STAN PRAWNY NA 7 CZERWCA 2019 Prowadzenie księgi uczniów Opracowała: Anna Torbicka, sekretarz szkoły, starszy inspektor ds. BHP, pedagog w zakresie pracy opiekuńczej i socjalno-wychowawczej Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 roku Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 996 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2014 r. poz. 1170 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 939 ze zm.), • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 246). Definicja Księga uczniów jest chronologicznym rejestrem przyjętych do szkoły uczniów, z podaniem ich danych osobowych i opiekunów prawnych oraz klasy, do której zostali przyjęci. W księdze uczniów odnotowuje się datę przyjęcia, ukończenia albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia. Dane wprowadzane do księgi uczniów Prowadzona w szkole księga uczniów uporządkowuje według dat rozpoczęcia przez uczniów nauki w danej szkole wpisy, które zawierają trzy rodzaje danych: • dane personalne, • dane dotyczące przyjęcia ucznia do szkoły, • dane dotyczące zakończenia nauki w danej szkole. Wprowadzane do księgi dane personalne to: • imię (imiona) i nazwisko, • data i miejsce urodzenia, • numer PESEL, • adres zamieszkania ucznia, • imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są inne niż adres zamieszkania ucznia. Dane dotyczące przyjęcia ucznia do szkoły dotyczą: • daty rozpoczęcia nauki w danej szkole, • oddziału, do którego przyjęto ucznia. Dane dotyczące zakończenia nauki w danej szkole obejmują: • datę ukończenia szkoły, • datę i przyczynę opuszczenia szkoły, jeśli nie została ukończona, a nauka nie jest kontynuowana. W szkole dla dorosłych prowadzona jest księga słuchaczy, której dotyczą wskazane wyżej wpisy. W przypadku szkół dla dorosłych i szkół policealnych do ksiąg nie są wpisywane dane rodziców pełnoletnich uczniów lub słuchaczy. W sytuacji, gdy uczeń lub słuchacz nie posiadają numeru PESEL (np. cudzoziemcy), zamiast niego wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu, który potwierdza tożsamość ucznia lub słuchacza. Wpisy do księgi uczniów i słuchaczy są dokonywane na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości rodziców bądź pełnoletniego ucznia lub słuchacza. Wpisu można dokonać także na podstawie innych dokumentów, które zawierają dane podlegające wpisowi do księgi bądź na podstawie informacji przekazanych przez organ gminy lub dyrektora innej szkoły lub placówki. Od czego zacząć prowadzenie księgi uczniów? Księga uczniów to papierowa księga, którą szkoła musi zakupić. Obecnie wydawnictwa i sklepy z drukami szkolnymi dysponują bardzo szeroką ofertą w tym zakresie. Zakupu można dokonać osobiście lub przez internet. Księga uczniów jest formatu A4, ma twardą oprawę dostępną w różnych kolorach (czerwonym, zielonym, niebieskim czy szarym). Nie ma podstaw prawnych, aby szkoła mogła prowadzić księgę uczniów w wersji elektronicznej. Niemniej pojawia się często pytanie o sposób prowadzenia księgi w przypadku, gdy szkoła posługuje się dziennikiem elektronicznym, w związku z czym dokumentacja przebiegu nauczania dostępna jest w wersji elektronicznej. W takiej sytuacji szkoła powinna w ciągu roku szkolnego drukować okresowo arkusze i gromadzić je w przeznaczonej do tego teczce lub segregatorze, zachowując układ chronologiczny. Rozwiązanie to powinno być ściśle określone w statucie szkoły i procedurach wewnątrzszkolnych właśnie ze względu na brak regulacji prawnych odnośnie do prowadzenia księgi uczniów w wersji elektronicznej. Kto prowadzi księgę uczniów? Do prowadzenia księgi uczniów należy wyznaczyć konkretną osobę, np. sekretarza szkoły. Wiąże się to z wprowadzeniem tej czynności do wykazu jej obowiązków. Choć do jej wykonywania nie są potrzebne dodatkowe kwalifikacje, pomocne może okazać się ukończenie szkolenia dla pracownika sekretariatu szkolnego, doskonalącego realizację tego obowiązku. Osoba pracująca na tym stanowisku musi wiedzieć, że prowadzenie księgi wpisane jest w zakres jej obowiązków. Sekretarz szkoły, zobowiązany przez dyrektora szkoły do wykonywania tej czynności, bez względu na posiadane kwalifikacje, musi prowadzić księgę uczniów w sposób dokładny, sumienny i rzetelny. Przypadki szczególne Szczególną uwagę należy zwrócić na szkoły, w których uczniowie nie są objęci obowiązkiem szkolnym, np. w szkołach dla dorosłych czy szkołach policealnych. W zależności od regulacji zawartych w statucie, może zaistnieć sytuacja, w której uczniowie rezygnują ze szkoły w trakcie roku szkolnego. W takim przypadku w kolumnę dotyczącą przyczyny opuszczenia szkoły wpisuje się „rezygnacja”. Odmienny przypadek stanowi skreślenie z listy uczniów. Należy pamiętać, że taki fakt również musi być odnotowany w księdze. Wówczas w odpowiedniej kolumnie dotyczącej przyczyny opuszczenia szkoły wpisuje się numer decyzji, na mocy której następuje skreślenie ucznia z listy uczniów danej szkoły. Podobna sytuacja, wymagająca aktualizacji danych, będzie miała miejsce wówczas, gdy w szkołach dla uczniów zobowiązanych do realizacji obowiązku szkolnego rodzice ucznia podejmą decyzję o zmianie szkoły. Błędy i sprostowanie błędów Obowiązek wypełniania przez upoważnionego sekretarza bądź innego pracownika szkoły dokumentacji przebiegu nauczania, do której należy m.in. księga uczniów, wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów. W praktyce poprawek dokonuje się bardzo często poprzez zaklejenie błędnego zapisu lub też przy użyciu korektora. Istnieją wszakże określone zasady mówiące o tym, w jaki sposób należy błąd usunąć. Poprawkę może zrobić dyrektor szkoły albo osoba pisemnie przez niego upoważniona. Sprostowania należy dokonać przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowych wyrazów i czytelne wpisanie nad skreślonymi wyrazami, również kolorem czerwonym, właściwych danych oraz daty i złożenie czytelnego podpisu przez osobę dokonującą sprostowania. Odpowiedzialność za prowadzenie księgi uczniów Za właściwe prowadzenie, przechowywanie, archiwizowanie dokumentacji szkolnej odpowiada dyrektor szkoły. Dlatego obowiązki dotyczące prowadzenia księgi uczniów mogą, a nawet muszą być przez niego nadzorowane. Dyrektor, ze względu na ponoszoną odpowiedzialność, chce i powinien wiedzieć, w jaki sposób wyznaczony przez niego pracownik prowadzi księgę uczniów. Kontrola może polegać na sprawdzeniu, czy uczniowie, wpisani do dziennika lekcyjnego dla poszczególnych klas, wpisani są także do księgi. W obu dokumentach liczba uczniów musi się zgadzać. Księgę uczniów przechowuje się w sekretariacie szkoły w szafie zamkniętej na klucz. Jest dokumentem podlegającym archiwizacji. W sytuacji zagubienia, zniszczenia bądź utraty księgi uczniów o tym fakcie powinien zostać powiadomiony dyrektor szkoły. W przypadku zniszczenia księgi wskutek pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych dyrektor szkoły powinien powołać komisję w celu ustalenia zakresu zniszczeń oraz odtworzenia tej dokumentacji. Tego ostatniego dokonuje się na podstawie innej zachowanej dokumentacji dotyczącej przebiegu nauczania oraz innych dokumentów, a także zeznań świadków. Z przebiegu prac komisji sporządza się protokół zawierający w szczególności: skład komisji, termin rozpoczęcia i zakończenia jej prac, opis zniszczonej księgi oraz podstawę dla odtworzenia. Do protokołu dołącza się spisane zeznania świadków. Dokument podpisują wszyscy członkowie komisji. O jej powołaniu i wynikach jej pracy dyrektor szkoły zobowiązany jest zawiadomić organ prowadzący szkołę.