STAN PRAWNY NA 31 MAJA 2019 Umowy z pracownikami niepedagogicznymi – część I Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), • Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.). Współpraca między osobą fizyczną a szkołą może być uregulowana umową o pracę bądź umową cywilnoprawną. W przypadku każdej z nich wynagrodzenie powinno odpowiadać rodzajowi pracy i sprzyjać podnoszeniu jej jakości. Jakie warunki muszą zostać spełnione przy zawieraniu umowy o pracę? Nawiązanie stosunku pracy następuje na podstawie przepisów Kodeksu pracy (dalej: k.p.) oraz Ustawy o pracownikach samorządowych, w zależności od stanowiska. Umowa o pracę Ustalenie warunków pracy i płacy, podobnie jak nawiązanie stosunku pracy, wymaga zgodnego oświadczenia woli dwóch stron, a więc pracodawcy i pracownika. Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie (jeśli umowa została zawarta ustnie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, pracodawca powinien potwierdzić na piśmie ustalenia związane ze stronami umowy, rodzajem umowy oraz jej warunkami). Zgodnie z art. 22 § 1 k.p. przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania czynności (określonego rodzaju) na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Przy spełnieniu wspomnianych warunków możemy mówić o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy określonych w art. 22 § 1 k.p. Co określa umowa o pracę? Umowa o pracę, zgodnie z art. 25 k.p., powinna określać strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy. Wspomniany katalog ma charakter otwarty, ponieważ zgodnie z zasadą swobody zawierania umów mogą znaleźć się w niej inne postanowienia, które nie mogą być gorsze niż wynikające z przepisów prawa. Pracodawca powinien pamiętać, że w umowie o pracę nie można zamieszczać klauzuli dotyczącej zakazu konkurencji. Zgodnie z art. 1011 § 1 k.p. zakaz konkurencji powinien być przedmiotem odrębnej umowy. Umowa o pracę powinna być sporządzona co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron (jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi jest wpinany do akt osobowych pracownika). W przypadku niedopełnienia przez pracodawcę pisemnego obowiązku potwierdzenia zawarcia umowy o pracę pracodawca dopuszcza się wykroczenia i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Rodzaje umów o pracę: 1. Umowa na okres próbny (art. 25 k.p.) może być zawarta przed umową o pracę na czas nieokreślony i określony. Zawiera się ją, by sprawdzić kwalifikacje pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Okres próbny nie może przekraczać trzech miesięcy, ale może trwać krócej. Przepisy nie wskazują minimalnego okresu, na jaki można zawrzeć próbną umowę. Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest możliwe: • jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy, • po upływie co najmniej trzech lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy; w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny. 2. Umowa na czas określony (art. 251 k.p.) – warto pamiętać, iż okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony, zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Uzgodnienie między stronami (w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony) dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie nowej umowy o pracę na czas określony, począwszy od dnia następującego po czasie, w którym miało nastąpić jej rozwiązanie. Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż trzy, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie okresu 33 miesięcy lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. 3. Umowa na czas nieokreślony (art. 25 § 1 k.p.) ma najbardziej trwały charakter, gdyż strony zakładają trwałość stosunku pracy. Ważne! Przepisu o ograniczeniu limitu miesięcy oraz liczby umów nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony: • w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, • w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, • w celu wykonywania pracy przez okres kadencji, • w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, • jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, umowę o pracę zawiera się na czas określony nie dłuższy niż sześć miesięcy. Osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w tym przypadku rozumie się jako osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach, o których mowa w art. 2 Ustawy o pracownikach samorządowych, na czas nieokreślony albo na czas określony, dłuższy niż sześć miesięcy, i nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym. Zmiana warunków umowy Umowa o pracę może zostać zmieniona w każdym czasie. Wszystkie zmiany warunków umowy o pracę wymagają formy pisemnej. Umowę o pracę można zmienić na dwa sposoby: • porozumieniem zmieniającym, które wymaga zgodności obu stron zawierających stosunek pracy. Zmianie mogą podlegać warunki umowy o pracę (zarówno na korzyść pracownika, jak i pogarszające dotychczasowe warunki). Porozumienie jest formą ugodową i może zostać zmienione ponownie w każdym czasie. Stanowiska obu stron są równie ważne, dlatego trudno poprzez tę formę zmienić pracownikowi warunki zatrudnienia na gorsze. • wypowiedzeniem zmieniającym, które jest jednostronną czynnością pracodawcy. Wypowiedzenie zmieniające zawiera w sobie dwa oświadczenia woli pracodawcy. Pierwsze z nich polega na wyrażeniu chęci zakończenia zatrudnienia na dotychczasowych warunkach, a drugie jest jednoczesnym zaproponowaniem nowych warunków pracy i płacy. W wypowiedzeniu zmieniającym musi znaleźć się pouczenie dla pracownika zgodne z treścią artykułu 42 § 3 k.p., który mówi, że w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę Istotnym elementem stosunku pracy jest wynagrodzenie, czyli podstawowe świadczenie ze strony pracodawcy na rzecz pracownika w zamian za świadczoną pracę. Wynagrodzenie powinno odpowiadać rodzajowi pracy i kwalifikacjom pracownika, a także sprzyjać usprawnieniu pracy i podnoszeniu jej jakości. Ważne jest wskazanie konkretnego i stałego terminu wypłaty wynagrodzenia. W regulaminie pracy powinien znaleźć się zapis dotyczący ustalonego terminu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia (zgodnie z art. 1041 § 1 pkt 5 k.p.). Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, termin wypłat wynagrodzenia musi wskazać w informacji o warunkach zatrudnienia w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.). Często termin wypłaty wynagrodzenia ujęty jest również w umowie o pracę. Wysokość wynagrodzenia nie może być niższa niż w przepisach dotyczących minimalnego wynagrodzenia za pracę. Na wynagrodzenie składa się płaca zasadnicza ustalana według określonego systemu, ponadto w jego skład mogą wchodzić wszelkiego rodzaju dodatki (np. funkcyjne, za pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) oraz premie ustalone regulaminem obowiązującym u danego pracodawcy lub określone w przepisach płacowych (np. szczegółowe uregulowania dotyczące wynagrodzeń pracowników samorządowych określają przepisy art. 36–39 Ustawy o pracownikach samorządowych). Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Wynagrodzenie powinno być przekazywane na konto bankowe pracownika, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (np. prawo do wynagrodzenia za chorobę, za przestój w pracy). Obowiązki pracownika Zgodnie z art. 100 k.p. pracownik jest zobowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Pracownik jest zobowiązany w szczególności: • przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, • przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, • przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych, • dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, • przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach, • przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. Zgodnie z art. 24–25 Ustawy o pracownikach samorządowych do podstawowych obowiązków pracownika samorządowego należy dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli. W szczególności do obowiązków pracownika samorządowego należy: • przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa, • wykonywanie zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie, • udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, jeżeli prawo tego nie zabrania, • dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej, • zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami, • zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim, • stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych, • sumienne i staranne wykonywanie poleceń przełożonego. Zakończenie stosunku pracy Zgodnie z art. 30 k.p. umowa o pracę może zostać rozwiązana w następujących trybach: • na mocy porozumienia stron, • przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem), • przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia), • z upływem czasu, na który była zawarta. Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, a także powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Okres wypowiedzenia umowy o pracę Zgodnie z art. 34 k.p. okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi: • trzy dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza dwóch tygodni, • jeden tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż dwa tygodnie, • dwa tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi trzy miesiące. Na podstawie art. 36 k.p. okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi: • dwa tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż sześć miesięcy, • jeden miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej sześć miesięcy, • trzy miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej trzy lata. Okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc (albo ich wielokrotność) kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.