STAN PRAWNY NA 9 SIERPNIA 2019 Urlopy pracowników niepedagogicznych Opracował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. 1997 r. z Nr 2 poz. 14 ze zm.). Zatrudnienie pracowników niepedagogicznych w placówkach oświatowych reguluje Kodeks pracy (dalej: k.p.). Szczegółowy zakres praw i obowiązków osób zatrudnionych jest też ujęty w statucie szkoły. Urlop wypoczynkowy Wymiar urlopu wypoczynkowego dla pracownika niepedagogicznego zgodnie z art. 154 k.p. wynosi: • 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, • 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się m.in. okresy nauki wymienione w art. 155 k.p. oraz okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy należy wliczyć także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy (art. 1541 k.p.). Każdy pracownik ma prawo do urlopu, którego nie może się zrzec. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jak wskazano w art. 163 k.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Nabycie prawa do urlopu Zgodnie z treścią art. 153 § 1 k.p. pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym, czyli 1 stycznia, w wymiarze przysługującym w danym roku kalendarzowym. Przykład Pracownikowi sekretariatu, który 1 września podjął pierwszą pracę w życiu, do stażu uprawniającego go do urlopu wlicza się 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej (art. 155 § 1 pkt 6 k.p.). Przykładowo zatem dopiero 30 września nabędzie on prawo do urlopu w wymiarze 2 dni (1,66 dni zaokrąglone w górę). Plan urlopów Plan urlopów pracowników niepedagogicznych nie musi zostać sporządzony, jeżeli w szkole nie działa zakładowa organizacja związkowa albo działająca organizacja wyrazi zgodę na brak ww. planu (art. 163 § 11 k.p.). Wtedy zachodzi konieczność indywidualnego ustalenia z poszczególnymi pracownikami terminu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. Zasady dotyczące opracowywania planu urlopów Zarówno statut szkoły, jak i inne wewnętrzne regulacje, mogą przewidywać, że: pracownicy niepedagogiczni mają obowiązek korzystania z urlopu w okresie przerw w zajęciach lub część pracowników w tym okresie pełni dyżury. Co do zasady plan urlopów powinien zostać opracowany w taki sposób, aby wypoczynek pracowników nie kolidował z normalnym tokiem pracy szkoły. Przepisy nie regulują szczegółowej procedury ustalania planu urlopów. Jego opracowanie może polegać na tym, że z odpowiednim, zazwyczaj kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, dyrektor zwróci się do pracowników o zaznaczenie w projekcie planu konkretnych terminów, w których chcieliby wypoczywać. Wnioski te są jedynie niewiążącymi propozycjami i dyrektor ma prawo ich nie uwzględnić, zwłaszcza w sytuacji, gdy w okresie roku szkolnego w tym samym czasie z urlopu chciałaby korzystać tak duża liczba pracowników niepedagogicznych, że nie byłoby możliwości zapewnienia zastępstw i normalnego toku pracy szkoły. Jeśli pracodawca odmówi udzielenia zgody na skorzystanie z urlopu, to nieobecność pracownika w pracy „staje się” nieusprawiedliwiona (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08). Dyrektor może zaakceptować plan poprzez jego podpisanie lub w sposób dorozumiany przez brak kwestionowania proponowanych terminów wypoczynku oraz podanie planu urlopów do wiadomości pracowników. Ważne! Jedynie bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 k.p.), urlopie rodzicielskim (art. 1821g k.p.), urlopie ojcowskim (art. 1823 § 3 k.p.) i po urlopach, z których korzystają rodzice adopcyjni (art. 183 § 2 i § 5 k.p.), pracownik niepedagogiczny może złożyć wiążący dyrektora wniosek o udzielenie urlopu, pomimo że nie został on uwzględniony w planie urlopów. Urlop na „żądanie” Artykuł 1672 k.p. obliguje pracodawcę do udzielenia urlopu na żądanie pracownika w terminie przez niego wskazanym, ale trwającym nie dłużej niż 4 dni w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Zagadnieniem spornym jest sformułowanie „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”. Analizowany przepis nie zawiera bowiem jednoznacznego określenia ostatecznego terminu złożenia wniosku o udzielenie tzw. urlopu na żądanie. Wyjaśnienie tego zagadnienia wymaga ustalenia relacji pojęć „dzień urlopu” (dzień rozpoczęcia urlopu) i „doba pracownicza” oraz określenia ostatecznego momentu dnia (doby), w którym wniosek o udzieleniu urlopu może być złożony. Zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06): • wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” (art. 1672 k.p.) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy, • regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu „na żądanie”. Zdaniem SN termin rozpoczęcia tego urlopu ustalany jest tylko przez pracownika i tylko od niego zależy, czy chce wykorzystać czterodniowy urlop w całości, czy też podzielić go na części. W zakresie objętym regulacją art. 1672 k.p. wcześniejsza zgoda pracodawcy na wykorzystanie urlopu w określonym terminie nie jest wymagana, a pracownik nie musi uzasadniać swego żądania jakimikolwiek przyczynami. Zmiana terminu urlopu Stosunek pracy jest oparty na zasadzie równości stron, dlatego dyrektor nie może bez ważnej przyczyny odmówić pracownikom udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminach przewidzianych w przepisach, w planie urlopów lub ustalonych w drodze indywidualnych uzgodnień (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 sierpnia 2004 r., III PK 32/04). Dyrektor powinien każdorazowo poinformować pracownika, w zwyczajowo przyjętej formie, o niemożliwości oraz o przyczynach nieudzielenia urlopu w zaplanowanym terminie co najmniej dzień przed rozpoczęciem planowanego wypoczynku, dla celów dowodowych najlepiej w formie pisemnej, chyba że przyjęta jest inna forma takich ustaleń (np. telefoniczna). Zgodnie z art. 164 § 1 k.p. przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracownika powinno zostać podyktowane ważnymi przyczynami. Przepis ich nie definiuje, jednak można tu wskazać np. przesunięcie terminu urlopu współmałżonka, konieczność opieki nad chorym dzieckiem. Wykorzystanie urlopu Urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym powinien zostać wykorzystany przez pracownika w trakcie roku (art. 161 k.p.). Jeśli urlop nie zostanie jednak wykorzystany w danym roku kalendarzowym, staje się urlopem zaległym, którego dyrektor powinien udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p). Dyrektor może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w wyznaczonym przez siebie terminie, a pracownik nie może ani zrzec się prawa do zaległego urlopu, ani odmówić jego wykorzystania (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05). Dyrektor ma prawo nie dopuścić do pracy pracownika, który odmawia wykorzystania zaległego urlopu, oraz ukarać go karą porządkową. Pracownik nie może natomiast samodzielnie zdecydować o terminie wykorzystania zaległego urlopu. Przedawnienie urlopu W stosunkach dotyczących prawa pracy pojęcie przedawnienia oznacza upływ okresu, w którym można dochodzić określonych praw lub świadczeń. Jak zaznaczono w art. 291§ 1 k.p., okres ten wynosi 3 lata, licząc od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Termin ten dotyczy tych roszczeń, co do których brak jest szczególnych przepisów określających odrębny termin przedawnienia. Dotyczy on również wszelkich roszczeń o udzielenie urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego ww. urlopu. Roszczenie o udzielenie urlopu przedawnia się z upływem 3 lat liczonych od dnia jego wymagalności, tj. ostatecznego terminu udzielenia urlopu (zgodnie z art. 168 k.p. jest to 30 września następnego roku kalendarzowego po roku, za który urlop jest należny). Przykład Roszczenie o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego za 2019 r. ulegnie przedawnieniu 30 września 2023 r. Wynagrodzenie podczas urlopu Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 k.p.). Zasady przyjmowania poszczególnych grup składników do wynagrodzenia urlopowego określa Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.