STAN PRAWNY NA 16 KWIETNIA 2019 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) Opracował: Marcin Majchrzak, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949), • Ustawa z dnia 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 475 ze zm.). Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych pozwala dofinansować przez pracodawcę różne formy działalności socjalnej przedszkola. Szczegółowe zasady oraz warunki przyznawania świadczeń z ZFŚS powinny zostać określone w odpowiednim regulaminie. Poniżej przestawiono najważniejsze zasady funkcjonowania ZFŚS w przedszkolu publicznym, a także podstawowe zasady dotyczące tworzenia regulaminu tego funduszu. Podstawa prawna funkcjonowania ZFŚS w przedszkolu Zgodnie z Ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: Ustawa) obowiązek tworzenia funduszu spoczywa na dwóch kategoriach pracodawców. Pierwszą z nich stanowią podmioty zatrudniające, według stanu na 1 stycznia danego roku, co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jednak w tym drugim przypadku fundusz tworzony jest na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Drugą grupę stanowią podmioty prowadzące działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, w co wpisują się również publiczne przedszkola, przez co stworzenie ZFŚS jest dla nich obowiązkiem. Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS Uprawnienia wynikające z ZFŚS przysługują oczywiście pracownikom przedszkoli, przez których należy rozumieć zarówno nauczycieli, jak i pracowników niepedagogicznych, a także rodziny tych pracowników. Ponadto mogą z nich korzystać pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych, macierzyńskich, a także nauczyciele korzystający z urlopów dla poratowania zdrowia. Pracownikowi przebywającemu na urlopie bezpłatnym nie będą jednak przysługiwały uprawnienia wynikające z ZFŚS, ponieważ w trakcie trwania takiego urlopu zawieszeniu ulegają prawa i obowiązki pracownicze. Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby do regulaminu fundusz wprowadzić odpowiedni zapis zaliczający takich pracowników do kręgu osób uprawnionych. Kolejną grupą osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS są emeryci i renciści. Najczęściej będą to osoby, dla których dane przedszkole było ostatnim miejscem pracy poprzedzającym pobieranie świadczenia emerytalnego lub rentowego. Ostatnią grupą osób uprawnionych są tzw. inne osoby, czyli osoby, które wskazane zostały w regulaminie funduszu jako posiadające prawo do wynikających z niego świadczeń. Mogą to być np. osoby będące na utrzymaniu zmarłego pracownika (dzieci, współmałżonek). Świadczenia finansowane ze środków ZFŚS Zgodnie z obowiązującymi przepisami środki funduszu mogą zostać przeznaczone wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej, przez którą należy rozumieć, według art. 2 pkt 1 Ustawy, usługi świadczone przez pracodawców na rzecz: 1) różnych form wypoczynku, 2) działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, 3) opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, 4) udzielania pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie. W praktyce dopuszcza się przeznaczanie środków ZFŚS na działania wspierające: 1) wypoczynek – organizowany przez zakład, podmioty trzecie czy samych pracowników w formie wczasów, wczasów profilaktycznych, połączony z leczeniem sanatoryjnym, agroturystyka, wczasy „pod gruszą”, kolonie dla dzieci i młodzieży, zielone szkoły, 2) działalność kulturalno-oświatową – wycieczki do muzeów, teatrów, kin, festiwale muzyczne, festyny, wystawy, kupno biletów na tego typu imprezy, 3) sport i rekreację – abonament umożliwiający wstęp do ośrodków sportowych, bilety wstępu na imprezy sportowe, organizowanie wycieczek, rajdów i innych imprez sportowych, 4) opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego – dofinansowanie usług świadczonych dla pracownika przez podmiot zewnętrzny lub organizację usługi we własnym zakresie, 5) udzielanie pomocy materialnej – w formie rzeczowej (np. zakup towarów i nieodpłatne przekazanie ich osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej) lub finansowej (np. zapomoga pieniężna w wypadkach losowych), 6) pomoc na cele mieszkaniowe (zwrotna lub bezzwrotna) – na warunkach określonych w umowie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, np. budowa domu, kupno mieszkania, remont lub modernizacja już posiadanego mieszkania lub domu, wykup zajmowanego mieszkania na własność. Najczęstszymi okolicznościami uzasadniającymi udzielenie zapomogi pieniężnej są natomiast: 1) przewlekła choroba pracownika, 2) wypadki losowe, np. utrata w wyniku kradzieży lub klęski żywiołowej środków materialnych i rzeczowych niezbędnych do samodzielnej egzystencji, 3) niski dochód na osobę w rodzinie, np. związany z wielodzietnością. Powyższe usługi, należące do zakresu działalności socjalnej regulowanej Ustawą, tworzą katalog zamknięty. Nie można więc uznać za działalność socjalną innych, realizowanych na rzecz pracowników, usług pracodawcy. Fundusz świadczeń socjalnych nie jest również tożsamy z funduszem okolicznościowym. W rezultacie wydatkami niewliczanymi do działalności socjalnej będą np. wydatki na: 1) pokrycie kosztów przyzakładowego żywienia, 2) posiłki profilaktyczne, 3) finansowanie ubezpieczeń na życie, ubezpieczeń NNW czy turystycznych, 4) dojazd do pracy, 5) związane z obchodami jubileuszy zakładowych, 6) zakup upominków (kwiatów, drobnych prezentów), nagród dla pracowników, np. w związku ze zmianą miejsca zatrudnienia, 7) finansowanie szkoleń pracowniczych, kursów bądź dopłat do takich szkoleń. Środki z ZFŚS powinny być przyznawane według kryterium socjalnego, a więc uzależniającego przyznawanie ulgowych świadczeń oraz usług wyłącznie od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej osoby uprawnionej. Finansowanie np. kosztów wyżywienia wszystkim pracownikom z założenia nie spełniałoby powyższego wymogu. Z innej strony – do otrzymania pomocy ze środków ZFŚS upoważnione są na równi wszystkie osoby należące do katalogu osób uprawnionych. Regulamin ZFŚS powinien więc precyzować, że kluczowym kryterium przyznawania świadczenia jest kryterium dochodowe, określane zwykle jako dochód na członka rodziny. Powinien także wskazywać sposób, w jaki pracownik mógłby swoją sytuację majątkową udowodnić – zwykle jest to oświadczenie o sytuacji majątkowej dołączane do wniosku o udzielenie pomocy. O ewentualnym przyznaniu środków decydują dyrektor przedszkola lub powołana w tym celu komisja, a pieniądze nie mogą być w żadnym wypadku przeznaczone na inny cel, np. na bieżącą działalność operacyjną. Warto także zauważyć, że przepisy KN w art. 52 ust. 1a przewidują szczególne uprawnienie przysługujące nauczycielom ze środków ZFŚS w postaci świadczenia urlopowego. Jest to proporcjonalne do wymiaru zatrudnienia, obligatoryjne świadczenie pieniężne, wypłacane nauczycielom do końca sierpnia w wysokości odpisu podstawowego. Należy pamiętać, że świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach funduszu świadczeń socjalnych nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – § 2 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Obowiązki dyrektora przedszkola związane z ZFŚS Obecnie obowiązujące przepisy przewidują szereg obowiązków związanych z zarządzaniem ZFŚS. Wśród najważniejszych obowiązków należy wymienić: 1) określenie zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń ZFŚS w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentantem pracowników (art. 8 ust. 2 Ustawy), 2) bieżące administrowanie środkami ZFŚS (art. 10 Ustawy), 3) zapewnienie wydatkowania środków zgodnie z przepisami Ustawy, pod groźbą grzywny (art. 12a Ustawy). Dyrektor przedszkola powinien również zadbać o poinformowanie pracowników o formach i procedurach udzielania pomocy z funduszu (np. o sposobach i terminach składania wniosków). W przypadku gdy nie będzie on respektował zapisów Ustawy, np. wydając środki na cele inne niż związane z działalnością socjalną, popełnia wykroczenie przeciwko Ustawie. W takiej sytuacji właściwy organ PIP-u może zgłosić wniosek o ukaranie dyrektora – w trybie określonym przepisami Ustawy Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Na podstawie art. 8 ust. 3 Ustawy istnieje jeszcze możliwość wystąpienia przez działające w przedszkolu związki zawodowe do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami Ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz. Ustalanie wysokości ZFŚS Jak już zostało wspomniane, fundusz obejmuje wszystkich zatrudnionych w danym przedszkolu. Nie przewiduje się tworzenia oddzielnych funduszy dla każdej z grup osób uprawnionych, ale dla każdej z nich w nieco inny sposób nalicza się wysokość odpisu na fundusz. Jego ostateczna wysokość jest bowiem efektem zbilansowania środków pochodzących z trzech grup: 1) odpis na nauczycieli – w przypadku nauczycieli wysokość odpisu na ZFŚS oblicza się na podstawie art. 53 ust. 1 KN; zgodnie z nim dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej na końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3 KN, obowiązującej 1 stycznia danego roku, 2) odpis na pracowników niepedagogicznych – w przypadku pracowników niepedagogicznych sposób obliczania wysokości odpisu określony został w art. 5 Ustawy; zgodnie z nim wysokość odpisu wynosi na jednego zatrudnionego 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, 3) odpis dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne – wysokość odpisu ustalana jest na podstawie art. 53 ust. 2 KN na poziomie 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych. Prawidłowo naliczona kwota odpisów powinna zostać przekazana na rachunek ZFŚS w terminie do 30 września, z tym że do 31 maja należy odprowadzić kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów (art. 6 ust. 2 Ustawy). Konieczne jest jednak dokonanie na koniec roku kalendarzowego ostatecznej korekty wysokości odpisu na fundusz, co wiąże się z koniecznością powtórnego ustalenia przeciętnej liczby osób zatrudnionych w przedszkolu, a następnie porównania stanu faktycznego z wynikami uzyskanymi w chwili ustalania wysokości odpisu w trakcie roku. Jeżeli okaże się, że środki na fundusz zostały przekazane w zaniżonej wysokości, to konieczne będzie niezwłoczne uzupełnienie braków i przekazanie na konto ZFŚS brakującej kwoty. W przypadku gdy wpłacona kwota okaże się zawyżona, nadwyżka może zostać wycofana bądź zaliczona na poczet przyszłorocznego odpisu. Obliczeń liczby osób zatrudnionych należy dokonywać odrębnie dla nauczycieli i pracowników niepedagogicznych. Podstawa gospodarowania funduszem Podstawą gospodarowania funduszem w publicznych przedszkolach jest roczny plan dochodów i wydatków działalności socjalnej, sporządzony przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (o ile organizacje te występują u danego pracodawcy). Kwotą bazową do obliczania wysokości świadczeń socjalnych oraz podstawą do tworzenia progów dochodowych jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne. W 2019 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7 Ustawy (3278,14 zł). Dyrektor przedszkola dysponuje środkami funduszu i ponosi odpowiedzialność za ich zgodne z prawem wykorzystanie. Te niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Regulamin ZFŚS Podstawą funkcjonowania ZFŚS w przedszkolu powinien być odpowiedni regulamin, który regulowałby szczegółowe kwestie związane z funduszem. Powinien więc kształtować: 1) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS (przy założeniu, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń, a także wysokość dopłat z ZFŚS powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej – art. 8 ust. 1 Ustawy), zatem np. zasady składania wniosków o świadczenia z funduszu, 2) zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, 3) wskazanie „innych osób” uprawnionych do korzystania ze świadczeń przewidzianych przez ZFŚS, 4) wskazanie administratora funduszu (którym jest dyrektor przedszkola), 5) określenie zasad działania komisji ds. funduszu, jeżeli dyrektor zdecyduje się ją powołać, w celu opiniowania wniosków o przyznanie pomocy składanych przez pracowników (należy jednak pamiętać, że mimo powołania komisji to na dyrektorze spoczywają w dalszym ciągu wszelkie obowiązki określone w Ustawie związane z administrowaniem funduszem). Regulamin funduszu najczęściej opracowywany jest na podstawie następujących aktów prawnych: 1) Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, 2) Ustawy Kodeks pracy, 3) Ustawy Karta nauczyciela, 4) Rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, 5) innych aktów prawnych, np. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych czy Ustawy o związkach zawodowych. Poprawnie skonstruowany regulamin ZFŚS powinien zawierać informację o podstawie prawnej, na bazie której został sporządzony. Należy zwrócić uwagę, aby pracodawca przed przystąpieniem do projektowania regulaminu zapoznał się z obowiązującymi aktami prawnymi dotyczącymi zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa zobowiązuje dyrektora przedszkola do uzgodnienia treści regulaminu z organizacją związkową lub, jeżeli organizacja taka w zakładzie nie działa, z przedstawicielem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Trzeba jednak pamiętać, że odpowiedzialny za wydanie regulaminu i jego zgodność z obowiązującymi przepisami jest tylko pracodawca. Obowiązek uzgodnienia regulaminu jest o tyle istotny, że pracodawca nie może wprowadzić regulaminu w życie, jeżeli nie został on uzgodniony i zaakceptowany przez organizację związkową lub przedstawiciela pracowników. Ustawa nie reguluje sposobu dokonania wyboru przedstawiciela pracowników oraz nie wskazuje, w jaki sposób osiągnąć porozumienie w sytuacji, w której pracownicy nie mogą dojść do porozumienia w kwestii wyboru swojego przedstawiciela. Ustawodawca nie uregulował także sytuacji, gdy pracodawca i przedstawiciel pracowników nie mogą uzgodnić stanowisk, co może skutkować niewydaniem regulaminu. Każdy pracodawca przed przystąpieniem do tworzenia projektu regulaminu ZFŚS powinien odpowiednio się do tego przygotować. Pozwoli to na lepsze skonstruowanie i adresowanie pomocy socjalnej. Pomoc ta powinna bowiem zostać dostosowana do potrzeb osób zatrudnionych. Warto, aby pracodawca dysponował przynajmniej podstawowymi i aktualnymi informacjami o sytuacji socjalnej pracowników oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), o ich potrzebach i preferencjach. Informacje te są niezbędne do prawidłowego rozdysponowania środków ZFŚS. W celu ustalenia sytuacji socjalnej pracodawcy mogą wykorzystać częściowe informacje o stanie rodzinnym pracowników wynikające z dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika bądź ze zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego. Każdy regulamin ZFŚS powinien zawierać w swojej treści obowiązkowe elementy, za które uznać należy: 1) zapisy regulaminu określające zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, 2) zapisy dotyczące zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych ze środków funduszu. Konstruując regulamin, pracodawca powinien pamiętać, aby zasady i warunki określone w regulaminie uwzględniały zasadę przyznawania świadczeń z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków ZFŚS. Regulamin powinien szczegółowo określać zasady i kryteria stosowane przy udzielaniu pomocy ze środków funduszu. Pracodawca powinien pamiętać także, że niedopuszczalne jest zawieranie w regulaminie zapisów, które ograniczałyby krąg osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Regulamin ZFŚS, oprócz obligatoryjnych zapisów, może zawierać regulacje o charakterze dodatkowym i uzupełniającym (dodatkowe zapisy w regulaminie dopuszcza art. 2 pkt 5 Ustawy). Przykładem takiego zapisu może być regulacja rozszerzająca krąg osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu o inne osoby niż pracownicy, byli pracownicy zakładu (emeryci i renciści) oraz członkowie ich rodzin. Jedynym wynikającym z Ustawy ograniczeniem w kwestii fakultatywnych zapisów w regulaminie jest wypełnienie minimalnych obowiązków pracodawcy związanych z utworzeniem i funkcjonowaniem ZFŚS. W praktyce oznacza to, że regulamin ZFŚŚ w przedszkolu może zawierać uregulowania korzystniejsze dla pracowników. Dobrą praktyką jest utworzenie w przedszkolu preliminarza wydatków. Preliminarz powinien określać wysokość przekazanych na rachunek funduszu środków oraz wskazywać ich przeznaczenie. Informacja o tworzeniu preliminarza powinna znaleźć się w regulaminie funduszu, a sam plan – stanowić jeden z jego załączników. W regulaminie ZFŚS pracodawca może powołać komisję socjalną, której najważniejszym obowiązkiem jest zapewnienie sprawnego przebiegu procedury przyznawania świadczeń, począwszy od wstępnej weryfikacji wniosków, oświadczeń pracowników, po rozpatrywanie odwołań. Wszystkie kwestie związane z powołaniem komisji oraz wyznaczeniem jej zadań powinny być zawarte w regulaminie ZFŚS. Praktyka wskazuje, że komisje socjalne są tworzone niemal wyłącznie u pracodawcy zatrudniającego dużą liczbę pracowników. Nim przepisy regulaminu zaczną funkcjonować w przedszkolu – musi on wejść w życie. O tym, kiedy regulamin zacznie obowiązywać, decydują same strony regulaminu. Określenie terminu jego wejścia w życie może nastąpić bowiem na kilka sposobów, a mianowicie: 1) z dniem podpisania, 2) z dniem ogłoszenia, 3) z nadejściem określonego dnia (wskazanego za pomocą daty). Ponadto należy zwrócić uwagę, że regulamin ZFŚS musi być podany do wiadomości pracownikom. Udostępnienie może nastąpić w różnej formie, np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, udostępnienie w wewnętrznej sieci komputerowej, za pomocą poczty (w tym elektronicznej), pisma rozesłanego obiegiem lub w formie określonej przez strony regulaminu. Regulamin musi być ogólnie dostępny, gdyż pracownicy oraz osoby uprawnione do korzystania ze środków ZFŚS powinny wiedzieć, o jaką pomoc i na jakich zasadach mogą się ubiegać.