STAN PRAWNY NA 11 STYCZNIA 2019 Zmiany w prowadzeniu teczek osobowych od stycznia 2019 r. Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), • Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1924), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Na mocy Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy dotyczące okresu przechowywania akt osobowych pracowników oraz możliwości prowadzenia e-teczek osobowych. Dzisiaj pracodawca dokumentację pracowniczą przechowuje w formie papierowej. Od stycznia będzie mógł decydować, czy chce kontynuować papierowe składanie teczek osobowych, czy może przejść na ich formę elektroniczną. Pracodawca będzie też mógł zmienić wcześniej przyjęty sposób przechowywania akt pracowniczych, lecz wymaga to oczywiście poczynienia określonych kroków. Dodatkowo od 1 stycznia 2019 r. pracodawców czeka szereg zmian i nowości w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dotyczy to przede wszystkim zasad określonych w Rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nowe Rozporządzenie określa w szczególności: • zakres, warunki prowadzenia, sposób przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi, • sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej, • sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy. Dokumentacja pracownicza – zmiany Ważne! Przepisy nowego Rozporządzenia będą miały zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tych osób, których stosunek pracy zostanie nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników pozostających w stosunku pracy 1 stycznia 2019 r., do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, zgromadzonych do tego dnia, będą miały zastosowanie przepisy nowego Rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie należy stosować przepisy dotychczasowe, a więc obowiązujące do 31 grudnia 2018 r. Pracodawcy będą mogli jednak dostosować dokumentację zgromadzoną do 1 stycznia 2019 r. do § 2–6 nowego Rozporządzenia. Do dokumentacji pracowniczej pracowników dotychczasowych, gromadzonej od 1 stycznia 2019 r., będą miały zastosowanie przepisy nowego Rozporządzenia. Do zakresu kart ewidencji czasu pracy dotychczasowych pracowników, prowadzonych w dniu 1 stycznia 2019 r., będą miały zastosowanie przepisy dotychczas określającego zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika stosuje się przepisy nowego rozporządzenia. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie nowego Rozporządzenia (a więc przed 1 stycznia 2019 r.), będą miały zastosowanie przepisy tego Rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie należy stosować przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2018 r. Pracodawcy mają obowiązek dostosowania warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 nowego Rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od 1 stycznia 2019 r. Pracodawca ma również obowiązek zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Akta osobowe pracownika Akta osobowe muszą zostać przez pracodawcę założone i prowadzone oddzielne dla każdego pracownika. Dokumenty te powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane. Pracownik z kolei ma zawsze prawo wglądu do swoich akt osobowych, a co za tym idzie – prawo weryfikowania zasadności i prawdziwości gromadzonych w nich informacji na swój temat. Zgodnie z § 3 Rozporządzenia akta osobowe pracownika składają się z czterech części (dotychczas składały się z trzech części) i obejmują: 1. Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, tj.: • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, tj. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy (jeżeli do pracy na danym stanowisku wymagane są dodatkowe kwalifikacje, nie należy dopuszczać pracownika do pracy bez zgromadzenia w części A akt osobowych dokumentów potwierdzających ich posiadanie, np. dyplomu ukończenia studiów wyższych, zaświadczenia o ukończonym szkoleniu, dokumentu potwierdzającego uprawnienia zawodowe), dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, • dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. 2. Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, • umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, • zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę, • dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy o emeryturach pomostowych, • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: o z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia, o z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, o z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji; • potwierdzenie poinformowania pracownika o: o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami; • potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, • dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie, • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika albo związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski lub urlop wychowawczy i z korzystaniem z tych urlopów, • dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego, • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: wstępnych badań lekarskich oraz okresowych i kontrolnych badań lekarskich, • umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, • dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach wynikających ze stosunku pracy, wymagających takiego współdziałania, • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy. Wskazany w Rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący (oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych będą również umieszczane w części B akt osobowych pracownika) i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy. 3. Część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: • oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, • kopia wydanego świadectwa pracy, • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, • umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. 4. Część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. W związku z koniecznością usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, należy usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Zgodnie z § 4 nowego Rozporządzenia oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Nowością jest to, iż oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. Zgodnie z § 5 nowego Rozporządzenia pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Pracodawca nadal ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: • ewidencję czasu pracy, która zawiera: o kartę ewidencji czasu pracy, zawierającą informacje o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, o wnioski pracownika dotyczące:
udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
ubiegania się o zwolnienie od pracy i korzystania z niego w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy; o dokumenty związane:
ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy; o zgodę:
pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy; • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Nowe Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zawiera wzorów pomocniczych, np. dotyczących kwestionariusza osobowego lub umowy o pracę. Pomocnicze wzory zostały zamieszczone na stronie Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej. Ponadto pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. W przypadku, o którym mowa w art. 231 Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (z § 7 nowego Rozporządzenia). Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Obecnie obowiązujące przepisy przewidują 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób pracodawca będzie mógł przechowywać akta pracownicze przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Ważne! Dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat, ale tylko jeżeli spełni dodatkowe warunki, które wynikają z Ustawy, tj. przekaże do ZUS-u: • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), • raport informacyjny (ZUS RIA). Oświadczenie ZUS OSW dyrektor placówki oświatowej jako pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie, jest to jego dobrowolna decyzja. Złożone oświadczenie można także wycofać, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Jeżeli dyrektor złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika powinien przekazać: • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia, • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik zakończył pracę po złożeniu oświadczenia. Ponadto dyrektor jako pracodawca będzie miał obowiązek: • przekazać ten dokument pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej, • po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem. W raporcie informacyjnym ZUS RIA pracodawca podaje dane, które obejmują m.in.: • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., • dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionych w placówkach, o których mowa w art. 1 Ustawy Karta nauczyciela, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od których płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej Ustawy, • okresy wykonywania pracy i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., • okresy wykonywania pracy i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Jeśli dyrektor nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy. Jeżeli dyrektor szkoły złoży raport informacyjny ZUS RIA, wówczas pracownikowi należy przekazać: • kopię przekazanego do ZUS-u raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje, • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach), • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach). Ważne! Dla akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal został zachowany obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres 50 lat. Zmiany w bieżąco składanych dokumentach Od 1 stycznia 2019 r. informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy pracodawca będzie przekazywał w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA. Raportu tego nie trzeba będzie przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym: • wypłaca się pracownikowi przychód należny za lata poprzednie, np. wypłata w marcu 2019 r. trzynastki za 2018 r., • obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, pracownik będzie miał wypłacony składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, • pracownik wykonywał pracę nauczycielską. Imienny raport miesięczny ZUS RPA ma za zadanie uzupełniać dane przekazane za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych. Nowe informacje przy wydawaniu świadectwa pracy Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, wydając świadectwo pracy, będzie miał nowe obowiązki informacyjne – będzie musiał powiadomić pracownika m.in. o okresie przechowywania jego dokumentacji kadrowej. Nowy art. 946 Kodeksu pracy stanowi, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o: • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 k.p., • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 k.p., • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Informacja przekazywana pracownikowi powinna być konkretna i zindywidualizowana (w załączeniu wzór). Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej zostaną zawarte w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 2981 k.p., w którym zostaną określone warunki gwarantujące powyższe standardy. Ponowne zatrudnienie – brak konieczności sporządzania nowych akt osobowych pracownika W przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy pomiędzy byłym pracownikiem i pracodawcą w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, dyrektor nie będzie zobowiązany tworzyć nowej dokumentacji pracowniczej. Będzie mógł kontynuować prowadzenie dokumentacji dotychczasowej aż do upływu 10-letniego okresu przechowywania. Po tym okresie, nawet jeżeli dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, a pracodawca nawiąże ponowny stosunek pracy z tym samym pracownikiem, będzie on musiał przygotować nową dokumentację. E-dokumentacja pracownicza Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (obecnie może przechowywać tylko dokumentację papierową). Decyzja jest dobrowolna i należy do pracodawcy, tak jak czas, w którym się na to zdecyduje. W każdej chwili pracodawca uprawniony będzie do zmiany postaci, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną będzie następować przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanymi podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Złożony podpis potwierdzi zgodność wykonanego odwzorowania cyfrowego z treścią dokumentu w postaci papierowej. Według Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści, zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Po dokonaniu konwersji dokument elektroniczny zostanie zapisany w systemie teleinformatycznym lub na wybranym nośniku danych, który pracodawca wykorzystuje do prowadzenia lub przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku decyzji o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji elektronicznej zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową nastąpi więc poprzez sporządzenie wydruku dokumentu cyfrowego, następnie pracodawca lub osoba przez niego upoważniona opatrzą wydruk podpisem, potwierdzając zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego. Ważne! O każdej zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników. Wprowadzenie e-teczek może przynieść dyrektorowi pewne korzyści, m.in. przyśpieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania, poprawi ich jakość i zredukuje koszty związane m.in. z przechowywaniem ich w odpowiednich pomieszczeniach/archiwach. Prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej wiąże się również z większym bezpieczeństwem przechowywanych dokumentów, np. pod kątem zniszczenia, zagubienia czy dostania się w ręce osób nieupoważnionych. Przed podjęciem decyzji pracodawca powinien przede wszystkim przeanalizować, jakie systemy informatyczne posiada – docelowo to one będą pełniły funkcję e-archiwum, i czy stać go na poniesienie kosztów związanych z tą formą prowadzenia akt osobowych. Jednakże patrząc na kierunek zmian przepisów, możemy zauważyć, że następuje stopniowa cyfryzacja państwa i nie wiadomo, czy za kilka lat prowadzenie e-teczek nie będzie obowiązkowe, co jest kolejnym powodem, dla którego warto zastanowić się nad tą formą archiwizowania dokumentów.