STAN PRAWNY NA 22 LISTOPADA 2019 Zasady przekazywania dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz wielu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.). Obowiązek utworzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt wynika z Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 36 tego aktu archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe. Przepis ten wymienia zatem również samorządowe jednostki organizacyjne, do których należy również samorządowe przedszkole, szkoła czy placówka. Jednostki organizacyjne systemu oświaty mają zatem obowiązek tworzenia archiwum zakładowego. Zgodnie ze stanowiskiem doktryny „archiwa zakładowe są wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi w strukturze (...) samorządowych jednostek organizacyjnych, które to urzędy i jednostki organizacyjne w trybie art. 33 ust. 3 u.n.z.a. zostały przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora archiwum państwowego ustalone jako zobowiązane do ich utworzenia i prowadzenia. Kompetencje do kreowania archiwum zakładowego jako bytu organizacyjnego należą do osoby kierującej danym podmiotem, zgodnie z obowiązującymi w nim przepisami ustrojowymi i regulacjami statutowymi. Przywoływany już ust. 3 komentowanego artykułu daje podstawę jedynie do wydania aktu administracyjnego ustalającego dany podmiot publiczny jako ten, w którym tworzy się archiwum zakładowe ze względu na to, że powstają w nim materiały archiwalne”. Należy zwrócić uwagę na przywołany w tym fragmencie art. 33 ust. 3 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. Zgodnie z pkt 2 tej regulacji samorządowe jednostki organizacyjne, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala dyrektor właściwego archiwum państwowego. Zatem samorządowe szkoły, przedszkola i placówki są jak najbardziej zobowiązane do utworzenia archiwum zakładowego, lecz nie oznacza to, że archiwum to faktycznie zostanie utworzone w każdej z tych jednostek. Jeżeli bowiem jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala dyrektor właściwego archiwum państwowego, to na szkołę czy placówkę obowiązek taki może zostać nałożony w drodze aktu administracyjnego, który w swojej treści zawiera elementy zbliżające go do decyzji administracyjnej. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w Wyroku z dnia 20 kwietnia 2017 r., III SA/Kr 196/17 stwierdził, że skoro w związku z wydaniem aktu strona jest zobowiązana do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego, a więc będzie zmuszona do założenia i prowadzenia archiwum zakładowego, to akt ten powinien – na zasadzie odpowiedniego stosowania art. 107 § 3 k.p.a. – zawierać uzasadnienie. Zgodnie z przywołanym przepisem uzasadnienie powinno składać się z uzasadnienia faktycznego, które powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, a także uzasadnienia prawnego, które powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej wydanego aktu z przytoczeniem przepisów prawa. Uzasadnienie powinno być sporządzone w sposób realizujący zasady ogólne informowania (art. 9 k.p.a.) oraz przekonywania (art. 11 k.p.a.). Organ powinien w uzasadnieniu zaskarżonego aktu podać motywy uzasadniające zaliczenie wskazanych w akcie dokumentów do materiałów archiwalnych, tym bardziej, że art. 1 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach pozwala na uznanie określonych materiałów za materiały archiwalne w oparciu o różne przesłanki. Tak więc archiwum zakładowe zostaje utworzone na podstawie aktu administracyjnego dyrektora właściwego archiwum państwowego. Akt ten wskazuje wyraźnie jednostkę, w której zostanie utworzone archiwum oraz musi zawierać uzasadnienie dla takiej decyzji, a w szczególności wskazanie dokumentów stanowiących materiały archiwalne. Biorąc pod uwagę przywołane orzeczenie sądu, dyrektor właściwego archiwum państwowego powinien w swoim akcie wyraźnie wskazać przesłanki, które przesądzają o uznaniu danego materiału za materiał archiwalny. W razie utworzenia archiwum zakładowego zastosowanie będzie miał art. 34 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych, czyli również dyrektor szkoły jest zobowiązany zapewnić: • gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworzących zasób podległych im archiwów zakładowych, • klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, a także przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Dyrektor odpowiada zatem za właściwe zabezpieczenie dokumentacji oraz przekazywanie jej do archiwum zakładowego. Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone (art. 35 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. Archiwa zakładowe nie mogą natomiast posiadać zasobu historycznego i ta zasada nie dotyczy tylko archiwów szkół wyższych. Definicja zasobu historycznego nie jest szczególnie rozbudowana i znajdziemy ją w art. 25 ust. 2 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym zasób archiwalny archiwów stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych centralnych jednostek organizacyjnych, a także materiały archiwalne zgromadzone przez te archiwa w przeszłości (zasób historyczny). Zasób historyczny oznacza natomiast materiały archiwalne zgromadzone w archiwum przed dniem wejścia w życie Ustawy, czyli przed 1 stycznia 1984 r. Biorąc zatem pod uwagę te wyjaśnienia, uznać należy, że zasób historyczny, gdyby powstał w archiwum zakładowym, powinien zostać przekazany do archiwum państwowego. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego Zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym określa instrukcja archiwalna przyjęta przez dyrektora szkoły. Można do tej instrukcji zaadaptować niektóre z regulacji zawartych w Rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych: 1. Przesyłki na nośniku papierowym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. 2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego. 3. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona. Po upływie dwóch lat dokumentacja powinna zatem zostać przekazana do archiwum zakładowego. 4. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. 5. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie. 6. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy. Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego pracownika. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Po przyjęciu dokumentacji archiwista przekazuje podpisany przez siebie egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać co najmniej: • dla całego spisu: o imię i nazwisko pracownika, który przygotował spis, o imię, nazwisko i podpis dyrektora odpowiadającego za dokumentację, o imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację, o datę przekazania spisu; • dla każdej pozycji spisu: o liczbę porządkową, o część znaku sprawy – oznaczenie komórki organizacyjnej (jeżeli jest stosowane) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, o tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki), o rok założenia teczki aktowej, o rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej, o rok najpóźniejszego pisma w teczce, o liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu, o oznaczenie kategorii archiwalnej. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej. Sporządzany jest: • w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych, • w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej. Porządkowanie dokumentacji Uporządkowanie dokumentacji prowadzonej w systemie tradycyjnym, przekazywanej do archiwum zakładowego polega na: • w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat: o ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami, o wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, o odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, o usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek), o umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a w razie potrzeby – w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, o ponumerowaniu stron archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu, o ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt; • w odniesieniu do pozostającej dokumentacji niearchiwalnej: o odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, o umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a w razie potrzeby – w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, o opisaniu teczek aktowych zgodnie z instrukcją kancelaryjną, o ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.