STAN PRAWNY NA 2 GRUDNIA 2025

Wraz z nadchodzącym końcem roku kalendarzowego pojawia się konieczność zrealizowania przez dyrektora poradni szeregu obowiązków – poniżej znajduje się przegląd najważniejszych z nich, wynikających z przepisów prawa.

Koniec roku kalendarzowego może oznaczać konieczność przeprowadzenia archiwizacji powstającej w niepublicznej poradni dokumentacji, przy czym podkreślić należy, że to dyrektor jest organem decydującym o sposobie i terminach przeprowadzenia tej czynności. Z reguły jednak terminy archiwizacji pokrywają się właśnie z końcem roku kalendarzowego, gdyż w ten sposób najłatwiej zachować chronologię powstających akt.

Obowiązki w zakresie archiwizacji

Zauważyć należy, że zgodnie z art. 5 ust. 1 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie, a następnie:

• dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile jednostka nie przekazała wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
• dokumentacja niearchiwalna może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Oczywiście przepis ten nie dotyczy niepublicznych poradni, wymienia bowiem samorządowe jednostki organizacyjne, czyli odnosi się do poradni publicznych, prowadzonych przez powiaty. Niemniej jednak warto prowadzić archiwizację dokumentacji powstającej również w niepublicznej poradni, bowiem ułatwia to w znacznym stopniu zapanować nad wytwarzanymi i napływającymi do poradni pism. 

Można zresztą wskazać regulacje, które pośrednio wskazują na konieczność archiwizowania powstającej w poradni niepublicznej dokumentacji. Zgodnie z art. 74 Ustawy o rachunkowości