Regulamin kontroli zbiorów bibliotecznych (skontrum) w bibliotece Szkoły ………………………………………… w …………………… Podstawa prawna: • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 listopada 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. z Nr 205 poz. 1283). • Statut Szkoły ………………………………………………………..………………… Rozdział I Postanowienia ogólne § 1 1. Skontrum w bibliotece w Szkole ……………………………… w ………………….…………. prowadzi powołana komisja skontrowa, zwana dalej komisją. 2. Komisję powołuje Dyrektor Szkoły ………………………… w ………………………. § 2 Kontrola materiałów bibliotecznych polega na: 1) porównaniu zapisów w księgach inwentarzowych i innych dokumentach służących ewidencji zbiorów ze stanem faktycznym materiałów, 2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz ustaleniu ewentualnych braków. § 3 Kontrola zbiorów obejmuje także: 1) sprawdzenie stanu zabezpieczenia zbiorów, 2) opracowanie zaleceń pokontrolnych, 3) udzielanie instruktażu osobom odpowiedzialnym za zbiory. § 4 Skontrum materiałów bibliotecznych, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat. § 5 Przeprowadzenie skontrum zaleca się również: 1) przy zmianie nauczyciela bibliotekarza, 2) w przypadkach losowych, na polecenie dyrektora szkoły. Rozdział II Komisja skontrowa § 6 1. Skontrum przeprowadza komisja skontrowa, zwana dalej komisją. 2. Komisja skontrowa składa się co najmniej z trzech osób. 3. W razie stwierdzenia nieprawidłowości pracy komisji dyrektor szkoły może przerwać kontrolę i zarządzić nową. § 7 Podstawą działania komisji jest zarządzenie dyrektora szkoły o rozpoczęciu skontrum. Zarządzenie określa: 1) termin rozpoczęcia kontroli, 2) liczbę członków i skład osobowy komisji. § 8 Załącznikiem do Zarządzenia o rozpoczęciu skontrum jest Regulamin komisji, określający: 1) zakres kontroli, 2) dokumenty stanowiące podstawę kontroli zbiorów, 3) instrukcję wypełniania arkusza skontrowego, 4) przewidywany czas trwania skontrum, 5) dodatkowe instrukcje z zakresu organizacji skontrum. Rozdział III Skontrum § 9 Podstawą przeprowadzenia skontrum są: 1) zapisy w księgach inwentarzowych, 2) zapisy w księdze ubytków, 3) dokumentacja materiałów wypożyczonych. § 10 Przedmiotem skontrum są materiały biblioteczne znajdujące się w bibliotece, a także wydane poza nią: 1) wypożyczone czytelnikom, 2) wypożyczone innym bibliotekom, w pracowniach przedmiotowych, 3) oddane do oprawy. § 11 Kontroli materiałów bibliotecznych, znajdujących się poza biblioteką, dokonuje się w drodze szczegółowego przeglądu odpowiedniej dokumentacji (m.in. kartoteki czytelników, rewersów, wykazu zbiorów oddanych do oprawy, protokołów przekazania w depozyt). § 12 Wypełnianie arkusza skontrowego dokonuje się elektronicznie na podstawie stanu faktycznego, spisując numery inwentarzowe i nanosząc je na arkusze wg symboli: x – wykreślone z inwentarza (kolor czerwony), C – u czytelnika (kolor zielony), w – w bibliotekach, pracowniach (kolor czarny), i – u introligatora (kolor czarny), p – na półkach (kolor niebieski), B – brak (kolor pomarańczowy). § 13 W czasie przeprowadzania kontroli biblioteka jest wyłączona z obsługi czytelników oraz z innych prac, które nie mają związku z czynnościami inwentaryzacyjnymi. § 14 Za braki uznaje się materiały biblioteczne, których nie odnaleziono ani w czasie skontrum, ani też nie odnaleziono dowodu wydania ich poza bibliotekę. W szczególności: 1) materiały biblioteczne nieodnalezione po raz pierwszy uznaje się za braki względne, 2) materiały biblioteczne nieodnalezione przy ponownej kontroli uznaje się za braki bezwzględne. § 15 1. Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół w dwóch egzemplarzach i przedstawia go dyrektorowi szkoły. Protokół powinien zawierać m.in.: 1) ustalenia dotyczące ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych pod względem ilościowym, 2) wnioski i zalecenia w sprawie nieodnalezionych materiałów bibliotecznych, 3) określenie wartości materiałów, o których mowa w pkt. 2, 4) uwagi i zalecenia dotyczące opieki nad księgozbiorem, zgodnie z § 3 niniejszego Regulaminu. 2. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. § 16 Do protokołu załącza się: 1) wykaz braków względnych z określeniem wartości, 2) wykaz braków bezwzględnych z określeniem wartości, 3) wyjaśnienia w sprawie braków względnych i bezwzględnych (w razie potrzeby), 4) arkusze kontroli. Rozdział IV Działania poskontrowe § 17 Po zapoznaniu się z protokołem skontrum dyrektor szkoły wydaje zalecenie poskontrowe, zatwierdza protokół i przekazuje do działu księgowości. § 18 Po zatwierdzeniu protokołu przez dyrektora braki bezwzględne wykreśla się z ksiąg inwentarzowych i wpisuje się do rejestru ubytków. § 19 Odnalezione materiały biblioteczne, uznane za braki bezwzględne i wpisane do rejestru ubytków, należy traktować jako nowe wpływy.