STAN PRAWNY NA 20 WRZEŚNIA 2022 Systemy kancelaryjne obowiązujące w placówkach oświatowych Opracowała i zaktualizowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w Starostwie Powiatowym; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz wielu publikacji o tematyce oświatowej; wykładowca i szkoleniowiec z zakresu zagadnień dotyczących oświaty i administracji, posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły; członek Ostrołęckiego Towarzystwa Naukowego im. Adama Chętnika oraz Zarządu Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny w Ostrołęce Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 246). System kancelaryjny to zbiór zorganizowanych i powiązanych ze sobą elementów, który zawiera informacje dotyczące zasad przyjmowania i redagowania dokumentów, sposobu ich rejestracji, obiegu i układu akt powstających w toku bieżącej działalności placówki, mających wpływ na formę akt. W placówkach oświatowych stosowane są różne warianty rzeczowego systemu kancelaryjnego – systemu akt spraw opartego na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym rodzaj systemów obowiązujących w placówkach, wynikają z instrukcji kancelaryjnej, o której mowa w § 1 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Regulacja ta, oprócz wspomnianej instrukcji, określa również: • sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt, • instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Przepisy Rozporządzenia mają zastosowanie do organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. Nie obejmują natomiast szkół, przedszkoli i placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, ponieważ w samorządowych jednostkach oświatowych obowiązuje instrukcja przyjęta przez dyrektora jednostki, co reguluje art. 6 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dobra organizacja Dobra organizacja obiegu pism jest niezbędna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw w placówce. Właściwie skonstruowana instrukcja kancelaryjna zawiera informacje na temat obowiązującego systemu obiegu korespondencji, czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych. Ustalony instrukcją sposób wykonywania czynności kancelaryjnych nazywamy właśnie systemem kancelaryjnym. W § 1 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej (Załącznik nr 1 do ww. Rozporządzenia) czytamy, że określa ona szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej: • niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz • począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu, do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym. Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD (ust. 2). O tym, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu, decyduje kierownik tegoż podmiotu (ust. 3). Jeśli więc jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw został wskazany system EZD, to ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne (ust. 4). Ważne! Wyróżnia się dwa zasadnicze rodzaje systemów kancelaryjnych wykonywanych w systemie tradycyjnym: system dziennikowy oraz system bezdziennikowy. Istnieje również system mieszany, który łączy pewne elementy obu systemów.   System dziennikowy System kancelaryjny dziennikowy oparty jest na rejestracji pism w dzienniku podawczym, zwanym też dziennikiem korespondencyjnym (zob. przykładowy wzór – zał. nr 1). Zasadniczo w tym systemie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej (§ 39 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej). Jednakże dopuszcza się (ust. 2) wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: • prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, • prowadzenia innych niż określone w pkt 1 rejestrów i ewidencji, • udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu, • przesyłania przesyłek, • dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej. W systemie tradycyjnym, jakim jest system kancelaryjny dziennikowy, o czym mowa w ust. 3, rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej: • liczby porządkowej, • daty wpływu przesyłki do podmiotu, • tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki, • nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna, • daty widniejącej na przesyłce, • znaku występującego na przesyłce, • wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku przesyłki mylnie doręczonej (§ 43), dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat, • liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki, • dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne. Prowadzony w postaci elektronicznej rejestr przesyłek wpływających (ust. 4) umożliwia nie tylko sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3, ale również: • wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, które zostały określone w ust. 3, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku, • zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 3. Pomimo pewnych trudności, jakie nastręcza tak szczegółowa rejestracja (związana z odnotowywaniem wielu danych), system ten posiada ważną zaletę – pomaga kontrolować drogę, jaką dokument przechodzi w trakcie załatwiania sprawy. Zarejestrowane pismo otrzymuje numer wpisywany na pieczęci wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Przykładowa sygnatura pisma to: L.dz. 14/2019, gdzie: • L.dz. – oznacza liczbę dziennika, • 14 – kolejny numer w dzienniku, • 2019 – rok, z którego pochodzi dziennik. Ważne! Dziennik korespondencyjny zakładamy na kolejne lata kalendarzowe. Co do zasady pisma zarejestrowane w dzienniku przekazuje się osobom odpowiedzialnym za realizację spraw, których dotyczą, za pokwitowaniem odbioru (własnoręczny podpis oraz data odbioru). Taki sposób rozdziału korespondencji pozwala uzyskać pewność, że pismo trafiło do właściwej osoby w czasie umożliwiającym jego terminowe załatwienie. Na sąsiedniej stronie tego samego dziennika zarezerwowane jest zazwyczaj miejsce na rejestrowanie pism wychodzących. Pomimo pewnych trudności związanych z dodatkową pracą, tj. odnotowywaniem korespondencji wychodzącej, pozwala to na dalszą kontrolę obiegu korespondencji, zwłaszcza pism terminowych. W takim przypadku po lewej stronie dziennika odnotowuje się (przy zachowaniu ustalonej kolejności wpływu) korespondencję wpływającą, natomiast po prawej stronie dziennika (równolegle) – korespondencję wychodzącą, jeżeli jest ona odpowiedzią na otrzymane wcześniej pismo (zob. przykładowy wzór – zał. nr 2). Jeżeli jednak pismo to nie wymaga odpowiedzi, miejsce po prawej stronie dziennika pozostaje puste. Można je również przeznaczyć na ewentualne uwagi dotyczące korespondencji niewymagającej odpowiedzi. Taki sposób rejestrowania pism wychodzących pozwala na dopilnowanie terminowości załatwiania spraw. Także sposób rejestrowania przesyłek wychodzących powinien być ustalony w instrukcji kancelaryjnej. Zgodnie z § 61 ust. 1 prowadzi się go na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej. Rejestr zawiera w szczególności następujące informacje: • liczbę porządkową, • datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu, • nazwę podmiotu, do którego wysłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (np. urzędy gmin, szkoły podstawowe), • znak sprawy wysyłanego pisma, • sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP). Ważne! W placówce, zwłaszcza takiej o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, może funkcjonować równolegle kilka dzienników korespondencji. Co do zasady w dziennikach korespondencyjnych nie rejestruje się: • publikacji – gazet, książek, ogłoszeń, folderów reklamowych, • zaproszeń, • życzeń okolicznościowych, • potwierdzeń odbioru korespondencji poleconej (dołącza się je do kopii korespondencji, z której oryginałem zostały wysłane). Pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem powinny być wpisywane do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeń. System bezdziennikowy System kancelaryjny bezdziennikowy zakłada rejestrację poszczególnych spraw, a nie pojedynczych dokumentów, które wchodzą w skład sprawy. W tym systemie pisma, które wpływają do sekretariatu, są opatrywane pieczęcią wpływu i – po zadekretowaniu przez dyrektora szkoły – przekazywane właściwemu pracownikowi. Rejestracja sprawy polega wtedy na wpisaniu pierwszego pisma dotyczącego sprawy do formularza o nazwie „spis spraw” (zob. przykładowy wzór – zał. nr 3). Zgodnie z § 53 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej prowadzony spis spraw zawiera następujące dane: • odnoszące się do całego spisu: o oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie, o oznaczenie komórki organizacyjnej, o symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, o hasło klasyfikacyjne z wykazu akt; • odnoszące się do każdej sprawy w spisie: o liczbę porządkową, o tytuł stanowiący zwięzłe odnoszenie się do treści sprawy, o nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, o znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, o datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, o datę wszczęcia sprawy, o datę ostatecznego załatwienia sprawy, o uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt (§ 53 ust. 2). Ważne! Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw. Ze względu na sposób rejestrowania i przechowywania dokumentacja nadsyłana i składana w placówce oraz w niej powstająca dzieli się na: • tworzącą akta spraw, • nietworzącą akt spraw. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy, natomiast dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Dokumentację tę mogą stanowić w szczególności: • zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy, • niezamawiane przez placówkę oferty, które nie zostały wykorzystane, • publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma, • dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe, • listy obecności, • karty urlopowe, • dokumentacja magazynowa, • środki ewidencyjne archiwum zakładowego, • dane w systemach teleinformatycznych przeznaczonych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr, • rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych. System mieszany System mieszany (występujący raczej jako system umowny) stosowany jest często w placówkach, w celu odnotowywania korespondencji przychodzącej, jako połączenie systemu dziennikowego i bezdziennikowego. Pismo po wpłynięciu zostaje odnotowane w dzienniku korespondencji, a następnie przypisane do odpowiedniej teczki zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Choć prowadzenie dziennika korespondencji nastręcza trudności, to umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji wpływającej do placówki. Nawet jeśli taki system kancelaryjny wydaje się zbyt skrupulatny, umożliwia on prześledzenie drogi korespondencji oraz zachowanie terminowości załatwiania spraw. System EZD System EZD jest to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. W systemie tym wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to: • prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, • wykonywania dekretacji, • wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma, • prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD, • gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw. Szczegółowy zakres działania tego systemu określa Rozdział II Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Wykaz akt Drugim z dokumentów, oprócz instrukcji kancelaryjnej, który powinien znajdować się w posiadaniu szkoły, jest jednolity rzeczowy wykaz akt, jako dokument klasyfikujący i kwalifikujący dokumentację. Ważne! Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw. Zatem wykaz akt powinien obejmować wszystkie zagadnienia i sprawy, którymi zajmuje się dana jednostka organizacyjna, a co za tym idzie, wszystkie dokumenty wpływające i powstające w jednostce powinny być gromadzone w związku z tym wykazem. Zgodnie z przepisami konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt opiera się na następujących podstawach: • jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe, • systemie klasyfikacji dziesiętnej, • ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na niezależności tej klasyfikacji od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na kolejne rzędy jest dokonywany analogicznie i uwarunkowany dążeniem do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw. Jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera również oznaczenie kategorii archiwalnych, jakie przypisano poszczególnym aktom, gdzie: • symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych, • symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: o symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy, o symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione, o symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki), lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.