Savoir-vivre dla dyrektorów Opracował: Piotr Kłyk, trener „Szkoły Dobrych Manier”, ekspert w zakresie savoir-vivre’u, etykiety i protokołu dyplomatycznego oraz sommelierstwa. Prowadzi zajęcia w uczelniach wyższych z zakresu etykiety biznesu Obecnie coraz częściej mówi się o tym, jak ważna jest etykieta biznesu, tj. stworzenie pozytywnego wizerunku instytucji, którą reprezentujemy. Zaczynamy też doceniać swobodę działania i wykonywania różnych ruchów na spotkaniach czy przyjęciach służbowych, jak również w codziennych relacjach między współpracownikami oraz pracownikami i przełożonymi. Nikt nie chce się ciągle niepokoić tym, czy robiąc coś lub mówiąc, nie popełni przypadkiem faux pas, nie zostanie źle odebrany lub czy jego goście nie będą czuć się niekomfortowo podczas spotkania. Podwładni nie powinni nieustannie zastanawiać się nad tym, kto komu pierwszy powinien podać rękę podczas wizyty szefa w biurze. Czym jest etykieta biznesu? Etykietę biznesu oraz szeroko pojęty savoir-vivre, z którego się ona wywodzi, można przedstawić jako swoiste zasady ruchu towarzyskiego. Podobnie jak w ruchu ulicznym, codziennie dochodzi w nim do wielu stłuczek i kolizji. Każdemu z nas zależy na tym, by nie popełniać gaf w życiu prywatnym i zawodowym, na spotkaniach służbowych na zewnątrz lub wewnątrz placówki, a także w kontaktach z przełożonymi oraz podwładnymi. Oczywiście nie sposób ustrzec się wszystkich błędów, można jednak zmniejszyć prawdopodobieństwo ich wystąpienia, a jeżeli już się je popełni, to dzięki zdobytej wiedzy można też próbować je naprawić. Savoir-vivre nie jest sztywnym kołnierzem na szyi, ograniczającym ruchy. To zasady, których przestrzeganie ma uczynić nasze życie i pracę łatwiejszymi. Należy zawsze pamiętać o tym, że etykieta nie stosuje nakazów! Zawiera w głównej mierze propozycje rozwiązań, których przyjęcie jest konieczne lub wskazane. Dlatego oprócz wielu zasad, jakie trzeba poznać, warto kierować się też zdrowym rozsądkiem. Jest on szczególnie przydatny w sytuacji, gdy inne metody działania okażą się nieskuteczne, nie tylko w sferze etykiety, ale również w innych aspektach życia. Przyjęcie gościa Jeżeli jakaś osoba odwiedza nas w placówce po raz pierwszy, idziemy po nią do wejścia, ewentualnie czyni to wytypowany przez nas pracownik. Trzeba pamiętać, że większy szacunek okażemy gościowi, witając go osobiście. Kluczowy moment następuje podczas przejścia od drzwi wejściowych bezpośrednio do gabinetu. Co zrobić, żeby ta czynność odbyła się na tyle płynnie i sprawnie, aby umożliwić nam w jej trakcie pogawędkę z przybyłym? Czy należy przepuścić go w drzwiach, czy też pierwsza powinna przejść ta osoba, której po prostu jest tak wygodniej? Otóż żaden z przedstawionych wariantów nie jest do końca prawidłowy. Najlepiej na samym początku powiedzieć: „Bardzo proszę za mną”. Osoba, która przyszła do naszej placówki po raz pierwszy, nie zna jej rozkładu, nie wie zatem, w którą stronę należy skręcić po dojściu do kolejnego korytarza czy pomieszczenia. Dzięki temu można sobie oszczędzić konieczności ciągłego instruowania gościa. Powitanie To jeden z najważniejszych i najwymowniejszych gestów, jakie czynimy w stosunku do drugiej osoby. Należy pamiętać, aby uścisk dłoni był w miarę mocny i zdecydowany, ale nie miażdżący (nie powinien też być zbyt anemiczny), następował odpowiednio wysoko, a przynajmniej nie na wysokości krocza, co jest częstym zjawiskiem. Kto pierwszy powinien wyciągnąć rękę na powitanie – gość zjawiający się w gabinecie czy gospodarz? Czy w tym przypadku mają znaczenie wiek lub płeć, a może zajmowane stanowisko? Zasada jest prosta i należy ją stosować niezależnie od wymienionych wyżej okoliczności: w gabinecie jest się przede wszystkim gospodarzem, dlatego trzeba podać rękę przybyłej osobie. Podobnie należy się zachować na zorganizowanej przez siebie konferencji, wydanym bankiecie czy przyjęciu w domu. Kto pierwszy? Następny problem dotyczy tego, kto komu powinien składać wizytę w miejscu pracy. Osoba wyższa rangą mniej ważnemu pracownikowi czy odwrotnie? Odpowiedź jest w zasadzie jednoznaczna. Wyobraźmy sobie sytuację, w której asystent w jakiejś firmie dzwoni do swojego szefa, mówiąc: „Panie dyrektorze, skończyłem właśnie analizę, zapraszam do siebie na jej omówienie”. Przyznajmy, że coś tu jest nie tak, jak być powinno. To raczej przełożony po uzyskaniu informacji o wykonanym zadaniu musi poprosić podwładnego, czyli stronę mniej ważną, o stawienie się w jego gabinecie. Szef nie będzie się fatygował do asystenta, a ponadto zazwyczaj to osoba ważniejsza ma lepsze warunki pracy. Wizytówka Kiedy i komu można ją wręczyć? Kto pierwszy powinien wyjąć wizytownik? Tak naprawdę wszystko zależy od sytuacji, w jakiej się znajdujemy. Etykieta wyróżnia dwa powszechnie uznane sposoby dawania kart wizytowych – francuski oraz japoński. Pierwszy odnosi się przede wszystkim do sytuacji towarzyskich, przyjęć na stojąco, konferencji czy innych podobnych, mniej lub bardziej uroczystych, wydarzeń. Z inicjatywą pozostawania z kimś w kontakcie wychodzi zawsze osoba wyższa rangą lub starsza. To ona decyduje o tym, czy dokonać wymiany wizytówek. Osoba młodsza czy też zajmująca niższe miejsce w danej hierarchii nie powinna narzucać się z takim działaniem, może to bowiem zostać potraktowane jako naprzykrzanie się. Sposób japoński to styl czysto biznesowy, polegający na wymianie wizytówek na początku spotkania. Dochodzi do tego podczas sytuacji zaplanowanych, np. umówionego zebrania, jednym słowem tam, gdzie zasiadamy do konkretnych negocjacji. Wstępna prezentacja wizytówek ma na celu lepszą identyfikację naszego partnera, uniknięcie błędów podczas wymawiania jego nazwiska. Po tej wymianie (oraz przynajmniej kurtuazyjnym spojrzeniu na kartę) wizytówka powinna znaleźć się przed nami, aby służyć jako ewentualna pomoc podczas dalszej rozmowy. Świat i ludzie nieustannie się zmieniają, a wraz z tym dokonują się przemiany obyczajów i mentalności. Wynikająca z nich etykieta – w tym także biznesowa – wciąż ewoluuje, dostosowując się do wymogów naszych czasów. Błędem jest myślenie, iż ciągła pogoń za pieniędzmi i chęć osiągania jak najszybszych efektów spowodowały, że stała się ona nieużyteczna w codziennym życiu. Co prawda w dzisiejszych czasach zasady savoir-vivre’u znacznie się zmieniły, ale niewątpliwie czynią one codzienność łatwiejszą, ucząc co najmniej poprawnego postępowania w stosunku do otaczających nas ludzi, niezależnie od okoliczności oraz sytuacji, w jakich przyjdzie nam się znaleźć