Instrukcja kancelaryjna w Szkole ………………………….............. Postanowienia ogólne § 1 1. Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole …………………..…………………………. 2. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: a) jednostka – należy przez to rozumieć Szkołę …………………………, b) dyrektor – należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły …………………………, c) sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna dyrektora placówki, d) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo lub dokument wymagający rozpatrzenia, e) akta sprawy – oznaczają całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, f) poprzedniki – akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, g) korespondencja – każde pismo wpływające do placówki lub wysyłane przez jednostkę, h) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim, i) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), j) pieczęć urzędowa – pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą jednostki w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, k) pieczęć – stemple lub inne wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp., l) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, m) nośnik informatyczny – należy przez to rozumieć płytę lub inny nośnik, na którym zapisano formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., n) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznie przygotowanej do podpisu przez wystawcę. § 2 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: a) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, b) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, c) wysyłanie korespondencji oraz przesyłek, d) obsługa poczty elektronicznej e) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób. 2. Czynności kancelaryjne wykonują: a) sekretariat, b) kierownik administracyjny. Przyjmowanie i obieg korespondencji § 3 1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją w dzienniku korespondencji. 2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom. 3. Po otwarciu koperty stwierdza się, czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego oraz czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 4. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo. 5. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego. 6. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu, określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Czynności kancelaryjne sekretariatu § 4 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję i rejestruje ją w dzienniku korespondencyjnym oraz przekazuje dyrektorowi. 2. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami. 3. Korespondencję podlegającą załatwieniu przez innych pracowników pracownik sekretariatu przekazuje właściwym osobom za poświadczeniem odbioru. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji § 5 1. Dyrektor przegląda korespondencję, a następnie decyduje, którą korespondencję załatwia sam oraz przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia innym osobom. 2. Na korespondencji kierowanej do załatwienia przez inne osoby umieszcza się dyspozycje dotyczące: a) sposobu załatwienia sprawy, b) terminu załatwienia sprawy, c) aprobaty załatwienia sprawy. 3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty: a) „p.m” – „proszę mówić” – oznacza to, że otrzymujący pismo powinien omówić sprawę, zanim przystąpi do jej załatwiania, b) „p.r” – „proszę referować” – oznacza, że otrzymujący pismo powinien omówić sprawę po przygotowaniu projektu jej załatwienia, c) „m.a” – „moja aprobata” – oznacza, że dyrektor lub wicedyrektor, przekazując sprawę, zachowuje dla siebie ostateczną aprobatę sposobu jej załatwienia, d) „m.p” – „mój podpis” – oznacza, że dyrektor lub wicedyrektor zastrzegają sobie prawo podpisu ostatecznego pisma, e) „a.a” – „ad acta” – oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy. 4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie oraz archiwizacja akt § 6 1. W szkole obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą kwalifikację akt powstających w wyniku działalności szkoły oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. 3. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 4. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum szkolnym zalicza się dokumentację mającą czasowe znaczenie praktyczne. 5. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym wykorzystaniu na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe. 6. Dokumentacja zaliczana do kategorii „BE” przechowywana w archiwum szkolnym przez określoną liczbę lat podlega ekspertyzie, którą przeprowadza właściwe archiwum państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji. § 7 1. Dla każdej załatwionej sprawy zakłada się teczkę aktową, w której przechowywane są wszystkie dokumenty sprawy w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok szkolny oddzielnie. § 8 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw. 2. Spis spraw w szkole prowadzi się w rejestrze elektronicznym. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w szkole. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 4. Sekretariat, po otrzymaniu pisma, sprawdza, czy dotyczy ono sprawy rozpoczętej, czy nowej. W pierwszym przypadku dołącza się je do akt sprawy, w drugim – rejestruje nową sprawę. § 9 1. Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą całej sprawy. Każde pismo dotyczące tej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: a) symbol literowy placówki, b) symbol liczbowy danej sprawy, c) liczbę, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, d) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa została wszczęta. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kreskami ukośnymi, a ostatnie liczby, określające końcówkę roku, oddzielone są kreską ukośną. § 10 Nie podlegają rejestracji w szkole: a) publikacje: gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, prospekty itp., b) potwierdzenie odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, d) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. § 11 1. W szkole prowadzone są następujące rejestry kancelaryjne: a) rejestr uchwał Rady Pedagogicznej, b) rejestr skarg i wniosków, c) rejestr zarządzeń dyrektora, d) rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw. 2. Sekretariat prowadzi, w wersji elektronicznej, dziennik korespondencyjny, w którym rejestrowane są wszystkie pisma kierowane do szkoły. Załatwianie spraw § 12 1. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się formę odręczną oraz korespondencyjną. 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez osobę odpowiedzialną, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu projektu pisma załatwiającego sprawę. 4. Pracownik opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada dyrektorowi. Dyrektor sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi. Pracownik sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis do sekretariatu celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być dołączone według rozdzielnika, pracownik powinien przekazywać do sekretariatu odpowiednia liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Sekretariat sprawdza liczbę załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopie zwraca pracownikowi z odpowiednią adnotacją. 5. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: a) nagłówek, b) znak, c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, d) datę podpisania, e) określenie odbiorcy, f) treść pisma, g) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 6. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafę pracownika i datę sporządzenia pisma. 7. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt placówki oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki, chyba że przepisy szczegółowe stanowią inaczej. Wysyłanie i doręczanie pism § 13 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: a) przesyłką listową, b) faksem, c) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, d) pocztą elektroniczną. 2. W odniesieniu do pism przeznaczonych do wysyłania pracownik sekretariatu: a) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo pracownikowi do uzupełnienia, b) potwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, podając datę jego wysłania, c) zwraca pracownikowi kopie wysłanych pism, d) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiedniego dziennika korespondencji, e) do pism wysyłanych przez pocztę ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, express, itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Przechowywanie akt w składnicy akt § 14 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych szkoła prowadzi składnicę akt. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw. 3. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez odpowiedzialnych pracowników. 4. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u pracownika przekazującego akta jako dowód przekazania akt, a pozostałe otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt. 5. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta i pracownik prowadzący składnicę akt. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych § 15 Informatyka w czynnościach kancelaryjnych wykonywanych w szkole wykorzystywana jest w celu: a) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, b) przesyłania korespondencji i wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną, c) prowadzenia rejestrów obiegu dokumentów w szkole, d) prowadzenia baz danych, e) prowadzenia rejestrów kancelaryjnych, f) tworzenia, przekształcenia i przechowywania niezbędnych dokumentów, g) tworzenia terminarzy, h) monitorowania i kontroli realizacji poleceń, i) umieszczania na stronie www aktualizowanej informacji o szkole, j) informowania interesantów o procedurach załatwiania spraw szkolnych. § 16 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się poprzez: a) dopuszczanie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, b) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbioru danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: a) system haseł identyfikujących pracownika, b) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nieposiadającym odpowiednich uprawnień, c) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przy użyciu kart magnetycznych lub kart obiegowych. 3. Dane gromadzone w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: a) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania, b) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, c) archiwizowanie codzienne zmian, w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu, d) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu. 4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych § 17 1. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników placówki czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora szkoły. 2. Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników.