Pisma grzecznościowe – zasady redagowania korespondencji oficjalnej Opracowała: Karolina Wargin Korespondencja oficjalna jest jedną z form komunikowania się, wymiany myśli, ustalania bądź uzgadniania stanowisk. Szczególne znaczenie w działalności firm mają pisma biurowe (zapytania, informacje, decyzje, zawiadomienia). Do pism informacyjnych zalicza się: rachunek, protokół (jeśli nie zawiera wniosków), notatkę, sprawozdanie, zawiadomienie, wezwanie, pismo o awansie. Do pism przekonywających zaliczamy takie, w których autor dąży do pozyskania odbiorcy dla swojego punktu widzenia w danej sprawie. Jeżeli piszący wie, że jego przekonania pokrywają się z przekonaniami adresata, to nie musi dodatkowo argumentować swojego stanowiska. Do tego rodzaju pism zalicza się: podanie, skargę, wniosek, odwołanie, decyzję, protokół szkody, ofertę. Układ graficzny pism jest ujednolicony, gdyż tę sprawę regulują: Polska Norma, instrukcje kancelaryjne oraz Kodeks postępowania administracyjnego. Sporządzenie korespondencji powinno opierać się na następujących zasadach: • nie wolno dopuścić do popełnienia błędu w nazwisku lub w nazwie firmy adresata, • w piśmie muszą być zawarte wszystkie informacje, jakie są niezbędne do prawidłowego jego zrozumienia, a także informacje umożliwiające adresatowi dalszy kontakt, czyli: numery telefonów, numery faksów itd., • przed wysłaniem, list powinien być ponownie przeczytany i to tak, jakby odczytywał go odbiorca, należy zastanowić się, czy adresat treść listu odbierze zgodnie z naszymi intencjami. List List jest nie tylko środkiem porozumiewania się, ale także wywiera wrażenie na adresacie. Każdy list powinien być zredagowany według zasad właściwego formułowania myśli, odpowiedniego układu treści i obowiązującego stylu w dobrze słów, budowie zdań, układzie tekstu. Korespondencja powinna być dostosowana do stylu odbiorcy i do celu listu. Treść listów powinna być zwięzła, konkretna i uprzejma. Język stosowany w korespondencji powinien być prosty i naturalny, a używane w listach słowa i zwroty powinny być ogólnie znane i nieskomplikowane. Treść listu powinna być przedstawiona w taki sposób, by nie wymagała, zanim zostanie zrozumiana, wielokrotnego czytania. Długość listu powinna odpowiadać jego potrzebom i celom. List zawierający podziękowania będzie oczywiście krótszy i mniej skomplikowany niż list, w którym wyjaśniamy założone procedury czy zasady. List powinien mieć pozytywny wydźwięk, wobec czego starajmy się unikać tonacji negatywnej. Przykładowe zwroty do wykorzystania w listach: • Skontaktujemy się z Panem (Panią), gdy tylko pojawi się możliwość przyjęcia Pańskiej oferty. • Zatrzymamy Pańskie dane osobowe w naszych aktach. • Dziękuję za zaproszenie, które z przyjemnością przyjmuję. • Chcielibyśmy skorzystać z okazji i podziękować za… • Jeżeli pragnęlibyście Państwo uzyskać dodatkowe informacje, prosimy skontaktować się z nami. • Mamy nadzieję, że będziemy mogli sprostać Państwa wymaganiom. W korespondencji dużą wagę przywiązuje się do zewnętrznej formy pisma oraz jego treści. Pierwsze wrażenie daje zewnętrzna forma, a więc papier, czystość, rozplanowanie. Dopiero potem przychodzi treść, która powinna być napisana starannie i poprawnym językiem. Aby właściwie prowadzić korespondencję biurową, należy znać: • przedmiot sprawy, • obowiązujące formy pism przyjęte dla danego typu sprawy, • obowiązujące lub przyjęte zwroty i sformułowania, • zasady redagowania treści pism. Pisanie korespondencji Pismo służbowe rozpoczynamy od zwrotów grzecznościowych typu: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”, „Szanowni Państwo”. Obecnie coraz częściej wprowadza się tego typu zwroty do korespondencji biurowej, uzupełniając je tytułami czy stanowiskami, np. „Szanowna Pani Prezes”. Sprawa To jeden z nadruków, jaki występuje na blankiecie listowym. Celem tej części pisma jest bardzo krótkie określenie jego treści w taki sposób, aby przy przeglądaniu korespondencji nie było konieczności odczytywania całego pisma. W krótkich pismach pomija się z reguły ten element. Zwrot kończący pismo Coraz częściej w polskiej korespondencji pojawiają się zwroty grzecznościowe, które kończą pismo. Do zwrotów tych zalicza się: „Z wyrazami szacunku” czy (rzadziej stosowane) „Łączę wyrazy szacunku”. Listy dłuższe muszą posiadać logiczną, przejrzystą strukturę, którą można uzyskać poprzez wyodrębnienie części pisma (wprowadzenie, przedstawienie zagadnienia, uzasadnienie, wnioski). Oczywiście nie oznacza to, że każde pismo musi zawierać cztery wskazane elementy. Szczególnie czwarty z elementów (wnioski) łączony jest często z częścią dotyczącą uzasadnienia. W sprawach służbowych wypada ograniczyć się do precyzyjnego przekazu informacji. Listy nie powinny być pisane odręcznie, ponieważ odbierane są jako całkowicie nieprofesjonalne. Jeżeli to możliwe, listy należy adresować do konkretnej osoby, wymienionej z imienia i nazwiska, gdyż zwiększa to szansę na odpowiedź. Pamiętać należy, że przyjęte formy pism, stosowane szablony, utarte zwroty ułatwiają redagowanie pism. Wszystkie pisma powinna cechować: zwięzłość, jasność, przejrzystość, uprzejma forma, stylistyczna i gramatyczna poprawność. Ujednolicenie układu pisma osiąga się przez stosowanie blankietów korespondencyjnych, tzn. specjalnych formularzy ze stałymi nadrukami. W każdym piśmie można wyróżnić następujące części: • nagłówek, który wskazuje nazwę i adres, numery: telefonów, faksu, konta bankowego, regonu i NIP-u nadawcy pisma, • adres odbiorcy z podaniem pełnej nazwy (w pierwszym przypadku) i dokładnego adresu, • znaki powoławcze, tzn. datę sporządzenia pisma, datę pisma, na które odpowiadamy, znak pisma, tj. numer ewidencyjny, • określenie sprawy, tzn. przedmiotu, którego pismo dotyczy, • treść pisma, • podpis osoby uprawnionej do podpisywania pism, • elementy dodatkowe, tj. informację o załącznikach oraz ewentualnie nazwy i adresy instytucji lub komórek organizacyjnych, którym kopie pisma przekazuje się do wiadomości. Pismo przewodnie to krótkie, z reguły jedno lub kilkuzdaniowe pismo, dołączane do innych dokumentów. Z samej już definicji wynika kilka charakterystycznych cech pisma przewodniego: • z uwagi na niewielką ilość treści pisma przewodnie sporządza się często na papierze formatu A5, • z pismem przewodnim wysyła się zawsze załączniki, których nazwy należy wymienić w treści pisma, a w polu informacji dodatkowych należy zawsze umieścić informację o liczbie załączników, np. Załącznik: 1, Załączników: 5, • pisma przewodnie, z uwagi na ich charakter, w zasadzie mają jednakową treść i rozpoczynają się zwykle od słów: „W załączeniu przesyłamy...” Następnie podaje się zawsze nazwę dokumentu, który pismu towarzyszy, np. „W załączeniu przesyłamy plan remontów w 2000 r....”, „W załączeniu faktury za miesiąc maj”. Pismo przewodnie zawiera informacje uzupełniające treść dokumentu, któremu towarzyszy. Mogą to być informacje, które nie były uwzględnione w piśmie głównym lub też informacje, których nie wypadało w nim podać. Zaświadczenie Jest to bardzo często stosowany dokument potwierdzający zdarzenie lub stan faktyczny, np. stan majątkowy, wysokość zarobków czy też kontynuację nauki. Na środku należy napisać samą nazwę pisma (Zaświadczenie), wyróżniając ją przez podkreślenie, pogrubienie lub kursywę. Po nazwie nie należy stawiać kropki. Tekst zaświadczeń zaczyna się najczęściej od słów: „Zaświadcza się, że…”, „Zaświadczamy, że...”, „Niniejszym zaświadczamy, że...” itp. Zaświadczenie może być sporządzone według klasycznego układu graficznego pisma (z polem adresata, polem znaków powoławczych i określeniem sprawy), ale często występują odstępstwa od klasycznego układu graficznego: nie występuje w nim zwykle pole adresowe, a informacje o adresacie umieszcza się w zakończeniu tekstu tego pisma. Natomiast zakończenie zaświadczenia to zwykle informacja o adresacie, która zawarta jest w określeniu celu wydania zaświadczenia. Zdanie to przybiera zwykle formy: „Zaświadczenie wydaje się w celu przedłożenia w...”, „Niniejsze zaświadczenie wydaje się celem przedłożenia w...” W przypadku wydania zaświadczenia bez sprecyzowania celu, zakończenie może przybrać formy: • Zaświadczenie niniejsze wydaje się na prośbę zainteresowanego, • Określenie sprawy przeniesione zostało na wysokość pola adresata (przy czym pisze się je na środku wiersza z pominięciem słów Dotyczy: lub Sprawa:) Formy pism biurowych Każde pismo wysyłane na zewnątrz lub pozostające jako dokument wewnętrzny musi być tak zredagowane, aby to, co chcemy powiedzieć, było jak najbardziej jasne, zrozumiałe i nie budziło wątpliwości. Listy grzecznościowe powinny mieć formę bezpośrednią, zbliżoną do listów prywatnych. Stosuje się je prawie wyłącznie w stosunkach pomiędzy instytucjami a osobami indywidualnymi. Występują również często w korespondencji handlowej. Pisma informacyjne są to wszelkiego rodzaju zawiadomienia, komunikaty bądź listy reklamowe. Powinny być krótkie, zwięzłe, a zawarte w nich informacje możliwie wyczerpujące. W przypadku zawiadomienia o zebraniu należy umieścić w piśmie jego dokładną datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce i przedmiot (ewentualnie porządek obrad). Raporty są to pisemne doniesienia o czymś. Do niedawna ze słowem raport spotykaliśmy się w języku wojskowym, policyjnym. Obecnie ma szerokie zastosowanie (wypiera nazwy protokół, sprawozdanie) i przedstawia określony stan faktyczny na zlecony temat lub wynik badań. Raport może mieć formę: • opisową – przedstawia określony stan faktyczny, • tabelaryczno-statystyczną – przedstawia stan faktyczny za pomocą cyfr i porównań statystycznych, • połączoną część opisową z tabelaryczną – zawiera opis i dane tabelaryczne. Ze względu na treść wyróżnia się następujące rodzaje raportu: • nieoficjalny w formie notatki wewnętrznej, • nieoficjalny w formie listu, • krótki raport oficjalny, • obszerny raport oficjalny. W pismach mniej oficjalnych nazwa instytucji własnej znajduje się z lewej strony, a data obok z prawej. Tak rozmieszcza się nagłówek listu na blankiecie A4. Na blankietach A5 w układzie poziomym rozmieszczenie nagłówka jest analogiczne. W układzie pionowym zarówno górny pas, jak i adresowy są znacznie zawężone. Dyrektor podpisuje się po prawej stronie pisma, poniżej nazwy swego stanowiska, a powyżej (napisanego na maszynie) swego imienia i nazwiska lub w obrębie imiennej pieczęci. Układ graficzny Pismo może być pisane w układzie blokowym, tzn. wszystkie pierwsze litery wszystkich wierszy tworzą linię pionową. Ustępy pisma, wyodrębnione na podstawie logicznych całości, uwydatnia się większymi odstępami – interlinią. W układzie „a linea” pierwsze znaki ustępów pisze się w odległości od 2 do 5 uderzeń od lewego marginesu. Marginesy mają duży wpływ na wygląd zewnętrzny pisma. Lewy margines wynosi 2,5 cm, prawy – 1,25 cm, dolny nie powinien być mniejszy niż 2 cm. Obecnie w korespondencji biurowej preferuje się układ blokowy. Podpis Może być nieczytelny. Powinien jednak być opatrzony imienną pieczęcią ze stanowiskiem służbowym. Umieszcza się go w odległości od 2 do 4 skoków od ostatniego wiersza treści lub zwrotu pożegnalnego – po prawej stronie. Jeżeli wymagane są dwa podpisy, umieszcza się je obok siebie. Osoba wyższa rangą po prawej stronie, niższą rangą z lewej strony.