STAN PRAWNY NA 28 MAJA 2022 Zatrudnianie pracowników niepełnosprawnych Część I Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji; zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Postawa prawna: • Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573 ze zm.), • Ustawa z dnia 6 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. Nr 169 poz. 1650 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (t.j. Dz.U z 2019 r. poz.1065 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1987 ze zm.). Pracodawca, decydując się na zatrudnienie osoby niepełnosprawnej, musi pamiętać o spełnieniu wielu dodatkowych obowiązków. Nie można jednak zapominać, że niesie to ze sobą także pewne korzyści dla pracodawcy, szczególnie te finansowe. Czym jest niepełnosprawność? Zgodnie z art. 2 pkt 10 Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: Ustawa o rehabilitacji) niepełnosprawność oznacza trwałą lub okresową niezdolność do wypełniania ról społecznych z powodu stałego lub długotrwałego naruszenia sprawności organizmu, w szczególności powodującą niezdolność do pracy. Ustawa określa trzy stopnie niepełnosprawności: • znaczny – do znacznego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej i wymagającą, w celu pełnienia ról społecznych, stałej lub długotrwałej opieki bądź pomocy innych osób w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji, • umiarkowany – do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej, lub wymagającą czasowej albo częściowej pomocy innych osób w celu pełnienia ról społecznych, • lekki – do lekkiego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę o naruszonej sprawności organizmu, powodującej w sposób istotny obniżenie zdolności do wykonywania pracy w porównaniu do zdolności, jaką wykazuje osoba o podobnych kwalifikacjach zawodowych z pełną sprawnością fizyczną, lub mająca ograniczenia w pełnieniu ról społecznych dające się kompensować przy pomocy wyposażenia w przedmioty ortopedyczne, środki pomocnicze lub środki techniczne. Stop dyskryminacji Przy zatrudnianiu osoby niepełnosprawnej pracodawca musi pamiętać o tym, aby niepełnosprawnemu pracownikowi zapewnić takie same warunki pracy, jak innym pracownikom posiadającym podobne kwalifikacje zawodowe. Zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu, bezpośrednia lub pośrednia, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy – jest niedopuszczalna. Ponadto, zgodnie z art. 183a k.p., pracownicy niepełnosprawni powinni być traktowani na równi z innymi pracownikami w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza zaś niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio, ze względu na niepełnosprawność pracownika. Dostosowanie środowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej Z zatrudnieniem osób niepełnosprawnych łączy się obowiązek dostosowania ich stanowisk pracy, aby mogli wykonywać swoją pracę w sposób zdrowy, bezpieczny i dostosowany do ich niepełnosprawności. Obowiązek taki wynika m.in. z § 48 Rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca zatrudniający pracowników niepełnosprawnych powinien zapewnić dostosowanie stanowisk pracy oraz dojście do nich zgodnie z potrzebami i możliwościami tych pracowników, związanych ze zmniejszoną sprawnością. Obowiązek ten oznacza zarówno konieczność odpowiedniego dostosowania drogi pracowników niepełnosprawnych do stanowiska pracy, jak i samego stanowiska. Ogólne przepisy określające wymogi techniczne zostały określone w Rozporządzeniu w sprawie warunków technicznych. Dodatkowo pracodawca zatrudniający pracowników niepełnosprawnych powinien zapewnić dostosowanie urządzeń higienicznosanitarnych oraz dojść do nich do potrzeb i możliwości tych pracowników (§ 5 załącznika nr 3 Rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy). Ponadto, jeżeli w zakładzie pracy są windy, to co najmniej jeden z dźwigów służących komunikacji ogólnej w budynku, a także w każdej, wydzielonej w pionie, odrębnej części (segmencie) takiego budynku, powinien być przystosowany do przewozu osób niepełnosprawnych. Ważne! Jeżeli pracodawca w przypadku zatrudnienia osób niepełnosprawnych musi dostosować stanowiska pracy, może starać się o refundację kosztów adaptacji ze środków PFRON-u. Refundacja kosztów adaptacji pomieszczeń bądź urządzeń Otrzymane środki pracodawca może przeznaczyć na: • adaptację pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności, • adaptację lub nabycie urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy, • zakup i autoryzację oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności, • rozpoznanie przez służby medycyny pracy potrzeb, o których mowa wyżej. Ważne jest to, że zwrot kosztów dotyczy osób niepełnosprawnych: • bezrobotnych lub poszukujących pracy niepozostających w zatrudnieniu, • pozostających w zatrudnieniu u pracodawcy występującego o zwrot kosztów, z wyjątkiem przypadków, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy było zawinione przez pracodawcę lub przez pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy. Maksymalna wysokość pomocy na przystosowanie jednego stanowiska wynosi dwudziestokrotność przeciętnego wynagrodzenia za każde przystosowane stanowisko pracy osoby niepełnosprawnej, a wniosek o zwrot kosztów należy złożyć do starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu. Najczęściej miejscami, w których załatwia się sprawę zwrotu kosztów, są urzędy pracy, w których jest zarejestrowana osoba niepełnosprawna jako bezrobotna albo poszukująca pracy, niepozostająca w zatrudnieniu – w przypadku gdy zwrot kosztów dotyczy tej osoby. W pozostałych przypadkach jest to miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, miejsce siedziby albo miejsce zamieszkania pracodawcy. Zwrot kosztów dotyczy wyłącznie dodatkowych kosztów wynikających z zatrudnienia osób niepełnosprawnych (tj. takich, których pracodawca nie poniósłby, zatrudniając osoby pełnosprawne). Zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przed dniem zawarcia umowy. Ważne! Warunkiem zwrotu kosztów jest uzyskanie pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy – wydanej na wniosek starosty – o przystosowaniu stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności zatrudnionego pracownika lub w przypadku, gdy zatrudnienie osoby niepełnosprawnej nie wymagało przystosowania o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na tym stanowisku. Przykład Jeżeli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej jest krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca ma obowiązek zwrócić za pośrednictwem starosty środki w wysokości 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc brakujący do upływu 36 miesięcy, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 tej kwoty. Nie trzeba zwracać środków, jeżeli pracodawca zatrudni w terminie trzech miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną – inną osobę niepełnosprawną, zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna lub poszukująca pracy, niepozostająca w zatrudnieniu, przy czym wynikająca z tego powodu przerwa nie jest wliczana do wymaganego okresu 36 miesięcy. Czas pracy pracowników niepełnosprawnych Pracodawca zatrudniający osoby niepełnosprawne musi pamiętać, że te osoby są objęte skróconymi normami czasu pracy. Zgodnie z art. 15 Ustawy o rehabilitacji czas pracy osoby niepełnosprawnej ze znacznym oraz umiarkowanym stopniem niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych. Powyższych ograniczeń nie stosuje się jednak: • do osób zatrudnionych przy pilnowaniu, • gdy na wniosek osoby zatrudnionej lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników (lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą) wyrazi na to zgodę. Ważne! W przypadku wydania zgody przez lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne (albo sprawującego opiekę) istnieje możliwość pracy nawet w systemie 12-godzinnym, np. raz w tygodniu. Taką zgodę należy przedstawić pracodawcy. Wówczas stosuje się przepisy k.p. w zakresie czasu pracy. Stosowanie powyższych sztywnych i skróconych norm czasu pracy nie może spowodować obniżenia wysokości wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w stałej miesięcznej wysokości. Dodatkowy urlop wypoczynkowy i zwolnienia od pracy Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności pracodawca jest zobowiązany udzielić dodatkowego (obok podstawowego urlopu wypoczynkowego) urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Ważne! Pracownik nabywa prawo do dodatkowego urlopu po przepracowaniu roku od dnia zaliczenia go do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności (zgodnie z art. 19 Ustawy o rehabilitacji). Dodatkowy urlop nie przysługuje jednak osobie uprawnionej do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba ta nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do stopnia niepełnosprawności. Przepisy nie regulują wprost, czy dodatkowy urlop należy przeliczać proporcjonalnie z urlopem podstawowym, czy oddzielnie. Za zaokrąglaniem każdego z urlopów proporcjonalnych z osobna, co w wielu przypadkach daje wyższy wymiar łączny, opowiedziała się Państwowa Inspekcja Pracy. Przykład Pracownik zatrudniony od 1 września 2018 r. na czas określony do 31 grudnia 2019 r. legitymuje się 13-letnim stażem oraz orzeczonym kilka lat temu znacznym stopniem niepełnosprawności. Umowa na mocy porozumienia stron ma nastąpić 31 lipca 2019 r. Zdaniem PIP-u pracownikowi niepełnosprawnemu przysługuje za bieżący rok 22 dni urlopu wypoczynkowego, w tym: • kodeksowy: 7/12 x 26 dni = 15,16 dnia, po zaokrągleniu 16 dni, • z tytułu niepełnosprawności: 7/12 x 10 dni = 5,83 dnia, po zaokrągleniu 6 dni. Pracownik o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia: • w wymiarze do 21 dni roboczych w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku, • w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy. Wynagrodzenie za czas zwolnień od pracy oblicza się jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. Ważne! Łączny wymiar dodatkowego urlopu i zwolnienia od pracy nie może przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym. Dodatkowo osoba niepełnosprawna ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek (obok przerwy przewidzianej w art. 134 k.p.). Czas przerwy wynosi 15 minut i jest wliczany do czasu pracy (art. 17 Ustawy o rehabilitacji). Dodatkowa przerwa w pracy może być wykorzystana łącznie z przerwą przewidzianą w art. 134 k.p. Zgodnie z art. 20c Ustawy o rehabilitacji osobie niepełnosprawnej przysługują uprawnienia pracownicze określone w rozdziale czwartym wyżej wymienionej Ustawy odpowiednio od dnia, od którego osoba niepełnosprawna została wliczona do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych na podstawie art. 2a Ustawy. Pracownik pomagający niepełnosprawnemu Z tytułu zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu pracodawca może otrzymać wsparcie ze środków PFRON-u. Zgodnie z art. 26d Ustawy o rehabilitacji pracodawca, który zatrudnia pracownika niepełnosprawnego, może otrzymać ze środków Funduszu zwrot: • miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy, • kosztów szkolenia tych pracowników. – w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy. Wysokość zwrotu miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy stanowi iloczyn kwoty najniższego wynagrodzenia i ilorazu liczby godzin w miesiącu przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu i miesięcznej liczby godzin pracy pracownika niepełnosprawnego w miesiącu.