STAN PRAWNY NA 9 LIPCA 2019 Projektowane zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji w publicznych szkołach Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1148), • Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o zmianie ustawy Prawo oświatowe, ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 2245 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646), • Projekt Ministra Edukacji Narodowej zmieniający rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, • Projekt rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków. MEN przygotował Projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, który obecnie jest na etapie opiniowania. Głównym celem jego wprowadzenia jest dostosowanie przepisów do rozwiązań przyjętych w Ustawie Prawo oświatowe, wprowadzonych Ustawą o zmianie ustawy Prawo oświatowe, ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw. Najważniejsze zmiany Dla codziennego funkcjonowania szkoły większość planowanych zmian ma charakter porządkujący w stosunku do obecnego Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Omawiany Projekt zakłada m.in.: • rezygnację ze wskazywania paszportu jako dokumentu, z którego należy wpisać do księgi ewidencji, księgi uczniów/słuchaczy i wychowanków serię oraz numer w przypadku nieposiadania numeru PESEL; nowe zaproponowane sformułowanie („wpisuje się nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość”) dotyczy każdego dokumentu, w tym również paszportu, • możliwość prowadzenia także w postaci elektronicznej księgi ewidencji, księgi uczniów, księgi słuchaczy oraz księgi wychowanków; za zgodą organu prowadzącego szkołę ww. księgi będą mogły być prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej; w Projekcie dodano § 7a, w którym uregulowano zapisy dotyczące wprowadzenia elektronicznej postaci tych dokumentów obok i zamiast form papierowych, np.: o w przypadku rozpoczęcia prowadzenia księgi ewidencji wyłącznie w postaci elektronicznej, księgę prowadzoną dotychczas w postaci papierowej prowadzi się dla dzieci do niej wpisanych do czasu zakończenia przez nie spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązku szkolnego, o w przypadku rozpoczęcia prowadzenia księgi uczniów lub księgi słuchaczy w postaci elektronicznej do ksiąg tych wpisuje się odpowiednio uczniów lub słuchaczy rozpoczynających naukę w danej szkole, o w przypadku rozpoczęcia prowadzenia księgi uczniów lub księgi słuchaczy wyłącznie w postaci elektronicznej, księgę uczniów lub księgę słuchaczy, prowadzoną dotychczas w postaci papierowej, prowadzi się odpowiednio dla uczniów lub słuchaczy do niej wpisanych do czasu ukończenia albo opuszczenia przez nich szkoły, o w przypadku rozpoczęcia prowadzenia księgi wychowanków w postaci elektronicznej do księgi tej wpisuje się wychowanków przyjętych do placówki, o w przypadku rozpoczęcia prowadzenia księgi wychowanków wyłącznie w postaci elektronicznej, księgę wychowanków prowadzoną dotychczas w postaci papierowej prowadzi się odpowiednio dla wychowanków do niej wpisanych do czasu skreślenia ich z listy wychowanków. Wymagania informatyczne i zabezpieczające w przypadku prowadzenia ww. ksiąg w postaci elektronicznej będą powtarzały odpowiednio rozwiązania zastosowane do prowadzenia dzienników elektronicznych. Ponadto w Projekcie: • dodano w § 8 ust. 3a, zgodnie z którym w dzienniku lekcyjnym prowadzonym przez szkołę dla dzieci i młodzieży dla klasy wstępnej odnotowuje się: obecność uczniów na zajęciach edukacyjnych, liczbę godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności uczniów na tych zajęciach, tematy przeprowadzonych zajęć edukacyjnych; przeprowadzenie zajęć edukacyjnych nauczyciel ma potwierdzać podpisem, • zmieniono brzmienie § 11 ust. 1 wskazując, że szkoła ma prowadzić dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika lekcyjnego, jeżeli jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, przede wszystkim zaś zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia odpowiednio uczniów oraz zajęć związanych z kształtowaniem kompetencji zawodowych uczniów, • w § 14 w ust. 5 usunięto możliwość wypełniania arkuszy ocen uczniów i słuchaczy pismem maszynowym, gdyż komputer zastępuje już od wielu lat to urządzenie: o nowe brzmienie ww. paragrafu zostało równolegle dostosowane do sformułowań zawartych w procedowanym Rozporządzeniu w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych; w § 14 uchylono ust. 6 i 7, przenosząc ich treść do procedowanego obecnie ww. Rozporządzenia w sprawie świadectw; zmiana ta jest podyktowana koniecznością uporządkowania przepisów tak, aby przepisy dotyczące danej materii znajdowały się w jednym akcie normatywnym, co ma ułatwić ich stosowanie; przeniesione przepisy dotyczą zasad wydawania kopii arkusza ocen ucznia/słuchacza oraz zaświadczenia o przebiegu nauczania ucznia/słuchacza. Udoskonalenie dotychczasowych rozwiązań Inne wprowadzone zmiany mają na celu zaktualizowanie bądź udoskonalenie przepisów w zakresie wymogów dotyczących prowadzenia dzienników elektronicznych: • w Projekcie zrezygnowano z zasady zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny (art. 21 ust. 3 pkt 1 dotychczasowego Rozporządzenia): zasadą ma być, że uprawnienia przydzielane są konkretnym osobom (takie osoby muszą być, przed udzielonym dostępem do systemu, odpowiednio uwierzytelnione, aby można było zapewnić rozliczalność ich działań – czyli przypisać każde działanie w systemie do osoby fizycznej oraz umiejscowić je w czasie), • dodano wskazanie na wymóg importu dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie XML: aby była możliwa wymiana danych pomiędzy takimi systemami, każdy z tych systemów powinien zapewniać szansę zarówno eksportu, jak i importu danych zapisanych w takim formacie; ponadto wyrażenie „sporządzenie w postaci papierowej” zastępuje się słowem ,,wydruk”, • w Projekcie dookreślono, jaką strukturę mają posiadać dane zawarte w tak zapisanym dokumencie elektronicznym: w obecnym stanie prawnym każdy producent oprogramowania może zdefiniować własny opis struktury danych dla zapisu dzienników elektronicznych; utrudnia to lub nawet uniemożliwia powyższą wymianę pomiędzy oprogramowaniem różnych producentów, co stwarza warunki uzależnienia szkoły od jednego producenta oprogramowania; celem uniknięcia tego typu sytuacji jest określenie takiego schematu i udostępnienie go pod ustalonym adresem elektronicznym wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego ds. oświaty i wychowania. Zapamiętaj! W związku z powyższymi zmianami proponuje się, aby znowelizowane przepisy w zakresie spełnienia wymogów dotyczących prowadzenia przez szkoły dzienników elektronicznych oraz ksiąg: ewidencji dzieci, uczniów, słuchaczy oraz wychowanków weszły w życie 1 września 2020 r. Wymogi te wprowadzone już od 1 września 2019 r. mogłyby nie pozwolić na prawidłowe przygotowanie nowych ujednoliconych plików do archiwizacji dziennika elektronicznego, plików XML, XSD oraz XSLT. Zaproponowano również zmianę brzmienia § 22 obecnie obowiązującego Rozporządzenia, która polega na podkreśleniu wymogu opatrzenia dziennika zapisanego w formie dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo (dodatkowo względem stanu obecnego) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pozwoli ona na zapewnienie i późniejsze sprawdzenie integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny. Proponowane zmiany stanowią korektę i doprecyzowanie brzmienia przepisu, nie powodują żadnych dodatkowych kosztów po stronie szkoły czy też producentów oprogramowania – dopuszczają jedynie stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Ustawa o zmianie ustawy Prawo oświatowe, ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw wprowadziła zmiany m.in. w zakresie funkcjonowania branżowych szkół II stopnia, szkół policealnych oraz szkół dla dorosłych. W związku z powyższym dużo zmian dotyczy ujednolicenia zapisów dotyczących tych szkół poprzez zastąpienie i ujednolicenie obowiązujących typów szkół. Ważne! Omawiany Projekt ma wejść w życie 1 września 2019 r., z wyjątkiem zapisów dotyczących prowadzenia przez szkoły dzienników elektronicznych oraz ksiąg: ewidencji dzieci, uczniów, słuchaczy oraz wychowanków, które miałyby wejść w życie 1 września 2020 r.