowiązkami przetwarza takie dane, jak: imię i nazwisko ucznia, wiek, data i miejsce urodzenia dziecka, adres zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz ich adresy zamieszkania, numery telefonów rodziców czy adresy poczty elektronicznej rodziców. Podkreślić należy, że te przykładowe dane osobowe nie zostały podane przypadkowo. Taki właśnie zakres danych wpisywany jest do dziennika zajęć szkoły, w którym swoich wpisów dokonuje również nauczyciel. To nie są jednak wszystkie dane osobowe, jakie może przetwarzać nauczyciel. Ma on również możliwość uzyskania wiedzy na temat danych szczególnej kategorii, czyli danych wrażliwych. Szkoła może pozyskiwać takie dane m.in. na podstawie art. 155 Ustawy Prawo oświatowe (dalej: upo.), zgodnie z którym w celu zapewnienia dziecku podczas pobytu w publicznej szkole odpowiedniej opieki, odżywiania oraz metod opiekuńczo-wychowawczych rodzic dziecka przekazuje dyrektorowi szkoły uznane przez niego za istotne dane o stanie zdrowia, stosowanej diecie i rozwoju psychofizycznym dziecka. Dyrektor nie pozostaje jedyną osobą w szkole, która może posiadać takie dane. Odpowiednią opiekę sprawują nauczyciele podczas zajęć, w związku z czym dane pozyskane od rodziców muszą zostać przekazane nauczycielom. Poza tym nie należy zapominać o orzeczeniach i opiniach poradni psychologiczno-pedagogicznych, w których dane dotyczące zdrowia dziecka jak najbardziej się znajdują, a realizując takie orzeczenie czy zalecenia zawarte w opinii, nauczyciel szkoły te dane przetwarza. Oprócz danych osobowych, które można nazwać podstawowymi, jak imię, nazwisko, adres itd., nauczyciel przetwarza również dane szczególnej kategorii wskazane w art. 9 RODO, czyli dane, których przetwarzanie jest możliwe tylko w ściśle wskazanych przypadkach. Co istotne, art. 9 ust. 1 RODO wprowadza ogólny zakaz przetwarzania danych szczególnej kategorii. Zgodnie z tym przepisem zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Od tej zasady ogólnej istnieją jednak wyjątki wskazane w art. 9 ust. 2 RODO, zgodnie z którym zakaz z ust. 1 nie ma zastosowania, jeżeli spełniony jest jeden z poniższych warunków: • osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, iż osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić zakazu, o którym mowa w ust. 1, • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile to jest dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą, • przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody, • przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą, • przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą, • przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy, • przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą, • przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego lub zgodnie z umową z pracownikiem służby zdrowia i z zastrzeżeniem warunków i zabezpieczeń, o których mowa w ust. 3, • przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub zapewnienie wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej oraz produktów leczniczych lub wyrobów medycznych, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności tajemnicę zawodową, • przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. Przetwarzanie danych szczególnej kategorii jest zatem możliwe za zgodą osoby, której dane dotyczą, jak również wtedy, gdy to jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, np. w celu realizacji orzeczenia lub opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej. Zobowiązanie do zachowania tajemnicy służbowej Pracodawcy stosują często dodatkowe zabezpieczenie w postaci zobowiązania pracownika do zachowania tajemnicy służbowej. Możliwość wymagania takiego zobowiązania wynika z przepisów Kodeksu pracy, jednak należy tu podkreślić, że nie dotyczy ona wszystkich grup pracowników. Zgodnie z art. 100 § 2 Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany w szczególności: • przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, • przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, • przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych, • dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, • przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach, • przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. Przestrzeganie tajemnicy określonej w odrębnych przepisach jest zatem jednym z podstawowych obowiązków pracownika. Ten przepis odsyła m.in. do tajemnicy przedsiębiorstwa, określonej w art. 11 ust. 4 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z tą regulacją wykorzystanie lub ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, w szczególności gdy następuje bez zgody uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi i narusza obowiązek ograniczenia ich wykorzystywania lub ujawniania, który wynika z ustawy, czynności prawnej lub z innego aktu albo gdy zostało dokonane przez osobę, która pozyskała te informacje, dokonując czynu nieuczciwej konkurencji. Czy zatem istnieje podstawa, aby żądać od nauczyciela pisemnego zobowiązania do zachowania tajemnicy służbowej? Zobowiązanie do zachowania tajemnicy jest konieczne wtedy, gdy istnieje potrzeba zachowania poufności danych, a jednocześnie obowiązek zachowania tej poufności nie wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Wtedy istnieje podstawa do zachowania np. tajemnicy przedsiębiorstwa, więc pracodawca może żądać dodatkowych zobowiązań w tej sprawie od pracownika. W przypadku nauczycieli obowiązek zachowania tajemnicy nie musi jednak wynikać z pisemnego zobowiązania, został on bowiem ustalony właśnie przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego. Należy tu przywołać art. 73 ust. 3 upo., zgodnie z którym osoby biorące udział w zebraniu rady pedagogicznej są zobowiązane do nieujawniania spraw poruszanych na zebraniu rady pedagogicznej, które mogą naruszać dobra osobiste dzieci lub ich rodziców, a także nauczycieli i innych pracowników szkoły. Samo pojęcie dóbr osobistych zostało natomiast zdefiniowane w art. 23 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Nauczyciele nie mogą więc ujawniać spraw poruszanych na posiedzeniach rady pedagogicznej, za co ponoszą odpowiedzialność cywilną zgodnie z art. 24 Kodeksu cywilnego, który w § 1 stanowi, że ten, którego dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności zaś złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w Kodeksie może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Istotny jest również art. 30a upo., który przyznaje oświatowym jednostkom organizacyjnym prawo do przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z ust. 1 tej regulacji szkoły realizujące zadania i obowiązki określone w ustawie przetwarzają dane osobowe w zakresie niezbędnym dla realizacji zadań i obowiązków wynikających z tych przepisów. Zgodnie z ust. 2 tej regulacji nauczyciele są zobowiązani do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją lub wykonywaną pracą, dotyczących zdrowia, potrzeb rozwojowych i edukacyjnych, możliwości psychofizycznych, seksualności, orientacji seksualnej, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych dzieci. Ten przepis nakłada zatem wyraźny obowiązek zachowania poufności danych wrażliwych. Zakaz ten nie ma zastosowania tylko w przypadkach wskazanych w ust. 3 przywołanej regulacji, czyli: • w przypadku zagrożenia zdrowia dziecka, • w przypadku gdy przewidują to przepisy szczególne. Złamanie zakazu ujawniania danych skutkuje odpowiedzialnością dyscyplinarną nauczyciela. Co jednak istotne, podlega również odpowiedzialności karnej. Zgodnie z art. 266 Kodeksu karnego kto, wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu, ujawnia lub wykorzystuje informację, z którą zapoznał się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Przestępstwo to jest ścigane z oskarżenia prywatnego. Obowiązek zachowania poufności danych osobowych w przypadku nauczyciela wynika więc wprost z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Nie ma zatem potrzeby pozyskiwania dodatkowych pisemnych deklaracji zachowania tajemnicy. Nie ma natomiast również przeszkód, aby poinformować nauczyciela o istniejących regulacjach i o ewentualnych konsekwencjach złamania zakazu rozpowszechniania danych osobowych, w tym danych wrażliwych.