STAN PRAWNY NA 10 LUTEGO 2023 Zasady prowadzenia akt osobowych w placówkach oświatowych Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, autor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego, prawa pracy, finansów publicznych i funkcjonowania samorządu terytorialnego, uznany prelegent i szkoleniowiec, wykładowca toruńskiej i bydgoskiej Wyższej Szkoły Bankowej, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, przez lata tworzył trzon Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego; zaktualizowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w Starostwie Powiatowym w Ostrołęce; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz wielu publikacji o tematyce oświatowej; wykładowca i szkoleniowiec z zakresu zagadnień dotyczących oświaty i administracji, posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły; członek Ostrołęckiego Towarzystwa Naukowego im. Adama Chętnika oraz Zarządu Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny w Ostrołęce Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), • Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (nr 83). Nowelizacja Kodeksu pracy wymusza konieczność zmian w obrębie informacji zawartych w aktach osobowych pracowników. W związku z tym na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano Projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Co zmieni się w zasadach prowadzenia akt osobowych pracowników oświatowych? Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone są w Rozporządzeniu MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej, które nakazuje prowadzenie akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika, w pięciu częściach: • część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, • część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, • część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, • część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, • część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (dodana w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy). Chcąc ustalić, jakie dokumenty, oprócz skierowania na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich, są gromadzone w części A dokumentacji, trzeba się odwołać do regulacji art. 221 § 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: • imię (imiona) i nazwisko, • datę urodzenia, • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, • wykształcenie, • kwalifikacje zawodowe, • przebieg dotychczasowego zatrudnienia. W części A dokumentacji mogą zatem zostać wpięte: • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii, • kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc lub kopie innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, • kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy, • orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. W części B dokumentacji przechowuje się, zgodnie z Rozporządzeniem: • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (np. zgody na przetwarzanie danych, upoważnienia do przetwarzania), • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, • zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę, • dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji; w przypadku nauczyciela będzie to np. informacja o konieczności nieujawniania spraw poruszanych na zebraniu rady pedagogicznej, które mogą naruszać dobra osobiste uczniów lub ich rodziców, a także nauczycieli i innych pracowników szkoły lub placówki, • potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia i ich zmianie, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, o zasadach ochrony przed zagrożeniami oraz o kontroli trzeźwości pracowników lub o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie ich przeprowadzania, • potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, • dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie, • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski lub urlop wychowawczy oraz z korzystaniem z tych urlopów, • dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego, • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich oraz okresowych i kontrolnych badań lekarskich, • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, • dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej. Pracodawca w części B dokumentacji pracowniczej może gromadzić dokumenty, które nie zostały wprost wskazane w Rozporządzeniu, ale dokumentują zdarzenia, które miały miejsce w czasie zatrudnienia pracownika – np. zgłoszenia do ZUS ZUA, czyli zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej. W aktach osobowych powinno się również znaleźć oświadczenie pracownika o upoważnieniu pracodawcy (płatnika) do obliczenia podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Niezbędne jest też przechowywanie upoważnienia do przelewania wynagrodzenia na konto wraz z numerem tego konta. W części C dokumentacji pracowniczej, obejmującej dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, przechowuje się: • oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, • kopię wydanego świadectwa pracy, • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, • umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających – tego typu skierowanie w jednostkach oświatowych nie wystąpi. WAŻNE! W części D przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. W części E dokumentacji pracowniczej, obejmującej dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, przechowuje się: • informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, • informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, • informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, • informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Zasady gromadzenia dokumentów Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczą każdej z wydzielonych części. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczą każdej z tych części. Wraz z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Warto tu zaznaczyć, że jest to jednocześnie jedyna regulacja, która przewiduje usuwanie dokumentów z akt osobowych. Usunięcie jest zawsze wynikiem zatarcia kary, więc z pozostałych części akt osobowych dokumenty nie powinny być usuwane. Nie powinny również być przepinane do innej części akt osobowych. WAŻNE! Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczą każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. W prowadzonych w postaci papierowej aktach osobowych pracownika pracodawca przechowuje odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji Podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji, które wynikają z przywołanego Rozporządzenia: • dokumentacja pracownicza składa się z pięciu części – A, B, C, D, E, • dla każdego pracownika prowadzone są oddzielne akta osobowe, • dokumenty w aktach osobowych są umieszczone chronologicznie we właściwych częściach i ponumerowane, • oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w częściach A, B i C akt osobowych, powiązane ze sobą tematycznie, przechowuje się w częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne, • dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne, • dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne, • w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą część dotyczącą danej kary. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Zgodnie z § 6 Rozporządzenia pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: o ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:  liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,  liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,  liczbie godzin nadliczbowych,  dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,  liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,  rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,  rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,  wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,  czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego; o wnioski pracownika dotyczące:  udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,  ubiegania się o zwolnienie od pracy i korzystania z niego w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,  ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,  stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,  stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,  stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,  stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy; o dokumenty związane:  ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,  z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,  z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy; o zgody:  pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,  pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy; • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego, • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. W związku z dokumentacją dotyczącą ewidencji czasu pracy należy zwrócić uwagę, że w przypadku nauczycieli obejmuje ona wyłącznie godziny pensum (tablicowe), a zatem w przypadku nauczyciela szkoły – 18 z 40 godzin ogólnego czasu pracy w tygodniu. Pozostały czas, np. związany z przygotowaniem do zajęć, nie jest ewidencjonowany. WAŻNE! Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.   Dokumentacja w formie elektronicznej Wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej określone są w § 9 i nast. Rozporządzenia. Zgodnie z przepisami dokumentacja ta jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym: • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur, • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych, • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, • funkcjonalność wydruku dokumentacji.