STAN PRAWNY NA 4 LISTOPADA 2025
Jednym z ważniejszych dokumentów wewnętrznych szkoły jest polityka rachunkowości. Obowiązkowy w każdej placówce oświatowej sformalizowany system zapisu zdarzeń gospodarczych reguluje m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych czy metody wyceny aktywów i pasywów.
Rachunkowość jest sformalizowanym systemem zapisu zdarzeń gospodarczych w danej jednostce, dzięki któremu możliwe jest uzyskanie, przetwarzanie i prezentowanie informacji ekonomiczno-finansowych oraz podejmowanie decyzji. Wyróżniamy rachunkowość budżetową, która dotyczy jednostek sektora finansów publicznych (w tym szkół prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych) – dostarcza ona informacji finansowych o wykonaniu budżetu, niezbędnych w dalszych procesach planowania, analizy i kontroli. W szkole odbiorcami tych informacji są przede wszystkim jej dyrektor oraz organ nadrzędny, któremu przekazywane są dane z realizacji planu finansowego.
Rachunkowość budżetowa tworzy informacje niezbędne do ochrony i kontroli mienia publicznego oraz do rozliczania z odpowiedzialności osób zarządzających tym mieniem, a tym samym wymaga jednolitych zasad stosowania, m.in.:
- jednolitego planu kont,
- jednakowej klasyfikacji budżetowej,
- takich samych zasad tworzenia sprawozdań budżetowych.
Zgodnie z art. 4 ust. 3 Ustawy o rachunkowości (dalej: uor.) rachunkowość jednostki obejmuje:
- przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej Ustawą,
- poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych Ustawą.
Jak więc wynika z uor., jednym z ważniejszych dokumentów wewnętrznych szkoły, regulującym prowadzenie ksiąg rachunkowych i określającym metody wyceny aktywów i pasywów, jest polityka rachunkowości, którą każda jednostka musi posiadać.
Polityka rachunkowości to pisemnie opracowana dokumentacja omawiająca przyjęte w danej szkole zasady, procedury i rozwiązania stosowane przez jednostkę w zakresie prowadzenia rachunkowości. Stanowi też ujednolicone i usystematyzowane narzędzie niezbędne do prawidłowego i rzetelnego prowadzenia rachunkowości danej placówki.
Ze względu na specyficzny charakter jednostek budżetowych, które dysponują środkami publicznymi, oprócz ogólnych zasad rachunkowości wynikających z Ustawy, każdą szkołę i placówkę oświatową obowiązują jeszcze zasady szczególne, wynikające z innych aktów prawnych.
Ustawa o finansach publicznych (dalej ufp.) określa zasadę jawności i przejrzystości finansów publicznych (rozdz. 4 ufp.) oraz nakazuje prowadzenie gospodarki finansowej z uwzględnieniem zasad celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniejszych zobowiązań (art. 44 ust. 3 ww. Ustawy).
Na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1a ufp. wydano Rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: Rozporządzenie), w którym zostały określone szczególne zasady rachunkowości oraz plany kont obowiązujące m.in. dyrektorów szkół.
Obowiązki dyrektora szkoły
Dyrektor szkoły jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej swojej jednostki (art. 53 ust. 1 ufp.). Do jego obowiązków, zgodnie z art. z 10 ust. 2 uor., należy również ustalenie w formie pisemnej zasad polityki rachunkowości oraz ich aktualizacja.
W praktyce obowiązek przygotowania polityki rachunkowości spoczywa przeważnie na głównym księgowym, któremu kierownik jednostki powierzył prowadzenie rachunkowości szkoły. Jego zadaniem jest również bieżące śledzenie zmian przepisów w tym zakresie oraz wnioskowanie do dyrektora o ich wprowadzenie do polityki rachunkowości w formie aneksu lub przedłożenie zaktualizowanej wersji zasad rachunkowości.
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno zostać stwierdzone w formie pisemnej (art. 4 ust. 5 uor.).
