STAN PRAWNY NA 8 STYCZNIA 2021 Pracownicze plany kapitałowe Opracowała i zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.), • Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Przepisy wprowadzające ustawę Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2020), • Rozporządzenie MR z dnia 16 grudnia 2019 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. z 2019 r. poz. 2450). Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to regulowany Ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (dalej Ustawa o PPK) powszechny program oszczędnościowy, który powstał we współpracy rządu, Polskiego Funduszu Rozwoju, organizacji pracodawców oraz związków zawodowych. Kapitał zebrany w ramach PPK ma być impulsem do rozwoju dla całej gospodarki oraz niezbędną „poduszką bezpieczeństwa” dla polskich emerytur. Ustawa o PPK zobowiązuje pracodawców do terminowego wdrożenia PPK w swoim zakładzie pracy (termin wdrożenia PPK uzależniony jest od wielkości danej firmy lub od charakteru prawnego zakładu pracy). Ważne! Dla jednostek sektora finansów publicznych terminem, od kiedy zaczyna obowiązywać ich Ustawa o PKK, jest 1 stycznia 2021 r. W praktyce oznacza to, że każdy pracodawca musi podjąć konkretne działania, zachowując przy tym wskazane w Ustawie terminy dotyczące wdrożenia PPK w swojej jednostce. Proces ten można podzielić na kilka etapów: • przygotowanie zakładu pracy do wdrożenia PKK – to etap planowania, w którym należy uwzględnić budżet na wdrożenie PPK, a także dodatkowy koszt związany z wpłatami do PPK w planie finansowym, • wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK – w porozumieniu z reprezentacją pracowników lub zakładową organizacją związkową należy wybrać instytucję finansową zarządzającą PPK, • zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK – wdrożenie PPK wiąże się z koniecznością zawarcia z wybraną instytucją finansową w określonym terminie dwóch umów: umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników, • administrowanie PPK – pracodawca ma obowiązek właściwego administrowania PPK. Oznacza to m.in. obowiązek realizacji wpłat do PPK, zapewnienie możliwości składania dyspozycji przez pracowników w ramach ich PPK oraz bieżącą współpracę z wybraną instytucją finansową zarządzającą PPK. Terminy dotyczące PPK w jednostkach sektora finansów publicznych: Termin stosowania przepisów Ustawy o PPK 1 stycznia 2021 r. Maksymalny termin wyboru instytucji finansowej do obsługi PPK z przedstawicielami związków zawodowych/przedstawicieli pracowników 26 lutego 2021 r. Maksymalny termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK 26 marca 2021 r. Maksymalny termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK 10 kwietnia 2021 r. Zapamiętaj! Po ustaleniu terminu wprowadzenia PPK kolejnym krokiem jest wybór instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzanie PPK i o prowadzenie PPK. Wyboru należy dokonać spośród: • funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI), • funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne, • zakładów ubezpieczeń. Instytucje finansowe, które mogą zarządzać PPK, są umieszczone w ewidencji PPK. Instytucje te oraz ich oferty, warunki umów o zarządzaniu PPK i umów o prowadzeniu PPK, statuty (regulaminy) i inne kluczowe informacje oraz dokumenty są prezentowane w portalu PPK prowadzonym w systemie teleinformatycznym. Procedura wyboru instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzanie PPK różni się w zależności od tego, czy w danym podmiocie zatrudniającym działa zakładowa organizacja związkowa, czy też nie. Czynności pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa Pracodawca, czyli dyrektor poradni, dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Ważne! Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z zakładową organizacją związkową w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, pracodawca jest uprawniony samodzielnie wybrać taką instytucję. Jeśli w poradni działa więcej niż jedna organizacja związkowa, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko w zakresie wyboru instytucji finansowej, z którą zawarta zostanie umowa o zarządzanie PPK. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. Czynności pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa Pracodawca, czyli dyrektor, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Taka reprezentacja powinna zostać wyłoniona w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. W celu wyłonienia reprezentacji osób zatrudnionych do wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, należy przyjąć regulamin wyborów określający zasady demokratycznego wyłaniania takiej reprezentacji. Regulamin należy ogłosić w sposób zwyczajowo przyjęty w danym podmiocie. Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym pracodawca jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, podmiot zatrudniający jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie. Prezydent miasta, zarząd powiatu (zgodnie z art.7 ust. 4a Ustawy o PPK ) może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK, ale także tylko w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych objętych wyborem. Wdrożenie PPK w kontekście zamówień publicznych Obecna Ustawa Prawo zamówień publicznych, która obowiązywała do 31 grudnia 2020 r., zwalnia podmioty będące jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 Ustawy o finansach publicznych ze stosowania trybu przetargowego w ramach wyboru instytucji finansowej PPK. Gdyby ustawodawca w ramach nowego Prawa zamówień publicznych, które weszło w życie 1 stycznia 2021 r., zastosował tożsame zwolnienie, nie byłoby żadnych wątpliwości interpretacyjnych jak należy przeprowadzić wybór instytucji finansowej w ramach PPK. Nowelizacja Ustawy o PPK wprowadziła zaś w czerwcu 2020 r. ważną zmianę (weszła w życie 1 stycznia 2021 r.), ale przyjęta konstrukcja jest odmienna od tej, która obecnie obowiązuje. W art. 7 ust 2a Ustawy o PPK zostały wprowadzone progi unijne, po przekroczeniu których jednostki sektora finansów publicznych będą miały obowiązek przeprowadzenia postępowania w ramach PZP, podczas którego zostanie wyłoniona instytucja finansowa zarządzająca PPK. Warto dodać, że ustawodawca w ramach przepisów wprowadzających nową ustawę o zamówieniach publicznych pozwala jednostkom sektora finansów publicznych stosować obecnie obowiązujące PZP nadal w 2021 r., o ile postępowanie na wybór instytucji finansowej rozpocznie się już w 2020 r. Nie zostało jednak podkreślone precyzyjnie, jaką sytuację należy uznać za rozpoczęcie postępowania. Nie powinno budzić wątpliwości, jeżeli za takie rozpoczęcie uznamy przesłanie zapytań ofertowych do instytucji finansowych oferujących PPK. Na podstawie Rozporządzenia w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej progi wynoszą: • 139 000 euro x 4,2693 zł = 596 727 zł – dla instytucji centralnych, • 214 000 euro x 4,2693 zł = 918 702 zł – dla samorządów, uczelni, instytucji kultury. Kurs euro jest ustalany na dwa lata (2020–2021) i wynosi obecnie 1 euro = 4,2693 zł. Jest to oficjalny kurs i tylko on jest właściwy w ramach obliczania wartości zamówienia w PZP. Zatem aby sprawdzić, czy dany podmiot zatrudniający powinien stosować prawo zamówień publicznych, należy oszacować jaką wartość będzie miało świadczenie usługi przez instytucję finansową. Najtrudniejszym zadaniem w pierwszym etapie przygotowania do wdrożenia PPK dla pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych będzie obliczenie wartości zamówienia. Do jej wyliczenia niezbędne będzie ustalenie kilku współczynników: • liczba osób zatrudnionych, • średnie miesięczne wynagrodzenie uwzględniające wszystkie obowiązkowo oskładkowane (składka emerytalna i rentowa) składniki wynagrodzenia, • wysokość opłaty za zarządzanie, • wysokość wpłat do PPK. Zasady wyboru Wybór instytucji finansowej powinien zostać dokonany w szczególności na podstawie: • oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, • ich efektywności w zarządzaniu aktywami, • posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Należy też wziąć pod uwagę interes osób zatrudnionych. Obecnie istnieje ok. 20 instytucji finansowych dopuszczonych przez KNF do zarządzania i prowadzenia PPK. Listę instytucji finansowych publikuje Polski Fundusz Rozwoju (PFR). Zawarcie umowy o zarządzanie PKK Po wyborze instytucji finansowej, która będzie zarządzała PPK, należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Stronami tej umowy są podmiot zatrudniający i wybrana instytucja finansowa. Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed upływem 3 miesięcy od dnia, w którym Ustawa zacznie obowiązywać danego pracodawcę, tj. do 26 marca 2021 r. Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Taka umowa nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy. Umowa ta podlega wpisowi do centralnej ewidencji PPK na wniosek wybranej instytucji finansowej. Zawarcie umowy o prowadzenie PKK Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK podmiot zatrudniający powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Dyrektor poradni powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym Ustawa zaczęła go obowiązywać, tj. do 10 kwietnia 2021 r. W Ustawie o PPK pod pojęciem osoby zatrudnionej rozumie się: • pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, • osoby wykonujące pracę nakładczą, • członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, • osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, • członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji, – podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów. Wiek pracownika Zapis do PPK (zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika) Po ukończeniu 18. roku życia do 55. roku życia Obowiązkowy Po ukończeniu 55. roku życia do 70. roku życia Na indywidualny wniosek osoby zatrudnionej, pod warunkiem, że jej staż pracy u danego pracodawcy to min. 3 miesiące w ciągu ostatnich 12 miesięcy Po ukończeniu 70. roku życia Nie ma możliwości zapisu do PPK Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca powinien poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, o obowiązkach i uprawnieniach związanych z uczestnictwem w PPK. Wystosowanie takiej informacji nie jest uznawane za „nakłanianie” do rezygnacji z uczestnictwa w PPK, które jest zabronione pod rygorem pociągnięcia do odpowiedzialności karnej. Ważne! Pracodawca musi pamiętać przy zatrudnianiu nowych pracowników, iż obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej powstaje po upływie 3. miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10. dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że taka osoba złoży deklarację rezygnacji. Pracownicy rezygnujący z PPK Pracownicze plany kapitałowe są dobrowolnym programem, dlatego pomimo automatycznego zapisu wszystkich pracowników istnieje możliwość zrezygnowania z oszczędzania w każdym czasie. W tym celu pracownik musi złożyć pracodawcy deklarację rezygnacji z PPK. Pracodawca z kolei ma obowiązek poinformować o tym właściwą instytucję finansową w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia deklaracji. Rezygnacja zaczyna obowiązywać w miesiącu złożenia, a jeśli w danym miesiącu składki zostały pobrane, podlegają zwrotowi. Deklaracja rezygnacji z oszczędzania z PPK nie jest ostateczna, co oznacza, że po upływie czterech lat podmiot zatrudniający ponownie zacznie naliczać stosowne składki. Pracodawca ma obowiązek poinformować o tym pracownika. Wysokość wpłat do PPK Wpłaty do PPK określone są jako procent od wynagrodzenia uczestnika PPK – rozumianego jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Wpłata Pracodawca Pracownik Podstawowa – obowiązkowa 1,5 proc. 2 proc. Dodatkowa – dobrowolna Do 2,5 proc. Do 2 proc. Wpłata dodatkowa dokonywana przez pracodawcę może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie wewnątrzzakładowych postanowień płacowych. Podmiot zatrudniający może zmienić wysokość wpłaty dodatkowej lub zrezygnować z jej dokonywania w formie zmiany umowy o zarządzanie PPK. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie podlegają wliczeniu do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłaty finansowane przez pracodawcę są naliczane z wynagrodzenia brutto (przed dokonaniem potrąceń publicznoprawnych), są zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne, wliczają się do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem wpłat naliczanych od premii i nagród). Wpłaty finansowe – szczegóły Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK (pracownika) może wynosić mniej niż 2 proc. wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5 proc. wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK mają być naliczane z wynagrodzenia brutto i potrącane z wynagrodzenia netto (po opodatkowaniu). Pracownik, uczestnik PPK, oprócz kosztu wpłaty podstawowej do PPK i ewentualnie wpłaty dodatkowej (jeśli ją zadeklaruje), ponosi również koszt podatku dochodowego od kwoty wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający.   Dofinansowanie PPK z Funduszu Pracy Po spełnieniu ustawowych warunków uczestnik PPK będzie mógł liczyć na dofinansowanie środków gromadzonych w ramach PPK w formie: • jednorazowej wpłaty powitalnej w wysokości 250 zł, jeżeli pracownik co najmniej trzy miesiące oszczędzał w PPK, • dopłaty rocznej do PKK w wysokości 240 zł – uprawnienie do tej dopłaty przysługuje uczestnikowi PPK, który z tytułu wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych zarówno przez siebie, jak i przez podmiot zatrudniający zgromadził kwotę równą co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia. Ważne! Zarówno wpłata powitalna, jak i dopłata roczna do PPK są finansowane ze środków Funduszu Pracy. Obowiązki pracodawcy w zakresie wpłat do PPK: • obliczanie i dokonywanie finansowanych przez siebie wpłat do wybranej instytucji finansowej, • obliczanie, pobieranie od uczestnika PPK i dokonywania do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika. Aby pracodawca mógł prawidłowo realizować obowiązki z zakresu wpłat PPK, powinien dostosować odpowiednio system kadrowo-płacowy do wymogów stawianych przez Ustawę o PPK. Terminy wpłat do PPK Pracodawca ma obowiązek dokonywać wspomnianych wpłat, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty finansowane przez pracodawcę powinny być obliczane i pobierane od uczestnika w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty dokonywane są do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Jeżeli jednak wynagrodzenie wypłacane jest w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca. Wpłaty podstawowe i dodatkowe finansowane przez pracodawcę stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych. Wysokość wpłat finansowanych przez pracodawcę należy także wykazywać w imiennym raporcie RCA za miesiąc, w którym nastąpiło przekazanie wpłaty do instytucji finansowej. Roszczenia z tytułu wpłat do PPK ulegają przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. W zakresie nieuregulowanym w przepisach o PPK do wpłat na rzecz PPK znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. Odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązków Ustawa o PPK przewiduje odpowiedzialność karną w przypadku niedopełnienia opisanych obowiązków. W zależności od rodzaju naruszenia kary będą wymierzane procentowo (do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń) lub w kwocie (w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł). Ustawa o PPK wymieniono czynności, które traktuje się jako naruszenia: • niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK, • niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK, dokonywania wpłat do PPK, zgłaszania wymaganych danych, prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK, • nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK, • nieuprawnione używanie określeń pracowniczy plan kapitałowy/PPK. Pamiętaj! Ustawa o PPK nakłada na pracodawcę szereg nowych obowiązków informacyjnych. Obowiązki informacyjne względem uczestnika PPK – pracownika: • informowanie osób zatrudnionych o warunkach uczestnictwa w PPK, • informowanie o zgromadzonych środkach na rachunku PPK, • co cztery lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, pracodawca informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji o ponownym dokonywaniu wpłat, chyba że osoba ponownie złoży deklarację. Obowiązki informacyjne względem instytucji finansowej: • informowanie o złożeniu deklaracji o rezygnacji przez uczestnika PPK, • informowanie o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK. Wiele przydatnych informacji dotyczących pracowniczych planów kapitałowych wszyscy pracodawcy znajdą na stronie internetowej www.mojeppk.pl.