STAN PRAWNY NA 10 STYCZNIA 2020 Pracownicze Plany Kapitałowe w publicznych placówkach oświatowych Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, prawnik, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.). Pracownicze Plany Kapitałowe (w skrócie PPK) to regulowany Ustawą o pracowniczych planach kapitałowych powszechny, dobrowolny program oszczędnościowy, współtworzony przez pracowników, pracodawców i państwo. Ważne! Dla jednostek sektora finansów publicznych ww. Ustawa zaczyna obowiązywać 1 stycznia 2021 r. Oznacza to, że dyrektor placówki oświatowej, jako pracodawca, musi podjąć konkretne działania, zachowując przy tym wskazane w ww. Ustawie terminy dotyczące wdrożenia PPK. Termin stosowania przepisów ustawy o PPK 1 stycznia 2021 r. Wybór instytucji finansowej i ostateczny termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK 26 marca 2021 r. Ostateczny termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK 10 kwietnia 2021 r. Proces wdrażania PPK w placówce oświatowej można podzielić na kilka etapów: 1. Przygotowanie zakładu pracy do wdrożenia PKK – to etap planowania, w którym należy uwzględnić budżet na wdrożenie PPK, a także dodatkowy koszt związany z wpłatami do PPK w planie finansowym. 2. Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK – w porozumieniu z reprezentacją pracowników lub zakładową organizacją związkową należy wybrać instytucję finansową zarządzającą PPK. 3. Zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK – wdrożenie PPK wiąże się z koniecznością zawarcia z wybraną instytucją finansową w określonym terminie dwóch umów: umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników. 4. Administrowanie PPK – pracodawca ma obowiązek właściwego administrowania PPK. Oznacza to m.in. obowiązek realizacji wpłat do PPK, zapewnienie możliwości składania dyspozycji przez pracowników w ramach ich PPK oraz bieżącą współpracę z wybraną instytucją finansową zarządzającą PPK. Ważnym elementem procesu wdrażania pracowniczych planów kapitałowych jest wybór instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzanie PPK i o prowadzenie PPK. Wyboru tego należy dokonać spośród funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI), funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne, zakładów ubezpieczeń. W Polsce istnieje 20 instytucji finansowych, które mogą zarządzać PPK. Przywoływana wcześniej Ustawa, na mocy art. 77, reguluje powołanie Oficjalnego Portalu Informacyjnego Pracowniczych Planów Kapitałowych (www.mojeppk.pl) zawierającego praktyczne informacje na temat organizacji programu, w tym listę instytucji finansowych tworzących indywidualne rachunki PPK oraz poradniki adresowane zarówno do pracodawców, jak i pracowników. Od 1 stycznia 2022 r. portal powinien posiadać funkcję informującą uczestnika PPK (po weryfikacji jego tożsamości) o wartości zgromadzonych na rachunku środków. Zapamiętaj! Procedura wyboru instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzanie PPK różni się w zależności od tego, czy w placówce działa zakładowa organizacja związkowa, czy też nie. Czynności pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa Według ww. Ustawy podmiot zatrudniający, objęty wymogiem prowadzenia PPK, dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Ważne! Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym placówka oświatowa jest zobowiązana zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, tj. do 26 lutego 2021 r., nie zostanie osiągnięte porozumienie z zakładową organizacją związkową w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, dyrektor jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie. Jeśli w danej placówce działa więcej niż jedna organizacja związkowa, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko w zakresie wyboru instytucji finansowej, z którą zawarta zostanie umowa o zarządzanie PPK. Sposób ustalania i przedstawiania stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. Czynności pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa Dyrektor placówki oświatowej, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Taka reprezentacja powinna zostać wyłoniona w trybie przyjętym w danej placówce. W celu wyłonienia reprezentacji do wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, powinno przyjąć się regulamin wyborów określający zasady demokratycznego jej wyłaniania. Regulamin należy ogłosić w sposób zwyczajowo przyjęty w danej placówce. Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym placówka oświatowa zobowiązana jest zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, tj. do 26 lutego 2021 r., nie zostanie osiągnięte porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, dyrektor placówki jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie. W obu sytuacjach wybór instytucji finansowej powinien zostać dokonany z uwzględnieniem interesu osób zatrudnionych, w szczególności na podstawie: • oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, • ich efektywności w zarządzaniu aktywami, • posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK Po wyborze instytucji finansowej należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Stronami tej umowy są podmiot zatrudniający i wybrana instytucja finansowa. Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż 26 marca 2021 r. Powinna także przyjąć formę elektroniczną, pozwalającą na zapisanie jej treści na trwałym nośniku. Taka umowa nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy. Ponadto umowa podlega wpisowi do centralnej ewidencji PPK na wniosek wybranej instytucji finansowej. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK podmiot zatrudniający powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Placówka oświatowa powinna zawrzeć umowę o prowadzenie PPK do 10 kwietnia 2021 r. W Ustawie o PPK pod pojęciem osób zatrudnionych rozumie się: • pracowników w ujęciu Kodeksu pracy, • osoby wykonujące pracę nakładczą, • członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, • osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, • członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji – podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów. Wiek pracownika Zapis do PPK (zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika) Po ukończeniu 18. roku życia do 55. roku życia Obowiązkowy Po ukończeniu 55. roku życia do 70. roku życia Na indywidualny wniosek osoby zatrudnionej, pod warunkiem, że jej staż pracy u danego pracodawcy to min. 3 miesiące w ciągu ostatnich 12 miesięcy Po ukończeniu 70. roku życia Nie ma możliwości zapisu do PPK Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca powinien poinformować osoby zatrudnione o warunkach, obowiązkach i uprawnieniach związanych z uczestnictwem w PPK. Udzielenie takiej informacji nie jest uznawane za „nakłanianie” do rezygnacji z uczestnictwa w PPK, które jest zabronione pod rygorem pociągnięcia do odpowiedzialności karnej. Pracodawca jest zobowiązany do przekazania wszystkich danych wskazanych w art. 2 ust. 1 pkt 3 Ustawy o PPK., tj.: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, serię i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego. Z wymienionego w tym przepisie zakresu danych adres poczty elektronicznej, numer telefonu, a w przypadku osób posiadających numer PESEL – również rodzaj, seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość – nie stanowią obligatoryjnych danych uczestnika PPK, których podanie jest niezbędne przy zawieraniu dla niego umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca musi pamiętać, iż obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej powstaje po upływie 3. miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10-go dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że taka osoba zadeklaruje rezygnację. W zakresie sposobu obliczania 3-miesięcznego okresu zatrudnienia wskazać należy na dyspozycję art. 110 k.c., który, w przypadku braku regulacji określającej sposób obliczania terminu oznaczonego Ustawą, nakazuje stosować przepisy Kodeksu cywilnego. Należy więc przyjąć, że okres 3 miesięcy oznacza 90 dni. Rezygnacja przez pracownika z PPK Pracownicze Plany Kapitałowe są dobrowolnym programem, dlatego pomimo automatycznego zapisu wszystkich pracowników, istnieje możliwość zrezygnowania z oszczędzania w każdym czasie. W tym celu pracownik musi złożyć deklarację rezygnacji z PPK. Pracodawca z kolei ma obowiązek poinformować o tym właściwą instytucję finansową w ciągu 7 dni od dnia złożenia deklaracji. Rezygnacja zaczyna obowiązywać w miesiącu złożenia. Jeśli w danym miesiącu składki zostały pobrane, ale nie przekazane jeszcze na konto instytucji finansowej, podlegają zwrotowi. Ważne! Deklaracja rezygnacji z oszczędzania z PPK nie jest ostateczna. Po upływie 4 lat podmiot zatrudniający ponownie zacznie naliczać stosowne składki. Pracodawca ma obowiązek poinformować o tym pracownika. Wysokość wpłat do PPK Wpłaty do PPK określone są jako procent od wynagrodzenia uczestnika PPK rozumianego jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Wpłata Pracodawca Pracownik Podstawowa – obowiązkowa 1,5 proc. 2 proc. Dodatkowa – dobrowolna do 2,5 proc. do 2 proc. Wpłata dodatkowa dokonywana przez pracodawcę może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie wewnątrzzakładowych postanowień płacowych. Podmiot zatrudniający może zmienić wysokość wpłaty dodatkowej lub zrezygnować z jej dokonywania w formie zmiany umowy o zarządzanie PPK. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie podlegają wliczeniu do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłaty finansowane przez pracodawcę są naliczane z wynagrodzenia brutto (przed dokonaniem potrąceń publicznoprawnych), zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne, wliczają się do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem wpłat naliczanych od premii i nagród). Ważne! Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK (pracownika) może wynosić mniej niż 2 proc. wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5 proc. wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK, osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu, nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK mają być naliczane z wynagrodzenia brutto i potrącane z wynagrodzenia netto (po opodatkowaniu). Pracownik – uczestnik PPK, oprócz kosztu wpłaty podstawowej do PPK i ewentualnie wpłaty dodatkowej (jeśli ją zadeklaruje), ponosi koszt podatku dochodowego od kwoty wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający. Dofinansowanie PPK z Funduszu Pracy Po spełnieniu ustawowych warunków uczestnik PPK będzie mógł liczyć na dofinansowanie środków gromadzonych w ramach PPK w formie: • jednorazowej wpłaty powitalnej w wysokości 250 zł – jeżeli pracownik co najmniej 3 miesiące oszczędzał w PPK, • dopłaty rocznej do PPK w wysokości 240 zł; uprawnienie do tej dopłaty przysługuje uczestnikowi PPK, który z tytułu wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych zarówno przez siebie, jak i przez podmiot zatrudniający, zgromadził kwotę równą co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia. Ważne! Zarówno wpłata powitalna, jak i dopłata roczna do PPK są finansowane ze środków Funduszu Pracy. Obowiązki Pracodawcy w zakresie wpłat do PPK: • obliczanie i dokonywanie finansowanych przez siebie wpłat do wybranej instytucji finansowej, • obliczanie, pobieranie od uczestnika PPK i dokonywanie do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika. Aby pracodawca mógł prawidłowo realizować obowiązki z zakresu wpłat PPK, powinien dostosować odpowiednio system kadrowo-płacowy do wymogów stawianych przez Ustawę o PPK. Terminy wpłat do PPK Pracodawca ma obowiązek dokonywać ww. wpłat, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty finansowane przez pracodawcę powinny być obliczane i pobierane od uczestnika w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty dokonywane są do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Jeżeli jednak wynagrodzenie wypłacane jest w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca. Roszczenia z tytułu wpłat do PPK ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. W zakresie nieuregulowanym w przepisach o PPK do wpłat na rzecz PPK znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. Ustawa o PPK przewiduje odpowiedzialność karną w przypadku niedopełnienia opisanych obowiązków. W zależności od rodzaju naruszenia kary będą wymierzane procentowo (do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń) lub kwotowo (w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł). Ustawa o PPK w rozdziale 16 jako naruszenia traktuje takie czynności, jak: • niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK, • niedopełnienie obowiązków: zawarcia umowy o prowadzenie PPK, dokonywania wpłat do PPK, zgłaszania wymaganych danych, prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK, • nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK, • nieuprawnione używanie określeń „pracowniczy plan kapitałowy” lub „PPK”. Obowiązki informacyjne względem uczestnika PPK – pracownika: • informowanie osób zatrudnionych o warunkach uczestnictwa w PPK, • informowanie o zgromadzonych środkach na rachunku PPK, • co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, pracodawca informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji, o ponownym dokonywaniu wpłat, chyba że osoba ponownie złoży deklarację. Obowiązki informacyjne względem instytucji finansowej: • informowanie o złożeniu deklaracji o rezygnacji przez uczestnika PPK, • informowanie o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK.