STAN PRAWNY NA 26 LIPCA 2019 Projektowane zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji Opracowała: Karolina Król- Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1148), • Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o zmianie ustawy Prawo oświatowe, ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 2245 ze zm.), • Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646), • Projekt Ministra Edukacji Narodowej zmieniający rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, MEN przygotował Projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, który obecnie jest na etapie opiniowania. Głównym celem jego wprowadzenia jest dostosowanie przepisów do rozwiązań przyjętych w Ustawie Prawo oświatowe wprowadzonych Ustawą o zmianie ustawy Prawo oświatowe, ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw. Najważniejsze zmiany Dla codziennego funkcjonowania poradni większość zmian ma charakter porządkujący w stosunku do obecnego Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Omawiany Projekt zakłada m.in.: • zmianę brzmienia § 11 ust. 1, wskazując, że poradnia prowadzi dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika lekcyjnego, jeżeli jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, a w szczególności zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia uczniów oraz zajęć związanych z kształtowaniem kompetencji zawodowych uczniów. Udoskonalenie dotychczasowych rozwiązań Inne wprowadzone zmiany mają na celu zaktualizowanie bądź udoskonalenie przepisów w zakresie wymogów dotyczących prowadzenia dzienników elektronicznych: • w Projekcie zrezygnowano z zasady zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny (art. 21 ust. 3 pkt 1 dotychczasowego Rozporządzenia): zasadą ma być, że uprawnienia przydzielane są konkretnym osobom (takie osoby muszą być, przed udzielonym dostępem do systemu, odpowiednio uwierzytelnione, aby można było zapewnić rozliczalność ich działań – czyli przypisać każde działanie w systemie do osoby fizycznej oraz umiejscowić je w czasie), o dodano też wskazanie na wymóg importu dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie XML: aby była możliwa wymiana danych pomiędzy takimi systemami; każdy z tych systemów powinien zapewniać możliwość zarówno eksportu, jak i importu danych zapisanych w takim formacie; ponadto wyrażenie „sporządzenie w postaci papierowej” zastępuje się słowem ,,wydruk”; • w Projekcie dookreślono, jaką strukturę mają posiadać dane zawarte w tak zapisanym dokumencie elektronicznym: w obecnym stanie prawnym każdy producent oprogramowania może zdefiniować własny opis struktury danych dla zapisu dzienników elektronicznych; utrudnia to lub nawet uniemożliwia powyższą wymianę pomiędzy oprogramowaniem różnych producentów, co stwarza warunki uzależnienia placówki od jednego producenta oprogramowania; w celu uniknięcia takiej sytuacji zaproponowano określenie schematu i udostępnienie go pod ustalonym adresem elektronicznym wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania. Zapamiętaj! W związku z powyższymi zmianami proponuje się, aby znowelizowane przepisy w zakresie spełnienia wymogów dotyczących prowadzenia przez placówki dzienników elektronicznych oraz ksiąg: ewidencji dzieci, uczniów, słuchaczy oraz wychowanków weszły w życie 1 września 2020 r. Wymogi te wprowadzone już od 1 września 2019 r. mogłyby nie pozwolić na prawidłowe przygotowanie nowych ujednoliconych plików do archiwizacji dziennika elektronicznego, plików XML, XSD oraz XSLT. Zaproponowano również zmianę brzmienia § 22 obecnie obowiązującego Rozporządzenia polegającą na podkreśleniu wymogu opatrzenia dziennika zapisanego w formie dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo (dodatkowo względem stanu obecnego) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pozwoli ona na zapewnienie i późniejsze sprawdzenie integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny. Proponowane zmiany stanowią korektę i doprecyzowanie brzmienia przepisu, nie powodują żadnych dodatkowych kosztów po stronie placówki czy też producentów oprogramowania – dopuszczają jedynie stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Ważne! Omawiany Projekt ma wejść w życie 1 września 2019 r., z wyjątkiem zapisów dotyczących prowadzenia przez placówki dzienników elektronicznych oraz ksiąg: ewidencji dzieci, uczniów, słuchaczy oraz wychowanków, które miałyby wejść w życie 1 września 2020 r.