STAN PRAWNY NA 20 WRZEŚNIA 2019 Zasady protokołowania posiedzeń rady pedagogicznej Opracował: Wojciech Wasielewski, pracownik kuratorium oświaty Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1148 ze zm.), • Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1461), • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.). Dokumentowanie posiedzeń rady pedagogicznej jest ważnym elementem jej pracy przede wszystkim ze względu na wagę podejmowanych postanowień. Rada pedagogiczna, zgodnie z jej ustawowymi kompetencjami (art. 70 ust. 1 oraz 2 Ustawy Prawo oświatowe), podejmuje uchwały stanowiące, m.in. w sprawie: • zatwierdzania planów pracy przedszkola, • skreślania z listy wychowanków, • ustalenia organizacji doskonalenia zawodowego nauczycieli, • eksperymentów pedagogicznych, • sposobu wykorzystania nadzoru pedagogicznego, w celu doskonalenia pracy przedszkola, • opinii w sprawie projektu finansowego przedszkola. Z kolei art. 70 ust.2 ww. Ustawy określa kompetencje rady pedagogicznej w sprawie opiniowania: • organizacji pracy przedszkola, w tym tygodniowego rozkładu zajęć edukacyjnych, • planu finansowego przedszkola, • wniosków dyrektora w sprawie przyznania nauczycielom nagród i wyróżnień, • propozycji dyrektora w sprawie przydziału nauczycielom stałych prac i zajęć. Rada pedagogiczna uchwala również projekt statutu przedszkola oraz jego zmian i zazwyczaj uchwala jego ostateczną wersję. Wymienione kompetencje to tylko niewielki fragment jej uprawnień, które powodują, że zarówno prawidłowy sposób uchwalania, jak i dokumentowania samego posiedzenia rady jest niezwykle ważny dla dyrektora pełniącego ustawową funkcję przewodniczącego rady, a także dla organów kontrolujących pracę przedszkola. Zasady protokołowania Pewnym utrudnieniem dla środowiska oświatowego jest brak precyzyjnego określenia w prawie zasad i sposobu protokołowania posiedzeń rady pedagogicznej. Powszechnie przyjmuje się, że protokół to oficjalne, pisane na bieżąco sprawozdanie przebiegu rozmaitych posiedzeń, zebrań, obrad, wyborów. Sprawozdania takie służą później do sprawdzania legalności decyzji podejmowanych przez protokołowane gremia i stanowią materiał odwoławczy. Protokół jest więc sprawozdaniem sporządzanym w formie aktu, ustalającym przebieg zdarzeń, stwierdzone fakty lub dokonane czynności. Szczegółowo dla potrzeb postępowania administracyjnego jest on definiowany przez Kodeks postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 68 § 1 oraz § 2 protokół sporządza się tak, aby wynikało z niego, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie podpisać dokument. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić. Rodzaje protokołów Ponieważ protokół sporządzany jest w związku z różnymi sytuacjami występującymi w przedszkolu, wyróżnić możemy kilka jego rodzajów: • protokół zebrania – ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania, zawiera jego porządek, opis przebiegu, podjęte uchwały, zakończenie, podpisy przewodniczącego i protokolanta zebrania, • protokół zdawczo-odbiorczy – sporządzany podczas przekazywania rzeczy i spraw, zawarte są w nim informacje o przekazywanych sprawach i wartościach materialnych, określenie strony przekazującej i odbierającej, podpisy przekazującego i odbierającego oraz ewentualnie protokolanta, • protokół kontroli – jest sprawozdaniem z przeprowadzonej kontroli, zawiera opis czynności kontrolnych, stwierdzony stan faktyczny oraz wskazuje wszelkie nieprawidłowości i niedociągnięcia, • protokół przesłuchania – z protokołu tego powinno wynikać, kto, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był obecny, co ustalono i jakie zgłoszono uwagi; odczytuje się go uczestnikom, przez których powinien zostać podpisany po odczytaniu, • protokół zdarzeń – zawiera stwierdzenia ściśle określonych faktów i towarzyszących okoliczności zdarzenia oraz podpisy sporządzających. Budowa protokołu Niezależnie od przeznaczenia, protokoły mają podobną budowę. Wyróżnić można następujące części składowe protokołu: 1. Tytuł – zawiera słowo „protokół”, zwięzłe określenie rodzaju zdarzenia, stanu, faktu, określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty (dzień, miesiąc, rok). 2. Część wstępna wymienia osoby biorące udział w protokołowanych czynnościach (jeżeli nie dołączono listy obecności) i nieobecnych (podaje się, czy nieobecność została usprawiedliwiona), wykaz rozpatrywanych spraw. 3. Część zasadnicza to: • opis i przebieg wydarzeń – wypowiedzi uczestników z podanym imieniem i nazwiskiem, opis realizacji poszczególnych punktów porządku, • okoliczności towarzyszące podejmowaniu wniosków i uchwał. 4. Część końcowa: • formuła stwierdzająca zakończenie czynności – podpisy (po prawej przewodniczący, po lewej protokolant). Forma protokołu Ważnym elementem protokołu jest sposób przedstawiania części zasadniczej. Wbrew przyjętej praktyce, podejmowane uchwały i przebieg dyskusji nie muszą być opisywane w protokole w sposób dosłowny, odzwierciedlający dokładnie wypowiedzi dyskutantów. Zasadniczo możemy wyróżnić trzy sposoby zapisywania treści posiedzenia: • forma dosłowna – wierne przytoczenie przemówień lub wystąpień bez skrótów, głównie na podstawie stenogramów lub tekstów autoryzowanych, • streszczenie – zwięzłe omówienie poszczególnych wystąpień w celu uproszczenia wywodów i wyeliminowania wszystkiego, co jest zbędne; tylko uchwały nie podlegają skrótom, • forma uproszczona – polega na ograniczeniu się do wzmianek o charakterze syntetycznym, wymienia tylko najważniejsze kwestie, przedmiot obrad i powzięte uchwały. Protokół posiedzenia rady pedagogicznej, zgodnie z wyżej przyjętą definicją, jest sprawozdaniem z jej obrad. Ustawa Prawo oświatowe nie reguluje szczegółowo kwestii związanych z protokołowaniem zebrań. W myśl art. 73 ww. Ustawy rada pedagogiczna ustala regulamin swojej działalności, który określa również, że zebrania rady są protokołowane. W praktyce oznacza to, że szczegóły dotyczące księgi protokołów i protokołowania powinny znaleźć się w regulaminie rady pedagogicznej. Również tam powinno nastąpić rozstrzygnięcie, czy protokoły rady będą prowadzone w wersji pisemnej czy elektronicznej. Rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji umożliwia prowadzenie dokumentacji przedszkolnej (m.in. listy obecności) w formie elektronicznej. Niewątpliwie w dobie „cyfrowej edukacji” prowadzenie protokołów rady pedagogicznej w formie elektronicznej staje się wymogiem świadczącym o jakości pracy rady. Akceptacja protokołu oraz poprawki Niezależnie od formy sporządzania protokołu, powinien on zostać udostępniony do wglądu. Często problemem dla przewodniczącego rady pedagogicznej jest kwestia zatwierdzania protokołu oraz wnoszenia do niego poprawek. Niewątpliwie przyjąć należy, że każdy członek rady ma prawo zapoznania się z protokołem i wniesienia poprawek (jeżeli istnieje niezgodność). W tym celu projekt protokołu udostępnia się do wglądu uczestnikom obrad po upływie terminu napisania protokołu przez protokolantów. Członkowie rady powinni w terminie określonym w regulaminie zgłaszać ewentualne poprawki do zapisu swoich wypowiedzi. Dopuszczalne są następujące rozwiązania w razie uwzględnienia poprawki: • w przypadku oczywistych błędów i braków w protokole, wynikających np. z przeoczenia, przewodniczący rady dokonuje poprawek w tekście, parafuje je, następnie sporządza protokół o poprawieniu tekstu i przedkłada go do wglądu, • poprawiony tekst protokołu zastępuje tekst wadliwy i przewodniczący poddaje pod głosowanie poprawkę na najbliższym zebraniu rady. Jeśli przewodniczący nie uwzględni poprawki, również poddaje ją pod głosowanie na najbliższym posiedzeniu rady. W protokole pisanym na komputerze można nanieść poprawki pismem ręcznym, jeżeli regulamin przewiduje takie rozwiązanie. Decyzję o wprowadzeniu poprawek podejmuje rada na następnym zebraniu, zatwierdzając ostateczny tekst protokołu. Protokoły napisane pismem komputerowym można przechowywać w formie elektronicznej, odpowiednio je zabezpieczając. Oprócz wersji elektronicznej wskazane jest przechowywanie protokołu w wersji wydrukowanej. Po zakończeniu roku szkolnego tworzy się księgę protokołów, zawierającą następujące elementy: • stronę tytułową, zawierającą: nazwę przedszkola, rok szkolny, za który jest sporządzona, • spis treści – wykaz posiedzeń rady pedagogicznej, • wykaz uchwał, • protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej poukładane w porządku narastającym. Błędy w protokołach W czasie kontroli przeprowadzonych w przedszkolach stwierdza się częste błędy dotyczące sposobu przyjmowania wniosków i uchwał. W czasie kontroli organy nadzorujące badają w szczególności zgodność protokołu z regulaminem rady. Zastrzeżenia dotyczą: • braku wyniku głosowania, numeru uchwały, • braku w porządku obrad punktu „uchwały i wnioski”, • sposobu zapisywania uchwał i wniosków – zapisywane są one tylko w tym punkcie, gdzie zostały podjęte, a nie w punkcie dotyczącym uchwał i wniosków. Warto również pamiętać, że pisząc protokół, nie wolno używać korektora. W razie pomyłki należy ją przekreślić, poprawić na czerwono i złożyć podpis przy poprawce wraz z datą korekty. Reasumując powyższe rozważania, przyjąć należy, że warunkiem prawidłowego i skutecznego funkcjonowania rady pedagogicznej jest precyzyjne określenie w regulaminie sposobu dokumentowania jej posiedzeń, zaakceptowanego przez wszystkich jej członków. Poniżej zamieszczono przykładowy zapis regulaminu rady pedagogicznej dotyczący sposobu dokumentowania jej posiedzeń. Dokumentowanie posiedzeń rady pedagogicznej 1. Z posiedzenia rady sporządza się protokół w formie elektronicznej i wydruku komputerowego w terminie siedmiu dni od daty zebrania. W razie konieczności dopuszcza się skrócenie lub wydłużenie terminu sporządzenia protokołu, po wcześniejszym uzgodnieniu z zespołem protokołującym. 2. Pracę rady pedagogicznej dokumentuje zespół ds. protokołowania, wniosków i uchwał, wybierany na każdy rok szkolny. 3. Protokół z każdego posiedzenia rady składa się z następujących części: a) strony tytułowej, zawierającej: • datę, nazwę i numer kolejny posiedzenia, zapis o liczbie stron i załączników do protokołu, imię i nazwisko prowadzącego posiedzenie, porządek obrad oraz stwierdzenie prawomocności posiedzenia – kworum, • określenie charakteru rady pedagogicznej, np.: posiedzenie organizacyjne, szkoleniowe, analityczne, podsumowujące, • określenie trybu zwołania rady, czyli: zwołana w trybie pilnym lub zgodnie z harmonogramem pracy rady pedagogicznej, • listy obecności – wydruku komputerowego z podpisami; b) zapisu przebiegu obrad, przedstawionego w punktach zgodnych z numeracją porządku obrad, c) podjętych uchwał oraz sposobu ich podejmowania, d) pozostałych dokumentów niezbędnych do udokumentowania przebiegu posiedzenia, napisanych według wzorów znajdujących się w załącznikach, w tym uchwał w pełnym brzmieniu, pisemnych wystąpień do protokołu, pisemnych sprawozdań, e) podpisów przewodniczącego i protokolanta. 4. Wszystkie strony protokołu posiadają: a) nagłówek, w którym zapisuje się: „Protokół z posiedzenia rady pedagogicznej w dniu ………” oraz numer kolejny strony, b) stopkę z nazwiskami i podpisami protokolantów danego protokołu, c) podpisy protokolantów protokołu oraz osoby prowadzącej posiedzenie wraz z imienną pieczęcią, które zamieszcza się na ostatniej stronie protokołu, d) protokoły pisane są dwustronnie. 5. Projekt protokołu udostępnia się do wglądu uczestnikom obrad po upływie terminu napisania protokołu przez protokolantów w celu ewentualnego zgłaszania poprawek. 6. Członkowie rady zobowiązani są w terminie siedmiu dni do zapoznania się z treścią protokołu i zgłaszania ewentualnych poprawek przewodniczącemu. 7. Decyzję o wprowadzeniu poprawek podejmuje rada na następnym zebraniu. 8. Ostateczny tekst protokołu zatwierdza rada przez głosowanie na następnym posiedzeniu. 9. Protokoły napisane pismem komputerowym można przechowywać w formie elektronicznej, odpowiednio je zabezpieczając. Oprócz wersji elektronicznej protokół przechowuje się w wersji wydrukowanej. 10. Po zakończeniu roku szkolnego tworzy się księgę protokołów, zawierającą następujące elementy: a) stronę tytułową, zawierającą: nazwę szkoły, nazwę roku szkolnego, za który jest sporządzona, b) spis treści – wykaz posiedzeń rady pedagogicznej, c) wykaz uchwał, d) protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej poukładane w porządku narastającym. 11. Opieczętowaną i podpisaną przez dyrektora księgę przekazuje się do zszycia w sposób trwały na koniec każdego roku szkolnego. W księdze za dany rok szkolny jest umieszczany także nośnik z zapisem elektronicznym posiedzeń rady pedagogicznej, zapis w formie uniemożliwiającej wprowadzenie zmian.