Drzwi otwarte w poradni Opracowała: Aleksandra Trocińska, absolwentka administracji (UAM w Poznaniu), pracuje w firmie audytorsko-doradczej. Autorka publikacji z zakresu oświaty i pomocy społecznej Organizacja drzwi otwartych w poradni psychologiczno-pedagogicznej może być doskonałym pomysłem na to, jak zachęcić nowych klientów do skorzystania z usług poradni. To także świetna okazja do pochwalenia się działalnością w społeczności lokalnej. Ponadto stanowi jeden z elementów promocji placówki służący wzmocnieniu jej pozytywnego wizerunku, dlatego warto skorzystać z tej możliwości i wpisać drzwi otwarte na stałe do kalendarium wydarzeń organizowanych każdego roku przez poradnię. Plan i harmonogram Żeby drzwi otwarte przyciągnęły odbiorców i zainteresowały ich ofertą poradni, warto je zaplanować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Wydarzenie powinno wówczas zostać ogłoszone około miesiąca wcześniej, tak aby informacja zdążyła trafić do wszystkich zainteresowanych. Trzeba zatem ustalić, na jaki dzień zaplanujemy wydarzenie – czy będzie to dzień roboczy czy też weekend, a także – jakie preferujemy porę roku i miesiąc. Ze względu na możliwość częściowego odbywania się zajęć na świeżym powietrzu, warto wybrać miesiące od maja do września. Decydując się natomiast na sobotę, będziemy mieć pewność, że na wydarzenie będą mogły dotrzeć te osoby, które w dni robocze spędzają przedpołudnia w pracy. Z drugiej strony kwestię pracy w weekend należy dobrze przemyśleć pod kątem nadgodzin naszych pracowników – i podjąć odpowiednią decyzję, biorąc pod uwagę wszystkie te czynniki. Na tym etapie warto też określić, jakim miejscem dysponujemy – ile osób pomieszczą sale, czy mamy do dyspozycji np. przestronny korytarz/hol, czy część zajęć możemy zorganizować na dworze, np. na boisku lub większym placu. Następnie należy określić ramy czasowe. Wydarzenie powinno być na tyle długie, aby zdążyli na nie dotrzeć wszyscy zainteresowani, trzeba założyć, że niektórzy tego dnia mogą mieć też inne plany. Z drugiej strony warto pamiętać również o pracownikach, którzy powinni być tego dnia efektywni, zmotywowani i dyspozycyjni, nie mogą zatem dostać zbyt dużo wyczerpujących obowiązków, np. związanych z pracą powyżej ośmiu godzin. Optymalnym rozwiązaniem może okazać się np. przedział cztery–osiem godzin. Należy także uwzględnić taką godzinę rozpoczęcia drzwi otwartych, aby zainteresowani zdążyli dotrzeć – dobrym rozwiązaniem mogą być np. godziny od 9.30 do 14.30 lub od 10.00 do 16.00. Tę decyzję również należy podjąć indywidualnie, biorąc pod uwagę wszystkie indywidualne czynniki ważne w przypadku danej placówki. Reklamowanie wydarzenia Po ustaleniu daty, godziny i miejsca, przychodzi pora na rozesłanie ogłoszeń. By zareklamować wydarzenie, można m.in.: • umieścić informację na stronie internetowej, • poinformować o tym na profilu (np. Facebook) i w innych mediach społecznościowych, • rozsyłać wiadomości do szkół i placówek na terenie gminy, • rozwieszać plakaty, • zamieścić ogłoszenie to w lokalnej prasie, • dać ogłoszenie w lokalnej telewizji, • zapowiedzieć wydarzenie w lokalnym radiu, • wysłać zaproszenie do lokalnych portali internetowych, które prezentują wydarzenia z regionu. Na etapie podania wiadomości do informacji publicznej wystarczą informacje takie jak: data, godzina, miejsce, planowany przebieg, najciekawsze atrakcje. Szczegółowy harmonogram (wraz z podaniem dokładnych godzin poszczególnych wydarzeń i miejsc spotkań, np. numeru sali) można natomiast przygotować później i rozwiesić na terenie poradni w dniu drzwi otwartych. Propozycje zajęć Tworzenie planu związane będzie z zebraniem informacji o funkcjonowaniu placówki, np.: • jakimi metodami pracujemy, • z jakich narzędzi korzystamy, • z czym chcemy być kojarzeni, • jaka jest nasza misja i jakie są nasze wartości, • jacy specjaliści pracują w naszej poradni. Warto pokazać wachlarz możliwości, jaki oferuje poradnia, i zaprezentować ją z jak najlepszej strony. Poniżej znajduje się opis przykładowych propozycji do wykorzystania podczas drzwi otwartych. Bezpłatne porady pedagogiczne – stolik „ekspercki” Korzystając z takiej porady, nikt nie rozwiąże poważnych problemów, jednak krótka rozmowa czasem może wskazać możliwy kierunek dalszych poszukiwań lub zachęcić bądź przekonać do skorzystania z usług poradni. Rodzice, którzy skorzystają ze „stolika eksperckiego”, oczywiście nieodpłatnie, będą mogli natomiast dopytać o szczegóły pracy placówki, ofertę, jaką posiada poradnia, a także dowiedzieć się, gdzie szukać pomocy w razie konkretnego problemu. Praktyczne warsztaty dla rodziców Warsztaty mogą przykładowo dotyczyć twórczego rozwiązywania konfliktów, zarządzania zmianą, rozmawiania o emocjach, asertywności, integracji rodzeństwa itp. Ważny jest tutaj praktyczny aspekt zajęć oraz postawienie na takie kompetencje miękkie, które mogą przydać się grupie odbiorców. Wykład specjalisty/gościa specjalnego Zaproszenie specjalnego gościa podnosi zawsze rangę wydarzenia. Natomiast rodzice, którzy biorą udział w wykładzie, mają szansę dowiedzieć się czegoś nowego i ciekawego. Gościem może być lokalny autorytet z dziedziny psychologii czy wychowania, socjolog, trener uzależnień, terapeuta, profesor uniwersytecki, autor książki itp. Wykład nie powinien trwać dłużej niż godzinę. Zajęcia sportowe Jeśli tylko poradnia dysponuje odpowiednim miejscem, warto zorganizować zajęcia lub zawody sportowe, dostosowując dyscyplinę do grupy odbiorców. Ciekawym pomysłem może być również integracja dzieci z rodzicami i pracownikami poradni, np. wspólne rozegranie meczu lub inne aktywności. Wystawa/spektakl/koncert Organizacja wydarzenia kulturalnego z pewnością urozmaici program drzwi otwartych. Szukając artysty, który zechce wystąpić podczas wydarzenia, można postawić na lokalnych twórców, uzdolnioną młodzież z regionu (zespół wokalny czy taneczny). Dobrym rozwiązaniem jest również połączenie sił z inną placówką funkcjonującą w regionie, np. uniwersytetem trzeciego wieku, domem pomocy społecznej czy ośrodkiem wychowawczym. W tego typu miejscach często funkcjonują grupy teatralne lub muzyczne, które mogą pochwalić się swoją twórczością. Festyn rodzinny, piknik Festyn rodzinny, o ile sprzyja mu pogoda, jest ciekawym pomysłem na zwieńczenie wydarzenia. Integruje przybyłych gości, pozwala miło spędzić czas na świeżym powietrzu i może sprawić, że drzwi otwarte zostaną dobrze zapamiętane. Warto wówczas połączyć siły z inną jednostką działającą w regionie, np. ochotniczą strażą pożarną (pokaz pierwszej pomocy), ratownictwem medycznym (połączenie akcji z możliwością oddania krwi). Przedsięwzięcie wymaga wykazania się kreatywnością w zaplanowaniu przebiegu poszczególnych wydarzeń, zaangażowania do tego pracowników poradni, a także lokalnej społeczności. Nie trzeba dysponować dużym budżetem, aby zorganizować drzwi otwarte, nie jest konieczne przygotowywanie wystawnego cateringu czy rozdawanie darmowych gadżetów (długopisy, smycze, notesy itp. z logo poradni) – choć takie dodatki również mogą okazać się ciekawym pomysłem. Najważniejsze jest jednak dobre przygotowanie i opracowanie takiego planu zajęć i/lub wydarzeń, w którym każdy uczestnik znajdzie coś dla siebie.