STAN PRAWNY NA 14 CZERWCA 2019 Urlopy wypoczynkowe dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.). Prawidłowe udzielanie urlopów wypoczynkowych dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy w poradniach pedagogiczno-psychologicznych niepublicznych bądź pracowników niepedagogicznych w poradniach publicznych nastręcza pracodawcom wielu kłopotów. Trzeba pamiętać o kilku zasadach, które są inne w przypadku udzielania urlopów wypoczynkowych dla pracowników zatrudnionych na pełen etat. Ustalenie prawidłowego wymiaru urlopu wypoczynkowego Za podstawę ustalenia należnego urlopu pracownika przyjmuje się przysługujący mu wymiar wynikający z ogólnego stażu urlopowego. Według art. 154 § 1 Kodeksu pracy wymiar urlopu wynosi: • 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, • 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Zapamiętaj! Zgodnie z art. 154 § 2 k.p. pracownikom niepełnoetatowym urlop wypoczynkowy przysługuje w wymiarze zredukowanym proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w którym jest zatrudniony. Wynikający z obliczeń niepełny dzień urlopu podlega zaokrągleniu w górę do pełnego dnia. Trzeba pamiętać, aby wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie przekroczył 20 albo 26 dni (w zależności od okresu zatrudnienia). Przykład Pracownik jest zatrudniony na 2/5 etatu. Przysługujący mu wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni. W celu ustalenia wymiaru urlopu w danym roku należy dokonać matematycznego obliczenia, tzn. wymiar czasu pracy pomnożyć przez wymiar jego urlopu, a więc 2/5 x 26 = 10,4, co po zaokrągleniu do pełnego dnia wyniesie 11 dni urlopu wypoczynkowego. W związku z tym, iż urlop wypoczynkowy udziela się w godzinach, po ustaleniu odpowiedniej liczby dni należnego dla pracownika urlopu, należy liczbę dni przemnożyć przez osiem. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada ośmiu godzinom pracy, chyba że obowiązująca pracownika dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż osiem godzin. Wówczas jeden dzień urlopu odpowiada tej normie. Zgodnie z tym pracownikowi zatrudnionemu krócej niż 10 lat przysługuje następujący urlop: Wymiar etatu Liczba dni urlopu Liczba godzin 1/2 10 dni 80 godzin 1/3 7 dni 56 godzin 1/4 5 dni 40 godzin 1/5 4 dni 32 godziny 3/4 15 dni 120 godzin 4/5 16 dni 128 godzin Zgodnie z powyższym pracownikowi, przy stażu urlopowym wynoszącym co najmniej 10 lat, przysługuje następujący urlop: Wymiar etatu Liczba dni urlopu Liczba godzin 1/2 13 dni 104 godziny 1/3 9 dni 72 godziny 1/4 7 dni 56 godzin 1/5 6 dni 48 godzin 3/4 20 dni 160 godzin 4/5 21 dni 168 godzin Udzielanie urlopu wypoczynkowego W zakresie udzielania urlopu wypoczynkowego pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy należy rozróżnić sytuację, czy pracownik ten świadczy pracę: • w zmniejszonej normie czasu pracy przez pięć dni w tygodniu, • w niektóre dni tygodnia w podstawowej lub niższej normie czasu pracy. Jeśli pracownik pracuje przez pięć dni w tygodniu w niepełnym wymiarze czasu pracy, to urlopu udziela mu się w dni, które są dla niego dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Z tym że jeden dzień urlopu takiego pracownika odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu – nie będzie to tożsame z jednym dniem pracy. Przykład nr 1 Pracownik jest zatrudniony od poniedziałku przez 5 dni w tygodniu na część etatu. Jego dobowa norma czasu pracy wynosi 4 godziny, staż pracy 12 lat, czyli wymiar urlopu na pełnym etacie to 26 dni. Wnioskuje o udzielenie mu 7 dni urlopu wypoczynkowego. Najpierw należy obliczyć przysługujący temu pracownikowi wymiar urlopu z tytułu pracy na część etatu i w tym celu należy pomnożyć pełny wymiar urlopu wypoczynkowego przez wymiar czasu pracy pracownika, czyli 26 dni urlopu wypoczynkowego x 1/2 etatu = 13 dni urlopu, co w wymiarze godzinowym wynosi 104 godzin (13 x 8 godzin). Skoro wnioskuje o 7 dni urlopu, to pracodawca powinien z jego puli urlopowej na dany rok (104 godziny) odjąć 28 godzin, czyli tyle, ile wynosi dobowa norma czasu pracy pracownika w dni, w które ma być mu udzielony urlop. Pracownikowi zostanie więc udzielony urlop na 7 dni, a do wykorzystania będzie miał jeszcze 76 godzin urlopu. Jeżeli pracownik świadczy pracę przez kilka dni w tygodniu, ale czas pracy równy jest podstawowej normie czasu pracy, to należy udzielić mu urlopu wypoczynkowego w dni będące dniami jego pracy. Każdy dzień pracy odpowiada jednemu dniowi urlopu – w tej sytuacji ośmiu godzinom, bo taka jest dobowa norma czasu pracy tego pracownika w dniu, w którym występuje o wolny dzień. Przykład nr 2 Pracownik wykonuje pracę w poniedziałki, środy i czwartki po 8 godzin na dobę, czyli w wymiarze 3/5 etatu. Zgodnie z posiadanym stażem przysługuje mu urlop w wymiarze 20 dni na pełnym etacie, czyli ma prawo do 12 dni urlopu (3/5 x 20 = 12), co w wymiarze godzinowym daje 96 godzin. Wnioskuje o udzielenie 7 dni urlopu wypoczynkowego. Należy więc ustalić, ile w tym okresie przypadałoby godzin pracy pracownika zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. Spowoduje to odpisanie z przysługującej puli urlopowej 56 godzin (7 dni x 8 godzin na dobę). Pracownikowi pozostanie do wykorzystania 40 godzin urlopu. Wyjątkowo pracownikowi można udzielić urlopu w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy, ale jedynie w przypadku, gdy w dniu, na który ma on być udzielony, jego część, która pozostała do wykorzystania („resztka”) jest niższa niż jego pełny dobowy wymiar czasu pracy (zgodnie z art. 1542 § 4 k.p.).   Ustanie zatrudnienia w ciągu roku a urlop wypoczynkowy Pracodawca, udzielając urlopu wypoczynkowego osobie zatrudnionej na część etatu, z którą w trakcie roku kalendarzowego dochodzi do rozwiązania stosunku pracy, musi zastosować zasady proporcjonalności przy udzielaniu urlopu. Zgodnie z art. 1551 § 1 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop: • u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze, • u kolejnego pracodawcy – w wymiarze: o proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, o proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego. Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z art. 1551 § 1 pkt 1, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z art. 154 § 1 i 2. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca. Przykład Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu. Wymiar urlopu wypoczynkowego na pełnym etacie w przypadku tego pracownika wynosi 20 dni. Rozwiązuje on z pracodawcą stosunek pracy z dniem 28 lutego. Najpierw należy obliczyć przysługujący mu w danym roku wymiar urlopu wypoczynkowego z tytułu pracy na część etatu, tj. 3/4 x 20 = 15 dni, co w wymiarze godzinowym wynosi 120 godzin. Pracownik w tym roku świadczył pracę przez 2 miesiące, więc zgodnie z proporcjonalnością udzielania urlopu wypoczynkowego przysługuje mu urlop w wymiarze 3 dni, gdyż 15 dni x 2/12 daje wynik 2,5 dnia, a po zaokrągleniu do pełnego dnia w górę są to 3 dni, czyli 24 godziny. Zmiana etatu w ciągu roku kalendarzowego Jeżeli w trakcie roku pracy kalendarzowego dochodzi do zmiany wymiaru czasu pracy pracownika, tj. gdy pracownik zatrudniony na część etatu zostaje w trakcie roku kalendarzowego zatrudniony u tego samego pracodawcy np. w pełnym wymiarze czasu pracy, należy dokonać następujących czynności: • obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, biorąc za podstawę pełny wymiar urlopu zgodny z k.p., tj. 20 lub 26 dni, • ustalić przysługujący pracownikowi wymiar urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia na część etatu, • w okresie, gdy świadczy pracę w pełnym wymiarze, urlop ustala się w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia (na cały etat) w danym roku kalendarzowym. Przykład Pracownik o stażu pracy wynoszącym powyżej 10 lat pracował w wymiarze 1/2 etatu przez dwa miesiące, w związku z tym ma prawo do 3 dni urlopu wypoczynkowego, zgodnie z zasadą proporcjonalności udzielania urlopu wypoczynkowego 2/12 x 13 dni = 2,17 dni, a po zaokrągleniu do pełnego dnia w górę są to 3 dni, czyli 24 godziny. Pracownik od marca zostaje zatrudniony na pełny etat. Ma więc prawo do 22 dni urlopu (10/12 x 26 = 21,6 – po zaokrągleniu 22 dni urlopu). W sumie w danym roku przysługuje mu urlop w wymiarze 25 dni (dwa dni urlopu z tytułu pracy na 1/2 etatu do końca lutego oraz 22 dni z tytułu pracy na cały etat do końca roku). Urlop na żądanie a praca w niepełnym wymiarze Zgodnie z art. 1672 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Przepis ten dotyczy także pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu. O urlop na żądanie pracownik może wystąpić we wskazanym przez siebie terminie, a pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu. Pracownik zgłasza żądanie jego udzielania najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Pracownik pracujący w niepełnym wymiarze czasu pracy może cztery razy w roku skorzystać z urlopu na żądanie. Dzień urlopu na żądanie odpowiada jednemu dniowi pracy pracownika. Ma to istotne znaczenie dla pracowników zatrudnionych na część etatu, gdy zgodnie z obowiązującym ich rozkładem czasu pracy świadczą pracę w zmniejszonym dobowym wymiarze czasu pracy. Dlatego pracownik, który pracuje np. sześć godzin dziennie, po wystąpieniu z żądaniem udzielenia mu jednego dnia urlopu na żądanie wykorzysta faktycznie jeden dzień urlopu, a z wymiaru jego urlopu należy „odjąć” nie osiem godzin, ale tyle, ile wynosi jego dobowy wymiar czasu pracy w danym dniu, czyli sześć godzin.   Ekwiwalent za niewykorzystany urlop Jeżeli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, to pracodawca jest zobowiązany zapłacić mu ekwiwalent pieniężny. Jak wynika ze stanowiska Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Gospodarki i Pracy, współczynnik ekwiwalentowy obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. „Przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy można by przyjąć założenie, iż przeciętna liczba dni roboczych w miesiącu, czyli wartość współczynnika, powinna być ustalana w proporcji do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. (...) Zatem dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu można by przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy określić, iż współczynnik wynosi 1/2 współczynnika przyjętego dla pełnego wymiaru czasu pracy (...)” – por. Stanowisko Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Gospodarki i Pracy z maja 2004 r. w sprawie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy (PP III/079-338/JR/04).