STAN PRAWNY NA 7 LIPCA 2022 Czynności kancelaryjne w sekretariacie szkoły Opracowała i zaktualizowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w Starostwie Powiatowym w Ostrołęce; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz wielu publikacji o tematyce oświatowej; wykładowca i szkoleniowiec z zakresu zagadnień dotyczących oświaty i administracji, posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły; członek Ostrołęckiego Towarzystwa Naukowego im. Adama Chętnika oraz Zarządu Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny w Ostrołęce Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.). Sekretariat jest w placówce oświatowej miejscem, w którym wykonuje się większość czynności kancelaryjnych. Według Słownika języka polskiego sekretariat to „dział instytucji, w którym załatwia się sprawy bieżące, korespondencję, przyjmuje interesantów; ogół tych spraw; zespół pracowników tego działu; kancelaria, lokal, w którym się ten dział mieści” . Jako nowoczesne biuro sekretariat placówki oświatowej powinien przede wszystkim: • skutecznie pośredniczyć w komunikacji między placówką a otoczeniem, • tworzyć wizerunek placówki przez przestrzeganie odpowiednich zasad podczas: o przyjmowania interesantów, o przyjmowania gości, o działań marketingowych, o prowadzenia korespondencji, o organizowania zebrań rady pedagogicznej. Jednak podstawowymi czynnościami wykonywanymi w sekretariacie są: • czynności kancelaryjne – podstawowe działania związane z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji tj. obiegiem korespondencji (rejestrowanie pism, znakowanie), obsługą interesantów itp., • czynności manipulacyjne – zadania związane z pracą techniczną wykonywaną na tym stanowisku, np. obsługa komputera oraz innych urządzeń biurowych, • praca koncepcyjna – praca związana z przygotowywaniem (planowaniem) jakiegoś zadania, wymagająca wytężonego wysiłku umysłowego i szczególnej koncentracji uwagi, np.: przygotowywanie spotkań czy projektów pism wychodzących, • czynności archiwistyczne – archiwizacja, porządkowanie, konserwacja akt, prowadzenie archiwum zakładowego. Mając na uwadze przypisane szkole/placówce zadania administracyjne, można stworzyć listę przykładowych obowiązków pracownika sekretariatu. Będą to w szczególności: • prowadzenie sekretariatu oraz załatwianie spraw bieżących zgodnie z instrukcją kancelaryjną, • przechowywanie dokumentacji przy zachowaniu obowiązujących przepisów, • prowadzenie korespondencji (redakcja pism wychodzących), • przechowywanie i zabezpieczanie pieczęci, • sporządzanie sprawozdań, • nadzór nad zaopatrzeniem szkoły/placówki w materiały biurowe i szkolne, • prowadzenie ksiąg inwentarzowych, • prowadzenie dokumentacji dotyczącej spraw uczniowskich, • sporządzanie klasowych list uczniów/wychowanków, • ewidencjonowanie przyjęcia, pobytu i opuszczania szkoły/placówki przez każdego z uczniów/wychowanków, • prowadzenie księgi roczników i księgi ewidencji uczniów/wychowanków, • prowadzenie adnotacji o spełnianiu obowiązku szkolnego przez uczniów, • przekazywanie kart zdrowia oraz dokumentów do innych szkół/placówek, • czuwanie nad systematycznym przesyłaniem potwierdzeń o kontynuowaniu nauki przez absolwentów szkoły ze szkół ponadpodstawowych, • niektóre z działań rekrutacyjnych, • prowadzenie archiwum, • wydawanie duplikatów dokumentów szkolnych, • zaopatrywanie szkoły/placówki w druki, także ścisłego zarachowania, oraz ich ewidencjonowanie, • wystawianie druków i zaświadczeń, • kontrola ważności badań lekarskich nauczycieli i pracowników niepedagogicznych szkoły/placówki, • zadania związane z ochroną danych osobowych pracowników szkoły/placówki oraz uczniów/wychowanków, • wprowadzanie danych do systemu informacji oświatowej, a także: • odbieranie i łączenie rozmów telefonicznych, • przyjmowanie interesantów, • wypełnianie innych obowiązków zleconych przez dyrektora szkoły/placówki. Niejednokrotnie pracownik sekretariatu ma w zakresie swoich obowiązków m.in. prowadzenie spraw kadrowych. Dzieje się tak zazwyczaj w małych placówkach, w których nie ma rozbudowanego systemu administracyjnego. W powyższym przypadku do zakresu obowiązków takiego pracownika należy również m.in. prowadzenie akt osobowych pracowników, ewidencji – czasu pracy pracowników, urlopów oraz korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ważne! W szkołach i placówkach publicznych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego istnieje obowiązek posiadania instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt. Obowiązek ten wynika z Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przyjmowanie i obieg korespondencji Jedne z podstawowych czynności kancelaryjnych to przyjmowanie i wysyłanie korespondencji. Obieg każdego z pism skierowanych do placówki powinien rozpoczynać się i kończyć w sekretariacie – dotyczy to także dokumentów, które interesant złożył bezpośrednio na ręce dyrektora. Obieg dokumentów w sekretariacie możemy podzielić na cztery etapy: • etap I – przyjmowanie dokumentów (korespondencji), • etap II – dekretowanie pism i załatwianie spraw, • etap III – wysyłanie odpowiedzi, • etap IV – archiwizacja spraw zakończonych. Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wytyczne dotyczące postępowania z wszelką dokumentacją szkolną zawiera instrukcja kancelaryjna – nieodzowny dokument w każdej placówce oświatowej. Precyzuje on m.in. sposób postępowania z dokumentami wpływającymi do placówki, ich przechowywania oraz wysyłania na zewnątrz. Przedstawia obieg dokumentów, sposób załatwiania spraw, zasady archiwizacji dokumentacji spraw zakończonych. Zawiera też wzory formularzy i pieczęci używanych w placówce. Instrukcja kancelaryjna jest zatwierdzana zarządzeniem dyrektora placówki. Etap I – przyjmowanie dokumentów (korespondencji) Zgodnie z etapami przedstawionymi powyżej obieg dokumentów rozpoczyna się przyjęciem korespondencji przez pracownika sekretariatu w zwyczajowy sposób, tj. bezpośrednio od listonosza lub ze skrytki pocztowej, którą placówka może posiadać na poczcie. Korespondencja wpływa również bezpośrednio od interesantów. Sekretariat pełni wówczas funkcję biura podawczego. Ważne! W przypadku gdy interesant osobiście składa korespondencję w sekretariacie, pracownik sekretariatu ma obowiązek wydania potwierdzenia jej otrzymania na żądanie składającego. Po ustaleniu, że odebrana korespondencja jest skierowana właściwie i nie znajduje się na liście przesyłek wpływających, które nie powinny być otwierane w punkcie kancelaryjnym, otwieramy kopertę ostrożnie, aby nie przeciąć umieszczonego tam pisma. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) przechowuje się jako załącznik przeważnie w przypadku pism: • wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skarg, odwołań, • bez danych nadawcy lub daty pisma, • mylnie skierowanych, • załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, • których zawartość nie odpowiada zapisom na kopercie. Wyjęte z koperty pismo należy ostemplować pieczątką wpływu. W przypadku korespondencji, której z różnych przyczyn nie należy otwierać w punkcie kancelaryjnym, pieczątkę wpływu odciska się na zamkniętej kopercie, natomiast w dzienniku korespondencji rejestruje dane, które znajdują się na kopercie. Takie przypadki to m.in.: • oferty przetargowe otwierane przez powołaną w tym celu komisję przetargową; pracownik sekretariatu powinien jedynie ostemplować kopertę zawierającą ofertę pieczęcią wpływu, odnotowując obok daty wpływu do jednostki również godzinę przyjęcia korespondencji; jest to istotne ze względu na zamieszczony w ogłoszeniu o postępowaniu przetargowym wymóg złożenia oferty w terminie określonym co do godziny, • oferty przesyłane na konkurs, kiedy otwarcie takiej oferty zastrzeżone jest dla komisji konkursowej; należy wtedy postąpić tak jak w punkcie wcześniejszym. Wpływające pisma pieczętujemy pieczątką wpływu pism zawierającą przykładowe informacje: Szkoła …………………… nr (numer szkoły) im. …………… (patron szkoły) w (miejsce) data wpływu ………………………….. l.dz (liczba dziennika – kolejna liczba) liczba załączników ……… podpis osoby przyjmującej …………………………… Tak przyjętą korespondencję należy odnotować w dzienniku korespondencji (jeśli instytucja go prowadzi). Pracownik sekretariatu umieszcza przyjęte pisma w teczce korespondencji, którą przekazuje do zadekretowania dyrektorowi. Po otrzymaniu powyższej teczki dyrektor dekretuje pisma – przydziela je poszczególnym pracownikom, opatrując każde z nich notatką dotyczącą terminu i sposobu załatwienia sprawy. Etap II – dekretowanie pism i załatwianie spraw Dekretowanie pism obejmuje czynności związane z rozdzielaniem pism i nanoszeniem na nie informacji dotyczących terminu i sposobu ich załatwienia. Na dekretacji powinny znaleźć się imię i nazwisko osoby, która otrzymuje pismo do realizacji, data dekretacji oraz podpis dyrektora, np.: P.B. Kulesza – p.m. 02.09.2019 r. Z. Nowak (dyrektor) Przy dekretowaniu pism przez przełożonego stosowane są ogólnie przyjęte skróty, które mają sygnalizować wskazówki dyrektora odnośnie do załatwienia danej sprawy. Skróty najczęściej stosowane w dekretacji pism to: • p.m. – „proszę mówić” – pracownik, który otrzymuje sprawę do realizacji, ma obowiązek porozmawiać o niej z wydającym dyspozycję, • p.r. – „proszę referować” – pracownik, który otrzymuje sprawę do realizacji, powinien ją zreferować (często jest to kontynuacja wcześniej rozpoczętej sprawy), • m.a. – „moja aprobata” – ostateczne załatwienie sprawy wymaga aprobaty dyrektora, • m.p. – „mój podpis” – w danej sprawie należy przygotować korespondencję do podpisu przez dyrektora, • a.a. – „ad acta” – pismo należy odłożyć do akt. Wymienione adnotacje są jedynie przykładem. W placówce powinno się stosować te, które są zgodne z przyjętymi w niej zwyczajami. Jeśli placówka prowadzi dziennik korespondencyjny, polecenia odnotowane przy dekretacji wpisywane są do dziennika przy nazwisku osoby, która otrzymała sprawę do załatwienia. Etap III – wysyłanie odpowiedzi Wybór opcji wysyłania korespondencji jest uwarunkowany wieloma czynnikami. Zwykłe listy można, po naklejeniu na nie odpowiednich znaczków bądź po ich ofrankowaniu, wrzucić do najbliższej skrzynki pocztowej. Jednak w przypadku listów poleconych niezbędna jest osobista wizyta na poczcie. Większą liczbę pism skierowanych do tego samego adresata można wysłać w jednej kopercie lub jednym opakowaniu. Natomiast korespondencję wymagającą potwierdzenia odbioru należy wysyłać osobno. Każde pismo wkładamy do odrębnej koperty i przyklejamy do niej zwrotne potwierdzenie odbioru, tzw. zwrotkę. Ma to szczególne znaczenie dowodowe. Oprócz zaewidencjonowania korespondencji w odpowiednich rejestrach (tj. w księdze pism wychodzących), musimy przygotować ją również do wysłania. Służą do tego koperty: • standardowe – małe koperty mieszczące złożony dwukrotnie na pół arkusz A4, • aktowe – do pism A4 bez składania lub złożonych do formatu A5, • gabinetowe, podłużne (DL) – służą do wysyłki pism składanych wzdłuż dwukrotnie, na trzy części, często wykorzystywane do wysyłania zaproszeń, • okienkowe – w polu adresowym znajduje się okienko z przezroczystej folii, przez które odczytuje się adres nadrukowany na piśmie, • bąbelkowe – w różnych formatach, wypełnione folią bąbelkową, używane do wysyłania korespondencji, która może być narażona na zniszczenie (np. nośników elektronicznych). Wysyłając korespondencję formatu A4 w standardowej kopercie, osoba wysyłająca powinna ją złożyć dwukrotnie, a wkładając do koperty – zwrócić uwagę, aby pismo zostało włożone grzbietem do dołu koperty. Tak zapakowany dokument nie zagnie się podczas umieszczania go w kopercie, a podczas rozcinania nożem koperty nie zostanie przecięty. Taka metoda będzie skuteczna także w przypadku, gdy odbiorca odcina nożyczkami brzeg koperty w celu wyjęcia korespondencji. Wtedy w najgorszym wypadku odetnie tylko margines pisma bez naruszenia jego treści. W prawym dolnym rogu koperty umieszczamy adres odbiorcy, uważając jednak, aby nie zajął on więcej niż 1/4 pola koperty. Na kopercie muszą się bowiem zmieścić pieczątki szkoły, ofrankowanie korespondencji czy dodatkowe oznaczenia pocztowe identyfikujące rodzaj przesyłki. Do listów – zwłaszcza poleconych – często dołącza się zwrotne potwierdzenie odbioru korespondencji przez adresata, zwane potocznie „zwrotką”. Stosuje się je w sytuacjach, gdy potwierdzenie doręczenia dokumentów ma istotne znaczenie dla nadawcy (np. wówczas, kiedy istnieje konieczność wykazania, że czynność powiadomienia listownego została zrealizowana skutecznie), szczególnie przy wezwaniach i zawiadomieniach. Etap IV – archiwizacja spraw zakończonych Dokumentacja w placówce przechowywana jest zazwyczaj w teczkach bądź segregatorach. Ich oznaczenie wynika z jednolitego rzeczowego wykazu akt, który powinna posiadać każda placówka. Zgodnie z prawem: „Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System kwalifikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych”. Konstrukcja wykazu akt polega na: • spójnym klasyfikowaniu dokumentacji przy uwzględnieniu kryteriów rzeczowych, • systemie klasyfikacji dziesiętnej, • ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. W wykazie akt ujęte powinny być wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się placówka. Wprowadzane są one, zanim pojawi się dokumentacja związana z realizacją tych zadań. Zbudowanie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się placówka, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji, na maksymalnie 10 klas pierwszego rzędu zwanych klasami głównymi. Każdą klasę główną dzieli się na klasy drugiego rzędu (co najmniej dwie, nie więcej niż 10). Podział podklas na dalsze rzędy jest kontynuowany aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw. Ważne! Dokonywanie podziału klas służy stworzeniu klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację nieobjętą wymogiem rejestracji w ramach spraw. Dla klas końcowych oznaczane są kategorie archiwalne. Każda placówka powinna posiadać komplet opracowanych przez siebie aktualnych i archiwalnych przepisów kancelaryjnych uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Teczki spraw w placówkach powinny być zakładane na dany rok kalendarzowy. Zgodnie z instrukcją archiwalną dokumenty spraw zakończonych należy przechowywać w placówce przez czas określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Okres przechowywania akt nazywamy kategorią archiwalną. Jego długość zależy od ważności historycznej i użytkowej dokumentów. Rozróżniamy następujące kategorie: • materiały archiwalne oznaczone symbolem „A” – w rozumieniu art. 1 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach są to akta mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej; stanowią one część składową państwowego zasobu archiwalnego, są przeznaczone do wieczystego przechowywania, • dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B” – są to akta posiadające jedynie czasową wartość praktyczną: o symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po upływie ustalonego w rzeczowym wykazie akt okresu przechowywania mogą być zniszczone; okres ich przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy (np. akta spraw załatwionych w ciągu 2015 r., oznaczone symbolem B5, mogą być zniszczone po 1 stycznia 2021 r.), o symbolem BE oznacza się akta, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania powinny być poddane ekspertyzie właściwego archiwum państwowego; może ono dokonać zmiany kategorii tych akt, uznając je za materiały archiwalne, o symbolem Bc oznacza się akta manipulacyjne, które po pełnym wykorzystaniu do prac bieżących mogą zostać zniszczone bezpośrednio w komórce organizacyjnej, jednak pod kontrolą osoby prowadzącej archiwum zakładowe w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym. Przed przekazaniem akt do archiwum niezbędne jest sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego. Zawiera on informacje o nazwie akt, ich symbolu, liczbie teczek, datach skrajnych, kategoriach i symbolach archiwalnych oraz dacie przekazania do archiwum. Daty skrajne to data najstarszego i najnowszego dokumentu w danej teczce. Sporządzenie spisu zapewnia sprawne zdanie akt do archiwum i stanowi pokwitowanie zdania akt do archiwum.