Przykładowy zapis regulaminu rady pedagogicznej dotyczący sposobu dokumentowania jej posiedzeń Dokumentowanie posiedzeń rady pedagogicznej 1. Z posiedzenia rady sporządza się protokół w formie elektronicznej i wydruku komputerowego w terminie siedmiu dni od daty zebrania. W razie konieczności dopuszcza się skrócenie lub wydłużenie terminu sporządzenia protokołu, po wcześniejszym uzgodnieniu z zespołem protokołującym. 2. Pracę rady pedagogicznej dokumentuje zespół ds. protokołowania, wniosków i uchwał, wybierany na każdy rok szkolny. 3. Protokół z każdego posiedzenia rady składa się z następujących części: a) strony tytułowej, zawierającej: • datę, nazwę i numer kolejny posiedzenia, zapis o liczbie stron i załączników do protokołu, imię i nazwisko prowadzącego posiedzenie, porządek obrad oraz stwierdzenie prawomocności posiedzenia – kworum, • określenie charakteru rady pedagogicznej, np.: posiedzenie organizacyjne, szkoleniowe, klasyfikacyjne, analityczne, podsumowujące, • określenie trybu zwołania rady, czyli: zwołana w trybie pilnym lub zgodnie z harmonogramem pracy rady pedagogicznej, • listy obecności – wydruku komputerowego z podpisami; b) zapisu przebiegu obrad, przedstawionego w punktach zgodnych z numeracją porządku obrad, c) podjętych uchwał oraz sposobu ich podejmowania, d) pozostałych dokumentów niezbędnych do udokumentowania przebiegu posiedzenia, napisanych według wzorów znajdujących się w załącznikach, w tym uchwał w pełnym brzmieniu, pisemnych wystąpień do protokołu, pisemnych sprawozdań, e) podpisów przewodniczącego i protokolanta. 4. Wszystkie strony protokołu posiadają: a) nagłówek, w którym zapisuje się: „Protokół z posiedzenia rady pedagogicznej w dniu ………” oraz numer kolejny strony, b) stopkę z nazwiskami i podpisami protokolantów danego protokołu, c) podpisy protokolantów protokołu oraz osoby prowadzącej posiedzenie wraz z imienną pieczęcią, które zamieszcza się na ostatniej stronie protokołu, d) protokoły pisane są dwustronnie. 5. Projekt protokołu udostępnia się do wglądu uczestnikom obrad po upływie terminu napisania protokołu przez protokolantów w celu ewentualnego zgłaszania poprawek. 6. Członkowie rady zobowiązani są w terminie siedmiu dni do zapoznania się z treścią protokołu i zgłaszania ewentualnych poprawek przewodniczącemu. 7. Decyzję o wprowadzeniu poprawek podejmuje rada na następnym zebraniu. 8. Ostateczny tekst protokołu zatwierdza rada przez głosowanie na następnym posiedzeniu. 9. Protokoły napisane pismem komputerowym można przechowywać w formie elektronicznej, odpowiednio je zabezpieczając. Oprócz wersji elektronicznej protokół przechowuje się w wersji wydrukowanej. 10. Po zakończeniu roku szkolnego tworzy się księgę protokołów, zawierającą następujące elementy: a) stronę tytułową, zawierającą: nazwę szkoły, wskazanie roku szkolnego, za który jest sporządzona, b) spis treści – wykaz posiedzeń rady pedagogicznej, c) wykaz uchwał, d) protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej poukładane w porządku chronologicznym. 11. Opieczętowaną i podpisaną przez dyrektora księgę przekazuje się do zszycia w sposób trwały na koniec każdego roku szkolnego. W księdze za dany rok szkolny jest umieszczany także nośnik z zapisem elektronicznym posiedzeń rady pedagogicznej (zapis w formie uniemożliwiającej wprowadzenie zmian).