STAN PRAWNY NA 20 WRZEŚNIA 2019 Podstawy prawne obiegu dokumentacji Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz wielu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: · Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.), · Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.). Zasady obiegu dokumentów w każdej jednostce organizacyjnej systemu oświaty określa instrukcja kancelaryjna przyjęta zarządzeniem dyrektora jednostki. Nie obowiązuje natomiast instrukcja określona Rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Wynika to z faktu, że przywołane Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 6 ust. 2b Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego ds. administracji publicznej oraz ministra właściwego ds. kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określa, w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a: · instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki, · sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt, · instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum. Przepisy tego Rozporządzenia mają zastosowanie do: · organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, · organów powiatu i starostw powiatowych, · organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, · organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy. Ten podmiotowy zakres stosowania Rozporządzenia został wskazany również w jego § 1 ust. 1 pkt 3, zgodnie z którym określa ono instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcję archiwalną właśnie