Instrukcja kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania w Szkole ..................................... w ..................................... § 1 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania używane w ................................................ podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w Księdze druków ścisłego zarachowania, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. W Księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. 4. W .................................................... do druków ścisłego zarachowania zalicza się : 1) druki świadectw szkolnych, 2) druki certyfikatów, 3) druki dyplomów, 4) druki zaświadczeń, 5) druki aneksów, 6) druki zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, 7) druki indeksów, 8) druki legitymacji szkolnych, 9) e-legitymacje szkolne, 10) druki legitymacji szkolnych dla dzieci niepełnosprawnych, 11) e-legitymacje szkolne dla dzieci niepełnosprawnych, 12) duplikaty ww. druków. 13) arkusze spisu z natury, 14) kwitariusze przychodowe, 15) czeki, 16) dowody wpłaty. § 2 1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: 1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, 2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, 3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik Szkoły ............................................ wyznaczony przez dyrektora. 4. Szkoła jest zobowiązana umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. § 3 1. Numeracji druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadawanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym. 2. Świadectwa szkolne numerowane są po wypełnieniu zgodnie z numerem, pod którym uczeń jest wpisany do Księgi ewidencyjnej uczniów. 3. W przypadku kwitariuszy przychodowych należy na okładce każdego bloku przed ich wydaniem do użytkowania odnotować: 1) numery kart bloku od nr ....... do nr ........ oraz serię, 2) liczbę kart każdego bloku, 3) datę przychodu, 4) podpisy i pieczątki dyrektora szkoły – i umieścić pieczątkę szkoły. § 4 1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić w Księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. 2. Na ostatniej stronie należy wpisać: „Księga zawiera ... stron ponumerowanych”, a także wskazać miejscowość i datę oraz uwzględnić podpisy i pieczątki dyrektora Szkoły .................................... i głównego księgowego oraz pieczęć okrągłą ww. Szkoły. 3. Podstawę zapisów w Księdze druków ścisłego zarachowania stanowią: 1) dla przychodu – rachunek (faktura) potwierdzający zakup druków bądź też pismo (dowód) stwierdzające wydanie lub przekazanie druków ścisłego zarachowania przez inną jednostkę, 2) dla rozchodu – pokwitowanie w Księdze osoby upoważnionej do odbioru druków przez złożenie podpisu lub protokół likwidacji bądź przekazania potwierdzający otrzymanie druków. 4. Zapisy w Księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. 5. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów. 6. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Osoba dokonująca poprawki powinna, obok naniesionej poprawki, umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności (art. 25 ust. 1 pkt 1 Ustawy o rachunkowości). § 5 1. Wydawanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez dyrektora Szkoły ............................................. Wyjątek stanowi wydawanie druków świadectw, które odbywa się zgodnie z zapotrzebowaniem wychowawcy danej klasy bez pisemnego upoważnienia do ich pobrania. Zwroty niewykorzystanych druków przyjmuje się ponownie na stan ewidencyjny. § 6 1. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres pięciu lat. Dotyczy to także druków anulowanych. 2. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji: „Anulowano” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. 3. Ilość i numery druków anulowanych wpisuje się w księdze ewidencyjnej w rubryce „Uwagi” w pozycji, w której zostały wydane. § 5 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. 2. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania w składowaniu wraz ze stanem w księdze ww. druków. 3. W protokole z tej czynności należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. § 6 1. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za druki, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym. 2. W przypadku zaginięcia (zagubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków. 3. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: 1) sporządzić protokół zaginięcia, 2) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa, zawiadomić policję. 4. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: 1) liczbę zaginionych druków z podaniem liczby egzemplarzy w każdym komplecie druków, 2) dokładne cechy zaginionych druków: numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci, 3) datę zaginięcia druków, 4) okoliczności zaginięcia druków, 5) miejsce zaginięcia druków, 6) nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica i numer) jednostki ewidencjonującej druki. 5. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. 6. Po upływie czasu przechowywania dokumentacji dotyczącej gospodarki drukami ścisłego zarachowania dokonuje się kasacji i komisyjnego zniszczenia, z której to czynności sporządza się protokół. 7. Druki świadectw, które zostały wycofane z użytkowania, znosi się komisyjnie ze stanu ewidencji, pozostawiając po jednym egzemplarzu, który oznacza się słowem „wzornik”. Na podstawie tego druku sporządza się duplikaty.