STAN PRAWNY NA 29 MARCA 2019 Kontrola zwolnień pracowników Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. z 1999 r. Nr 65 poz. 743). Na początku 2019 r. niektórzy dyrektorzy szkół i innych jednostek oświatowych mogli zetknąć się z nową inicjatywą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który przekonuje pracodawców do dokonywania kontroli prawidłowości wykorzystywanych zwolnień lekarskich przez pracowników. W treści pisma jest jednak fakt nałożenia na dyrektora określonych obowiązków w zakresie dokonywania wspomnianych kontroli, a to już może budzić wątpliwości. Wydawać by się mogło, że ZUS nie wymaga niczego więcej niż to, co wynika z przepisów prawa, bowiem zakład w swoich pismach adresowanych do pracodawców stwierdza w ogólny sposób, że prowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystana zwolnień lekarskich od pracy jest działaniem, które ma na celu zapobieganie nieuzasadnionej absencji pracowników. Kontrola ma natomiast na celu sprawdzenie, czy pracownik prawidłowo wykorzystuje czas przeznaczony na rekonwalescencję, który to czas ma służyć przede wszystkim odzyskaniu zdolności do pracy. ZUS podkreśla zatem, że pracownik w tym czasie nie może wykonywać czynności stojących w sprzeczności z celem wydania zwolnienia lekarskiego, a w szczególności nie może wykonywać czynności zarobkowych w innych miejscach pracy. Istotne jest jednak, że w dalszej część pisma Zakład Ubezpieczeń Społecznych formułuje prośbę, która może zostać odczytana jako wyraźne polecenie wykonania określonych czynności. Zakład prosi bowiem o przekazywanie informacji o przeprowadzonych kontrolach za okresy, w których pracodawca wypłaca zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy lub świadczenie rehabilitacyjne. Do tego jednak dołącza wzór formularza, z którego miałby skorzystać pracodawca, który to formularz ma być przekazywany do ZUS-u do 15 dnia każdego miesiąca. Podkreślić należy, że Zakład nie zawarł w swojej „prośbie” żadnej podstawy prawnej, z której wynikałaby konieczność składania takiego formularza w miesięcznych terminach. Z innej jednak strony, załączenie formularza, według którego dyrektor powinien składać comiesięczną informację o przeprowadzonych kontrolach, zdaje się formułować konkretny obowiązek, co oczywiście musi się spotkać z wyraźnym sprzeciwem dyrektora, jeżeli uświadomi on sobie, że ZUS nie ma prawa do nakładania podobnych obowiązków. W jaki sposób zatem dyrektor ma w przypadku otrzymania podobnego pisma zareagować? Obowiązki dyrektorów ZUS nie poparł swojego pisma wyraźną podstawą prawną, lecz nie oznacza to jednak, że w piśmie nie został przywołany żaden przepis: został bowiem wskazany art. 68 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Szczególnie ciekawy jest kontekst przywołania tej regulacji, ponieważ wynika z niego, jakby właśnie ta regulacja nakładała na pracodawców obowiązek dokonywania kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich. Czytamy w niej, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1, są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, to płatnicy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. W praktyce będzie to zatem większość jednostek systemu oświaty, w których jako ubezpieczonych zgłaszać należy nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi. Regulacja art. 68 nie formułuje żadnego obowiązku dla pracodawcy, lecz jedynie wskazuje na jego uprawnienie. Na podstawie tego przepisu pracodawca ma prawo do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień, natomiast prawo to nie musi być wykorzystywane w każdym miesiącu. Gdyby ustawodawca chciał, aby faktycznie każdy przypadek zwolnienia lekarskiego był badany przez pracodawcę, to wówczas wyraźnie by taki obowiązek sformułował, a wtedy Ustawa nie mówiłaby o uprawnieniu do kontrolowania ubezpieczonych, lecz wskazywałaby obowiązek kontrolowania prawidłowości wykorzystania zwolnień od pracy. Takiego przepisu w Ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa jednak nie znajdziemy. W jakim celu ZUS wysyła podobne formularze do pracodawców? Jak wyjaśniła Marlena Nowicka, rzeczniczka ZUS-u w Wielkopolsce (źródło: gloswielkopolski.pl): „ZUS jest dysponentem FUS-u, czyli państwowego funduszu celowego, z którego finansowane są m.in. wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz wypadkowego, w tym świadczeń wypłacanych przez płatników składek. Zatem, jako dysponent FUS-u i jednocześnie gwarant prawidłowości wydatkowania środków publicznych, ZUS jest zobowiązany do podejmowania działań służących zapewnieniu prawidłowości wypłat świadczeń z FUS-u, również tych dokonywanych przez płatników składek. Z racji na to, ZUS poprosił płatników składek o informacje, czy przeprowadzają kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, a jeśli tak, jakie są ich wyniki. Analiza danych o wynikach kontroli przeprowadzanej nie tylko przez ZUS, ale i płatników składek, pozwoli na pełną ocenę skuteczności aktualnych rozwiązań, a także na podjęcie przez Zakład działań, które mają na celu racjonalizację wydatków na zasiłki oraz zapobieganie wypłacie nienależnych świadczeń. Zakładamy, że obie te kwestie są wspólnym celem ZUS-u i płatników składek, dla których wysoka absencja jest również problemem. Intencją Zakładu jest nawiązanie współpracy z płatnikami, a nie tworzenie dla nich sankcji. Miesięczna informacja o kontroli powinna być oczywiście przekazywana do ZUS-u tylko wtedy, gdy w danym miesiącu kontrola była przeprowadzana. Jeśli pracodawca kontroli nie przeprowadził, informacji nie przekazuje”. Z punktu widzenia dyrektora przeprowadzenie kontroli może być jednak czynnością uciążliwą. Zgodnie z § 5 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy: • nie wykonuje pracy zarobkowej, • nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem. Chcąc skontrolować pracownika przebywającego na zwolnieniu, dyrektor musiałby zatem albo samodzielnie udać się na kontrolę, albo oddelegować pracownika, który taką kontrolę by przeprowadził. To jednak nie jest takie proste, bo musiałby to być pracownik, który posiada niezbędną wiedzę na temat procedury przeprowadzenia kontroli, zasad sporządzania protokołu itd. czyli wykazywałby się znajomością przywołanego Rozporządzenia. Wiedza ta nie jest na co dzień wykorzystywana w pracy szkoły, a w ogólnym rozrachunku nie jest praktycznie w ogóle potrzebna. Jak więc zareagować na prośbę ZUS-u? Oczywiście można się do niej zastosować i mimo braku wyraźnej podstawy prawnej przesyłać comiesięczne formularze na temat kontroli czy też ograniczyć się do wysyłania tych formularzy jedynie w tych miesiącach, w których kontrola była faktycznie prowadzona. Jeżeli jednak dyrektor kontroli prowadzić nie chce czy też z różnych przyczyn nie ma takiej możliwości, to niezastosowanie się do wniosku ZUS-u nie może skutkować żadnymi konsekwencjami. Pamiętać przy tym należy, że dokonanie kontroli wymaga zapewnienia profesjonalnego podejścia do zasad przeprowadzenia kontroli, zatem jeżeli dyrektor nie dysponuje pracownikiem posiadającym wymaganą wiedzę, to musi się liczyć z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów wyszkolenia przewidzianego kontrolera. Dodatkowo czas kontroli to okres, w którym pracownik nie wykonuje swoich zwykłych czynności służbowych, co wymaga albo zorganizowania zastępstwa, albo przesunięcia wykonania zadań na termin późniejszy, co z kolei rodzi ryzyko pomyłki, przekroczenia terminów ustawowych itd. Powstające w ten sposób koszty nie są brane pod uwagę przez ZUS, natomiast musi je brać pod uwagę dyrektor placówki. Może się więc okazać, że najlepszą reakcją na pismo Zakładu jest brak jakiejkolwiek reakcji, co, warto ponownie podkreślić, nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami dla dyrektora.