STAN PRAWNY NA 13 GRUDNIA 2019 Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i pedagogicznej Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą (m.in. karty i wnioski urlopowe) osób zatrudnionych i już niepracujących oraz pedagogiczną, która zawiera obserwacje dzieci, plany miesięczne i dzienniki zajęć? Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.). O tym, jak postępować z dokumentacją powstającą w przedszkolu oraz tą, która do przedszkola wpływa, jakie są zasady jej archiwizacji oraz ile wynoszą okresy przechowywania dokumentów, decyduje instrukcja kancelaryjna obowiązująca w danym przedszkolu oraz jednolity rzeczowy wykaz akt. Podmiotem uprawnionym do nadania przedszkolu zarówno instrukcji kancelaryjnej, jak i jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) jest natomiast dyrektor przedszkola. Zgodnie z art. 6 ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, oraz dokumentacji do nich nadsyłanej i składanej. Samorządową jednostką organizacyjną w rozumieniu tej regulacji jest również samorządowe przedszkole, co oznacza, że do jego dyrektora należy zapewnienie odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony dokumentacji powstającej w przedszkolu. Sposób wykonywania tego zadania określa ust. 2 przywołanej regulacji, zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych, a zatem również dyrektorzy przedszkoli, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają: • instrukcję kancelaryjną opisującą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, • sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt wskazującego klasy, według których dokumentację w szkole grupuje się jednolicie (w systemie dziesiętnym) oraz ustala się dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji, • instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt. Informacje o tym, jakie dokumenty przedszkolne podlegają archiwizacji, znaleźć można na stronie archiwum państwowego , gdzie dostępny jest także materiał pomocniczy do opracowywania jednolitych rzeczowych wykazów akt, przygotowany przez zespół pracowników archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Można go wykorzystać przy tworzeniu własnego JRWA. Oficyna MM nie udziela porad prawnych. Odpowiedzi są wyłącznie wyrazem własnej oceny Doradcy Prawnego Oficyny MM. Nie stanowią urzędowej wykładni prawa, a ich zastosowanie nie może rodzić odpowiedzialności za ewentualne skutki zastosowania zaproponowanych rozwiązań zarówno ze strony Oficyny MM, jak i Doradcy Prawnego Oficyny MM