STAN PRAWNYNA 5 GRUDNIA 2023

Ustawa o rachunkowości określa m.in. ogólne zasady dotyczące inwentaryzacji. Bardzo wiele kwestii wymaga doprecyzowania wewnętrznym prawem jednostki. O czym należy pamiętać? Jakie zadania ma komisja inwentaryzacyjna?

Odpowiedzialność kierownika jednostki dotyczy m.in. wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości oraz nadzoru (także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą). Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej – art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości. Natomiast jednym z obowiązków kierownika jednostki (tu: dyrektora) jest doprowadzenie do rozliczenia zarządzonego spisu.

Zasady rachunkowości

Ustawa o rachunkowości określa jedynie ogólne zasady dotyczące inwentaryzacji i rachunkowości. Bardzo wiele kwestii i zasad wymaga doprecyzowania wewnętrznym prawem jednostki. Wszelkie uregulowania i postanowienia powinny stanowić politykę rachunkowości dostosowaną do specyfiki oraz potrzeb jednostki, w której ma obowiązywać (art. 8 ust. 1 ww. Ustawy). Określając zasady (politykę) rachunkowości, należy uwzględnić wszystkie dane istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Cele inwentaryzacji

Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości, który służy do weryfikacji stanów składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym, a także stanowi element systemu kontroli wewnętrznej (art. 4 ust. 3 Ustawy).

Główne cele przeprowadzania inwentaryzacji:

• kontrola stopnia zgodności danych ewidencyjnych z rzeczywistymi,
• ocena stanu oraz przydatności materiałów, środków i sprzętów podlegających inwentaryzacji,
• ocena i konsekwencje wobec osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy inwentaryzowanego sprzętu,
• rozliczenie ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji,
• ochrona majątku placówki.

Ważne!
Powierzanie pieczy nad wszelkimi elementami mienia powinno się odbywać w formie pisemnej, za potwierdzeniem osoby przejmującej odpowiedzialność za dany sprzęt. Warto w takim powierzeniu zawrzeć informację o odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenie, zniszczenie lub zagubienie.

Sposoby inwentaryzacji i regulacje prawne

Obowiązkowe jest przeprowadzanie inwentaryzacji – art. 26 ust. 1 Ustawy o rachunkowości:

1. aktywów pieniężnych:
   • papierów wartościowych,
   • rzeczowych składników aktywów obrotowych,
   • środków trwałych,
   • maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, drogą:
     • spisu ich ilości z natury,
     • wyceny tych ilości,
     • porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych,
     • wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki:
   • należności, w tym udzielonych pożyczek,
   • powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów, drogą:
     • otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów,
     • wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony:
   • gruntów,
   • należności spornych i wątpliwych,
   • aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe drogą:
     • porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami,
     • weryfikacji wartości tych składników.

Ważne!
Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzację przeprowadza się:

• na koniec każdego roku obrotowego (należy rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku) – art. 26 ust. 3 pkt 1 Ustawy:
  • składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych),
  • ustalenie stanu musi nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
  • raz w ciągu dwóch lat:
    • zapasy materiałów,
    • towarów,
    • produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową;
  • raz w ciągu czterech lat:
    • nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji,
    • maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
    • inne środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym – art. 26 ust. 3 Ustawy o rachunkowości.

Warto wskazać na Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych z dnia 9 października 2006 r. (DF/GKO-4900-63/80/RN- 35/06/1894), zgodnie z którym przepis art. 26 ust. 3 pkt 1 Ustawy o rachunkowości, nakładający obowiązek rozpoczęcia inwentaryzacji nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenia do 15. dnia następnego roku, nie ma zastosowania do inwentaryzacji środków trwałych. Przepis taki w dużych jednostkach byłby praktycznie niewykonalny.

Informacje praktyczne

Inwentaryzację przeprowadza się więc pod koniec roku obrotowego (pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku) oraz na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub na dzień zakończenia działalności.