Jednolity rzeczowy wykaz akt ..................................................................................................................... (nazwa szkoły) JRWA opracowano na podstawie: • Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.), • Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.). 1. Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) Szkoły ………………………….….. stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej szkoły, klasyfikację akt powstających w toku jej działalności. JRWA zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności szkoły oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 2. Konstrukcja wykazu akt opiera się na: a) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe, b) systemie klasyfikacji dziesiętnej, c) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. Spis klas pierwszego i drugiego rzędu: 0 Zarządzanie 00 Gremia kolegialne 01 Organizacja 02 Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna 03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, analizy 04 Informatyzacja 05 Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje 06 Reprezentacja i promocja 07 Współdziałanie własnej jednostki organizacyjnej z innymi podmiotami 08 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym UE 09 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka 1 Sprawy kadrowe 10 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych 11 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych (w tym nauczycieli) 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 17 Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna 2 Administrowanie środkami rzeczowymi 20 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych 21 Inwestycje i remonty 22 Administrowanie i eksploatacja obiektów 23 Gospodarka materiałowa 24 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 25 Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne 26 Zamówienia publiczne 3 Finanse 30 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych 31 Planowanie i realizacja budżetu 32 Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa 33 Rozliczenia płac 34 Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych 35 Opłaty i ustalanie cen 36 Inwentaryzacja 37 Dyscyplina finansowa 4 Nauczanie i wychowanie 40 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej 41 Organizacja pracy dydaktyczno- wychowawczej 42 Realizacja pracy dydaktyczno- wychowawczej 43 Uczniowie i wychowankowie 44 Poradnictwo psychologiczno-pedagogiczne 45 Warsztaty szkolne i nauczanie zawodu 5 Środki nauczania. Baza dydaktyczno- wychowawcza 50 Pomoce naukowe 51 Biblioteka szkolna 52 Pracownie szkolne 6 Życie szkolne lub placówki 60 Gazetka szkolna 61 Akcje i imprezy szkolne 62 Uroczystości szkolne i rocznicowe 63 Kroniki i monografie szkoły Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uwagi I II III IV w komórce merytorycznej 1 2 3 4 5 6 7 0 ZARZĄDZANIE 00 Gremia kolegialne 000 Rada Szkoły B25 001 Rada Pedagogiczna 0010 Posiedzenia Rady Pedagogicznej B25 W tym protokoły posiedzeń, materiały na posiedzenia, itp. Uchwały gromadzi się w klasie 0011 0011 Zbiór uchwał Rady Pedagogicznej B50 Wraz z rejestrem. W zespołach szkół zbiory prowadzi się osobno dla każdej placówki 002 Rada Rodziców B25 003 Samorząd Uczniowski B25 004 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) B25 Inne niż przy klasach 000-003; skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania 005 Udział w obcych gremiach kolegialnych B25 W tym w posiedzeniach organów jednostek nadrzędnych lub nadzorujących. Własne wystąpienia, opracowania, referaty, notatki problemowe, sprawozdania. Inne materiały – B5. Dla każdego organu można założyć odrębnie numerowaną podteczkę 006 Narady (zebrania) pracowników B25 Inne niż przy klasach 000-005; protokoły, sprawozdania, wnioski 01 Organizacja 010 Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających B10 Statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych, itp. 011 Organizacja własnej jednostki B25 Przepisy ogólnopaństwowe i samorządowe dotyczące bezpośrednio własnej jednostki, akty erekcyjne, nadanie numeru NIP, REGON, uprawnienia, statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania, zmiany organizacyjne, likwidacja, łączenie, rejestracja i odpisy z rejestrów, zmiany na stanowiskach pracy (protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy) oraz korespondencja we wszystkich ww. sprawach 012 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów B10 Również bankowe karty wzoru podpisu. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia 013 Organizacja biurowości (obsługa kancelaryjna) 0130 Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo B25 Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, inne instrukcje dot. postępowania z dokumentacją oraz korespondencja w tych sprawach 0131 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji B5 Kontrolki wpływu i wysyłanej korespondencji, dowody opłat i doręczeń pocztowych, rejestry faksów, telegramów, poczty elektronicznej i innego typu przesyłek, terminarze, kalendarze 0132 Wzory druków i formularzy oraz ich wykazy B25 Własne opracowanie wzorów, wykazy 0133 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10 0134 Wzory odciskowe pieczęci B25 Ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia i realizacja przy klasie 230 0135 Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi B25 014 Składnica akt Przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie 0130 0140 Ewidencja dokumentacji składnicy akt B25 Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji. Sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt 0141 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej B25 Korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, zgody, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji 0142 Udostępnianie dokumentacji B5 Zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania akt 0143 Przekazywanie dokumentacji B25 Spisy i protokoły dokumentacji przekazanej np. do archiwum państwowego 0144 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w składnicy akt B10 015 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionej oraz informacji publicznej 0150 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej B25 0151 Ochrona danych osobowych B10 0152 Ochrona informacji niejawnych B10 0153 Udostępnianie informacji B10 W tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna BIP-u 016 Organizacja jakości żywienia B25 W tym system HACCP oraz jadłospisy – przykładowe B25, pozostałe – kat. B5 02 Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna 020 Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i innych B10 Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu 021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki B25 Komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych, również książka zarządzeń i ogłoszeń. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej teczce, założonej zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która akt przygotowała 022 Opinie prawne B10 Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną jednostkę. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą 023 Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych B25 W tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych 024 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym B10 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 025 Zbiór umów B10 Jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie, zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała 03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, analizy Z wyjątkiem planów, sprawozdań i analiz dotyczących zagadnień ujętych w klasach 3, 4 030 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące planowania, sprawozdawczości (statystycznej i opisowej), strategii, analiz B25 031 Strategie, programy, plany i sprawozdania z innych jednostek B5 Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania 032 Strategie, programy, plany i sprawozdania własnej jednostki B25 Przy czym, jeżeli opracowania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych z opracowaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowań cząstkowych zakwalifikować do kategorii B5 033 Sprawozdania statystyczne własnej jednostki B25 Między innymi dla GUS-u; jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5 034 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja B25 Własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety 035 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów B25 Inne niż w klasie 034; np. dla organu nadrzędnego, wojewody, itp. 04 Informatyzacja Sprawy dot. zakupu i eksploatacji komputerów i infrastruktury – zob. klasy 230 040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji B25 W tym polityka bezpieczeństwa informatycznego 041 Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych B10 W tym sprawy bezpieczeństwa systemów; akta spraw dotyczących wszelkiego rodzaju instrukcji kwalifikowane są do kategorii B25 i mogą być wyodrębnione do osobnej teczki 042 Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne B10 043 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów B10 044 Projektowanie i eksploatacja stron internetowych B10 05 Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje 050 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw B25 051 Skargi i wnioski 0510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio B25 W tym ich rejestr 0511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości B5 052 Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli B25 053 Interpelacje i zapytania B25 W tym posłów, senatorów, radnych 054 Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom B2 Dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy 06 Reprezentacja i promocja 060 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działalności B25 061 Patronaty B25 062 Kontakty ze środkami publicznego przekazu 0620 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiady B25 0621 Monitoring środków publicznego przekazu B25 W tym tzw. wycinki prasowe dot. szkoły 063 Promocja i reklama działalności własnej jednostki B25 W tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe 064 Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach B25 065 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie B5 066 Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji B5 Inne niż wchodzące w akta spraw 067 Badanie satysfakcji klienta B10 07 Współdziałanie własnej jednostki organizacyjnej z innymi podmiotami W kraju i za granicą; obejmuje sprawy ogólne współpracy niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas, m.in. również sponsoring 070 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami B25 071 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym B25 Przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 072 Kontakty z podmiotami zagranicznymi 0720 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi B25 Przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 0721 Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli własnej jednostki B10 0722 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy B10 073 Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania B25 Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów 074 Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje, fora krajowe i zagraniczne B25 W tym organizacja własnych i udział w obcych 08 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej Sprawy finansowe przy klasie 34 080 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych B25 081 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych oraz ich realizacja B25 W tym przygotowanie i składanie wniosków 09 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka Planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03 090 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka B25 Przepisy, ustalenia własne i zewnętrzne 091 Kontrole 0910 Kontrole zewnętrzne we własnej jednostce B25 Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną sprawę 0911 Kontrole wewnętrzne we własnej jednostce B25 Jak wyżej 0912 Książka kontroli B5 092 Audyt B25 093 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań B25 1 SPRAWY KADROWE 10 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych 100 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych B25 Między innymi: regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe 101 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych B10 Jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników jednostki, to kwalifikuje się akta spraw ich dotyczących do kategorii B25 102 Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych B25 103 Opisy i wartościowanie stanowisk pracy B25 11 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia 110 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy B2 Okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów 111 Konkursy i nominacje na stanowiska B5 Akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych grupa 120; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się w ramach grupy 00 112 Obsługa zatrudniania 1120 Obsługa zatrudnienia kierownika jednostki B10 Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych – por. klasa 120 1121 Obsługa zatrudnienia pracowników B5 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych 1122 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników B5 Między innymi: delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika 1123 Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin B*) *) Czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat 1124 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych B5 Przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika 1125 Staże zawodowe B10 1126 Wolontariat B10 1127 Praktyki B10 113 Postępowanie w sprawie awansu nauczyciela B10 Przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika 114 Prace zlecone (umowy cywilno- prawne) 1140 Prace zlecone ze składką na ZUS B50 1141 Prace zlecone bez składki na ZUS B10 115 Nagrody, odznaczenia, kary 1150 Nagrody B10 Wnioski i decyzje, kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych 1151 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne B10 Wnioski 1152 Wyróżnienia B10 Na przykład podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały 1153 Karanie B*) *) Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa 1154 Postępowanie dyscyplinarne B*) *) Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia komisji dyscyplinarnej klasyfikuje się w ramach grupy rzeczowej 00 116 Wojskowe sprawy pracowników B10 117 Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa B20 W tym m.in. postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji niejawnych, certyfikaty dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się od roku następnego po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu do informacji niejawnych 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe osób zatrudnionych B10 Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę. Jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B10 Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę. Jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50 122 Legitymacje służbowe B5 W tym rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp. Legitymacje uczniowskie klasyfikuje się przy klasie 4316 123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 124 Obsługa sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych B10 W tym dane w systemach teleinformatycznych do obsługi spraw kadrowych 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy B25 131 Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy B25 W tym ocena ryzyka zawodowego 132 Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy B10 Protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków kwalifikowane są do kategorii B25 133 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe 1330 Warunki szkodliwe B10 1331 Rejestr czynników szkodliwych B40 1332 Choroby zawodowe B10 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych (w tym nauczycieli) 140 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia B25 W tym indywidualne ścieżki rozwoju 141 Dokształcanie pracowników B5 Studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych 142 Szkolenia organizowane we własnym zakresie B10 W tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych 15 Dyscyplina pracy 150 Czas pracy 1500 Dowody obecności w pracy B3 W tym listy obecności, karty obecności w pracy, raporty obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych 1501 Absencje w pracy B3 W tym ewidencja zwolnień lekarskich, usprawiedliwienia nieobecności, itp. 1502 Rozliczenia czasu pracy B5 1503 Delegacje służbowe B3 W tym ich ewidencja, rachunki kosztów delegacji należą do dowodów księgowych – kategoria B5 1504 Ustalanie i zmiany czasu pracy B3 1505 Praca w godzinach nadliczbowych B5 151 Urlopy osób zatrudnionych 1510 Urlopy wypoczynkowe B5 1511 Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze, dla poratowania zdrowia itp. B5 Przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika 1512 Urlopy bezpłatne B5 Przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika 1513 Urlopy szkoleniowe B5 152 Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych B5 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 160 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5 W tym obsługa wypoczynku pracowników i ich rodzin 161 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych B5 162 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi B5 163 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych B5 164 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy B5 17 Ubezpieczenia osobowe pracowników i opieka zdrowotna 170 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego B10 171 Obsługa ubezpieczenia społecznego B5 W tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS-u 172 Dowody uprawnień do zasiłków B5 Na przykład zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych, itp. 173 Emerytury i renty B10 W tym wnioski; okres przechowywania liczy się od daty przyznania renty lub emerytury bądź prawomocnego orzeczenia o odmowie 174 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp. B10 175 Opieka zdrowotna 1750 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej B10 Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 1751 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy B10 1752 Pomoc zdrowotna dla nauczycieli B10 2 ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI 20 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych B25 21 Inwestycje i remonty B5 Dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A 22 Administrowanie i eksploatacja obiektów 220 Stan prawny nieruchomości B25 W tym nabywanie i zbywanie 221 Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne B5 Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu 222 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń B5 Korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp. 223 Podatki i opłaty publiczne B10 Deklaracje, wymiary podatkowe, zwolnienia, itp. z wyjątkiem dowodów księgowych 224 Gospodarowanie terenami wokół obiektów B5 Tereny zielone, itp. 225 Ewidencja pobytu w internacie B50 W tym książki meldunkowe 23 Gospodarka materiałowa Dotyczy środków trwałych i nietrwałych 230 Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe B5 W tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami 231 Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych (gospodarka magazynowa) B5 Dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia 232 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10 233 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10 Dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka. 234 Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna środków trwałych B5 Opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia. 235 Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi B5 24 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 240 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich B5 241 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 Karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni 242 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 Zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów 243 Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów) B5 W tym dokumentacja dot. konserwacji i remontów środków łączności 244 Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych) B10 25 Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne 250 Strzeżenie mienia własnej jednostki B10 Plany ochrony obiektów, dokumentacja służby wartowniczej (harmonogramy dyżurów, dzienniki służby), przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej planu 251 Ochrona przeciwpożarowa B10 Instrukcje, plany ochrony ppoż., protokoły kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje straży pożarnej, itp. 252 Ubezpieczenia majątkowe B10 Między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp., sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 253 Sprawy obronne, obrony cywilnej, zarządzanie kryzysowe B10 26 Zamówienia publiczne W zakresie całej działalności szkoły (placówki) 260 Ogólne zasady organizowania zamówień publicznych B10 Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu; własne ustalenia – kategoria B25 261 Dokumentacja zamówień publicznych B5 W tym rejestr zamówień publicznych. Przy czym: skład, powołanie komisji, 1 egz. protokołu przy klasie 004 3 FINANSE 30 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych B25 W tym polityka rachunkowości, plany kont, ich projekty i uzgodnienia 31 Planowanie i realizacja budżetu 310 Wieloletnia prognoza finansowa B25 311 Planowanie budżetu B25 312 Realizacja budżetu 3120 Przekazywanie środków finansowych B5 3121 Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat, dotacji B5 3122 Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, opłat, dotacji B5 3123 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu B10 3124 Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu B25 3125 Rewizja budżetu i jego bilansu B25 313 Finansowanie i kredytowanie 3130 Finansowanie działalności B5 3131 Finansowanie inwestycji B5 Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji 3132 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi B5 3133 Finansowanie remontów B5 3134 Gospodarka pozabudżetowa B5 314 Egzekucja i windykacja B10 32 Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa 320 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 3200 Obrót gotówkowy B5 3201 Obrót bezgotówkowy B5 3202 Depozyty kasowe, obsługa wadium B5 321 Księgowość 3210 Dowody księgowe B5 3211 Dokumentacja księgowa B5 Księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki kontowe, bazy danych księgowości, itp. 3212 Rozliczenia B5 Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi 3213 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 3214 Uzgadnianie sald B5 3215 Kontrole i rewizje kasy B5 3216 Zobowiązania, poręczenia B5 3217 Obsługa księgowa w zakresie VAT B10 322 Księgowość materiałowo-towarowa B5 33 Rozliczenia płac i wynagrodzeń Zaświadczenia o płacach, por. klasa 123 330 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5 Dokumentacja źródłowa do obliczania wysokości wynagrodzenia, w tym teczki pracowników z kopiami dokumentów, których oryginały kadry odłożyły do akt osobowych; zajęcia sądowe, podatki, składki, pożyczki, odszkodowania, kary, zaliczki, itp. 331 Listy płac B10 W tym listy premii, nagród, zasiłków itp. 332 Karty (kartoteki) wynagrodzeń B50 333 Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego B5 334 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne B50 335 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B50 Przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne – kategoria B10 34 Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych B*) Z wyjątkiem dokumentacji ujętej w klasie 08; *) Okres przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów związanych z programem lub projektem, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat. 35 Opłaty i ustalanie cen 350 Ustalanie i zwalnianie z opłat B5 W tym za posiłki na stołówkach 351 Ustalanie cen za własne wyroby B25 W tym kalkulacje i analizy kosztów, cenniki 36 Inwentaryzacja 360 Wycena i przecena B10 W tym arkusze kalkulacyjne środków trwałych, tabele amortyzacyjne 361 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 37 Dyscyplina finansowa 370 Interwencje głównego księgowego B25 Obejmuje również decyzje władz nadrzędnych w sprawach naruszenia dyscypliny finansowej 371 Inne sprawy nadzoru finansowego B10 Nieujęte w klasach 3125, 370 4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE 40 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej B25 41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej 410 Organizacja pracy w szkole B25 Plany i programy nauczania, wychowania, kształcenia, itp. oraz sprawozdania; arkusze organizacyjne szkoły, organizacja nauczania religii, obsługa merytoryczna SIO 411 Organizacja roku szkolnego B5 Tygodniowe rozkłady zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, księgi zastępstw, dni wolne, itp. 412 Nauczanie indywidualne i poza szkołą, indywidualny program lub tok nauki B5 W tym wnioski i decyzje 413 Zwolnienia z zajęć edukacyjnych B50 Skutkujące nieklasyfikowaniem z danego przedmiotu; inne – kategoria B5 414 Innowacje i eksperymenty pedagogiczne, dydaktyczno-wychowawcze, programowe i organizacyjne w szkole B25 415 Ustalanie profilów, klasyfikacja zawodów i specjalności B25 416 Nadzór pedagogiczny 4160 Nadzór pedagogiczny organów zewnętrznych B25 4161 Nadzór pedagogiczny dyrektora szkoły B25 W tym księgi hospitacji 417 Wnioskowanie organów prowadzących w sprawach dydaktyczno-wychowawczych i opiekuńczych B25 418 Jednolity strój szkolny B25 42 Realizacja pracy dydaktyczno- wychowawczej 420 Egzaminy szkolne Między innymi: wstępne, dojrzałości, poprawkowe, klasyfikacyjne. W przypadku dokumentacji z lat wcześniejszych, jeżeli składają się na nią testy i prace, to do kategorii B25 należy zaliczyć wszystkie prace z najwyższą i najniższą oceną w obowiązującej skali ocen oraz wybór prac z pozostałymi ocenami 4200 Organizacja i przebieg egzaminów B5 Między innymi korespondencja, wytyczne; dopuszcza się zakładanie podteczek dla poszczególnych rodzajów egzaminów 4201 Sprawozdania i informacje o wynikach egzaminów B25 W tym z OKE 421 Dokumentacja przebiegu nauczania i wychowania Druki ścisłego zarachowania przy klasie 0133 4210 Księga uczniów lub wychowanków B50 4211 Arkusze ocen B50 Księgi arkuszy ocen pochodzące sprzed 1952 r. zalicza się do kategorii A. Pozostałe księgi po upływie 50 lat, a przed wystąpieniem o zgodę na ich zniszczenie, należy przejrzeć celem sprawdzenia, czy nie znajdują się w nich nazwiska sławnych i znanych osobistości 4212 Dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć B5 W tym elektroniczne 4213 Odpisy dokumentacji przebiegu nauczania i wychowania B5 W tym korespondencja 4214 Odtworzenie dokumentacji B50 Dokumentacja dot. wszczętego w szkole (placówce) postępowania celem odtworzenia zniszczonej dokumentacji 4215 Weryfikacja dokumentacji B50 422 Praktyki uczniów lub wychowanków B5 Skierowania, korespondencja, itp. Praktyki studentów i innych osób z zewnątrz na terenie szkoły – zob. klasa 1127 423 Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe Dzienniki zob. klasa 4212 4230 Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w szkole B5 4231 Udział w obcych imprezach i zajęciach poza szkołą B5 4232 Imprezy i zajęcia obce na terenie szkoły B5 Między innymi widowiska, sztuki teatralne, pogadanki, itp. 4233 Wycieczki, wyjazdy i obozy szkolne B5 4234 Zielone szkoły B5 4235 Organizacja kursów rowerowych i motorowerowych B10 W tym ewidencja wydanych kart rowerowych i motorowerowych 424 Działalność stowarzyszeń i organizacji społecznych na terenie szkoły B25 Wnioski i decyzje. Dla każdej z organizacji dopuszcza się prowadzenie podteczek 425 Olimpiady i konkursy przedmiotowe oraz tematyczne, zawody sportowe B5 Dokumentacja dot. udziału uczniów w olimpiadach i konkursach, zawodach sportowych 43 Uczniowie i wychowankowie 430 Realizacja obowiązku szkolnego 4300 Ewidencja dzieci i młodzieży podlegających obowiązkowi szkolnemu B50 W tym korespondencja z urzędami gmin i miast 4301 Wcześniejsze rozpoczęcie nauki B10 Między innymi wnioski i decyzje 4302 Odroczenia i zwolnienia z obowiązku szkolnego B10 4303 Nadzór nad realizacją przez dziecko obowiązku szkolnego B10 Powiadomienia szkół (placówek) o podjęciu przez dziecko obowiązku szkolnego, postępowanie egzekucyjne w zakresie dopełnienia obowiązku szkolnego 431 Nabór uczniów i ich pobyt w szkole 4310 Rekrutacja do szkoły B5 4311 Teczki osobowe uczniów i wychowanków B5 Teczki na dokumentację ucznia składaną w momencie rekrutacji i zwracaną po zakończeniu pobytu w szkole. Pozostawia się do kategorii B5 potwierdzenia zwrotu akt 4312 Przeniesienia uczniów i wychowanków w obrębie szkoły B5 4313 Skreślenia z listy uczniów i wychowanków B50 4314 Nagradzanie i karanie uczniów i wychowanków B5 4315 Opinie o uczniach i wychowankach B5 4316 Legitymacje szkolne B5 Ewidencja wydanych legitymacji, wnioski o wydanie duplikatów 4317 Zaświadczenia dla uczniów i wychowanków B5 4318 Sprawy wojskowe uczniów B10 432 Pomoc materialna dla uczniów lub wychowanków 4320 Stypendia B5 Między innymi podania, decyzje, listy wypłat 4321 Zasiłki i inna pomoc materialna B5 W tym podania i decyzje dot. dożywiania, świetlicy szkolnej oraz inna dokumentacja 4322 Internaty B5 Między innymi podania i decyzje 433 Opieka zdrowotna 4330 Wewnętrzna indywidualna dokumentacja medyczna pacjentów B20 4331 Dokumentacja zbiorcza gabinetu B20 Księgi, rejestry, formularze, kartoteki, itp. 4332 Udostępnianie dokumentacji medycznej B5 Wnioski, decyzje, reprografia, itp. 434 Bezpieczeństwo i ubezpieczenia uczniów i wychowanków 4340 Wypadki uczniowskie B10 Przy czym wypadki zbiorowe i śmiertelne oraz powodujące inwalidztwo, a także rejestr wypadków kwalifikują się do kategorii B25 4341 Analizy wypadków uczniowskich B25 4342 Ubezpieczenia uczniów lub wychowanków B10 O ile nie ujęto ich w klasie 17; okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 435 Dowóz uczniów lub wychowanków B5 436 Przeciwdziałanie przestępczości dzieci i młodzieży 4360 Profilaktyka w sprawach przestępczości dzieci i młodzieży B10 W tym organizacja spotkań z policją itp. 4361 Przestępczość dzieci i młodzieży oraz resocjalizacja B10 W tym sprawy karne uczniów; współpraca z organami ścigania i sądami 437 Opieka nad dziećmi i młodzieżą B10 Dokumentacja dot. kontaktów z domami dziecka, pogotowiami opiekuńczymi, rodzinami zastępczymi i adopcyjnymi, dot. opieki nad dziećmi z rodzin zaniedbanych, kontakty z rodzicami (opiekunami) dot. nieobecności uczniów lub wyników szkolnych itp. 438 Losy absolwentów B10 Między innymi korespondencja. Sprawozdania i analizy sklasyfikowane zostały przy klasie 03 44 Poradnictwo psychologiczno- pedagogiczne 440 Dokumentacja badań dziecka B10 W tym opinie pedagoga lub psychologa 441 Dzienniki zajęć B5 442 Poradnictwo zawodowo- wychowawcze B10 443 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna B10 45 Warsztaty szkolne i nauczanie zawodu Sprawy wyposażenia i remontów przy klasie 2 450 Organizacja pracy w warsztatach szkolnych B25 451 Organizacja praktycznej nauki zawodu B10 W tym umowy 452 Produkcja i zbyt własnych wyrobów B5 Przy czym ustalanie cen przy klasie 351 5 ŚRODKI NAUCZANIA. BAZA DYDAKTYCZNO- WYCHOWAWCZA 50 Pomoce naukowe B5 51 Biblioteka szkolna 510 Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące organizacji i funkcjonowania biblioteki szkolnej B25 511 Ewidencja zbiorów bibliotecznych B50 Księgi inwentarzowe, katalogi, bazy danych 512 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B5 Zakupy zbiorów, prenumeraty, dary, wymiany, import 513 Udostępnianie własnych zbiorów bibliotecznych B5 Karty czytelników, baza danych, rewersy 514 Wymiana międzybiblioteczna B5 515 Reprografia zbiorów bibliotecznych B5 Wnioski (zamówienia) na wykonanie fotokopii, kserokopii, itp. 516 Profilaktyka i konserwacja zbiorów bibliotecznych B5 517 Dzienniki zajęć bibliotecznych B5 518 Dzienniki biblioteki B10 Miesięczne meldunki i raporty statystyczne. Plany i sprawozdania roczne i jednorazowe klasyfikuje się przy klasie 03 52 Pracownie szkolne B5 6 ŻYCIE SZKOLNE 60 Gazetka szkolna 600 Zasady funkcjonowania gazetki szkolnej B25 601 Przygotowanie numerów gazetki szkolnej B25 Dla każdego numeru gazetki prowadzi się oddzielną teczkę z materiałami 602 Poligrafia i kolportaż B5 61 Akcje i imprezy szkolne Część spraw, tj. wystaw, pokazów, targów została sklasyfikowana przy klasie 06 610 Organizacja imprez B25 W tym zasady organizacji, nadzór 611 Dokumentacja imprez i akcji B10 62 Uroczystości szkolne i rocznicowe B25 63 Kroniki i monografie szkoły B25 Przechowywanie co najmniej przez cały okres istnienia szkoły