STAN PRAWNY NA 13 MARCA 2020 Ruch kadrowy – wdrażanie nowego pracownika Opracował i zaktualizował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 maja 2001 r. w sprawie realizowania przez nauczycieli tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć wychowawczych w porze nocnej (Dz.U. z 2001 r. Nr 52 poz. 550), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 r. poz. 2369). Poinformowanie nowego pracownika o warunkach zatrudnienia Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy dyrektor przedszkola ma obowiązek poinformowania nauczyciela (pracownika) o warunkach zatrudnienia nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę (nawiązania stosunku pracy na podstawie aktu mianowania). Taka informacja powinna być dostosowana do indywidualnych warunków zatrudnienia poszczególnych nauczycieli (pracowników) i odnosić się doich sytuacji prawnej, a także zostać sporządzona w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest nauczycielowi (pracownikowi), a drugi, z podpisem pracownika kwitującym zapoznanie się i odbiór, należy pozostawić w jego aktach osobowych (w części B). Zakres informacji jest uzależniony od tego, czy w danej placówce istnieje obowiązek ustalenia regulaminu pracy. Rodzaj informacji przekazywanej nauczycielowi Opis Obowiązująca tygodniowa norma czasu pracy W tej części informacji należy poinformować nauczyciela, że czas pracy nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć nie może przekraczać 40 godzin tygodniowo. Dobowa norma czasu pracy nie zostanie określona, ponieważ Karta nauczyciela nie reguluje tej kwestii. Nie ma natomiast potrzeby, aby określać obowiązujący nauczyciela wymiar godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych. Wystarczające będzie wskazanie w tym miejscu odpowiedniego przepisu – art. 42 ust. 1 KN Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia za pracę W tym miejscu informacji nauczyciela można odesłać bezpośrednio do art. 39 ust. 3 KN bądź wskazać, że wynagrodzenie wypłacane jest miesięcznie z góry, w pierwszym dniu miesiąca. Jeżeli jednak pierwszy dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy, wtedy wynagrodzenie wypłacane jest w dniu następnym. Jeżeli w przedszkolu nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, należy nauczyciela dodatkowo poinformować o miejscu, terminie oraz czasie wypłaty wynagrodzenia. Trzeba przy tym pamiętać, że począwszy od 1 stycznia 2019 r. zmianie uległ przepis art. 86 § 3 k.p. – zgodnie z jego obecnym brzmieniem wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (dotychczas domyślnie wpłacano wynagrodzenie w gotówce do rąk własnych) Wymiar urlopu wypoczynkowego W przypadku nauczycieli przedszkoli wystarczające będzie wskazanie w informacji o warunkach zatrudnienia odpowiedniego odesłania do art. 64 ust. 3 KN Długość okresu wypowiedzenia Zgodnie z przepisami rozwiązanie stosunku pracy nauczyciela za wypowiedzeniem jest możliwe tylko w przypadku nauczycieli zatrudnionych na podstawie umów o pracę na czas nieokreślony oraz na podstawie aktu mianowania. W przypadku nauczycieli stażystów oraz nauczycieli zatrudnionych na czas określony ze względu na zaistnienie potrzeby wynikającej z organizacji nauczania lub zastępstwa nieobecnego nauczyciela takiej informacji nie podajemy, ponieważ nie ma tu możliwości rozwiązania umów o pracę za wypowiedzeniem. W przypadku nauczycieli mianowanych należy wskazać odesłanie do art. 20 ust. 3 i 5 KN oraz art. 23 ust. 2 pkt 1 i 5 KN. W przypadku nauczycieli zatrudnionych na podstawie umów o pracę na czas nieokreślony należy wskazać odesłanie do art.20 ust. 3 i 5 KN, a także art. 27 ust. 1 KN Objęcie układem zbiorowym Dyrektor przedszkola ma obowiązek poinformowania nauczyciela o układzie zbiorowym pracy, którym został objęty. W informacji należy wskazać dokładną nazwę układu, datę uchwalenia, a także strony układu Pora nocna (tylko jeżeli w przedszkolu nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy) Obowiązek pracy w porze nocnej może pojawić się w określonych typach placówek, jak np. schroniska dla nieletnich, placówki opiekuńczo-wychowawcze czy bursy szkolne. W przypadku nauczycieli niezatrudnionych w placówkach wymienionych w Rozporządzeniu w sprawie realizowania przez nauczycieli tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć wychowawczych w porze nocnej (w tym w przedszkolach), należy w informacji zamieścić adnotację „nie dotyczy” Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy/usprawiedliwianie nieobecności (tylko jeżeli w przedszkolu nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy) W zależności od praktyki przyjętej w przedszkolu, potwierdzanie przybycia do pracy może odbywać się np. poprzez wpis do listy obecności bądź jedynie przez wpis w dzienniku zajęć lekcyjnych. Kwestie usprawiedliwiania nieobecności w pracy zostały uregulowane w Rozporządzeniu w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Nauczyciel powinien uprzedzić dyrektora o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności – jeżeli przyczyna nieobecności jest wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W pozostałych przypadkach dyrektor powinien uzyskać odpowiednią informację niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności. Dobrze jest również wskazać preferowaną formę powiadamiania (np. e-mailem lub telefonicznie). Nauczyciel powinien teżniezwłocznie, nie później niż w dniu stawienia się do pracy, przedstawić dokumenty usprawiedliwiające nieobecność Zakres informacji przekazywanej pracownikowi niepedagogicznemu powinien zostać przygotowany analogicznie, jak ma to miejsce w przypadku nauczycieli. Przygotowanie pisemnego zakresu obowiązków Ze względów organizacyjnych dyrektor przedszkola ma także możliwość wręczenia nowym pracownikom pisemnego zakresu ich obowiązków. Nie jest to konieczne, jednakże takie skonkretyzowanie obowiązków pozwoli uniknąć w przyszłości wątpliwości dotyczących rozdzielania zadań poszczególnym pracownikom. Indywidualny zakres obowiązków powinien być przygotowany w dwóch egzemplarzach: dla pracownika oraz do jego akt osobowych (część B). Należy jednak pamiętać, że tak przygotowany zakres obowiązków nie jest katalogiem zamkniętym, ponieważ zakres zadań wynikających z zajmowania określonego w umowie o pracę stanowiska może być konkretyzowany, nie tylko przez przedstawienie pracownikowi pisemnego zakresu czynności, ale również w drodze poleceń pracodawcy mieszczących się w granicach zakreślonych ustalonym w umowie rodzajem pracy (zajmowanym stanowiskiem), co zostało potwierdzone w Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 26 lutego 2003 r. (sygn. akt I PK 149/02). Wydanie legitymacji służbowej Dyrektor ma obowiązek wydania legitymacji służbowej nauczycielowi w terminie 30 dni od dnia złożenia przez niego wniosku o jej wystawienie. Za wystawienie legitymacji może być pobrana opłata (w wysokości nieprzekraczającej kosztów jej wytworzenia), jednakże decyzję o tym powinien podjąć dyrektor w porozumieniu z organem prowadzącym. Kwestia ta jest bowiem ściśle związana ze stanem finansów danego przedszkola. Legitymacja wystawiana jest na okres zależny od formy zatrudnienia nauczyciela: 1) dla nauczyciela zatrudnionego na podstawie mianowania lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony – na okres trzech lat, 2) dla nauczyciela zatrudnionego na czas określony – na czas trwania stosunku pracy. Przeszkolenie z zakresu BHP oraz ocena ryzyka zawodowego Zgodnie z art. 2373 § 2 k.p. dyrektor przedszkola przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi zapewnić mu odpowiednie przeszkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP. Nowemu pracownikowi należy zorganizować szkolenie wstępne, na które składają się szkolenie wstępne ogólne (tzw. instruktaż ogólny) oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy (tzw. instruktaż stanowiskowy). W trakcie instruktażu ogólnego trzeba zapewnić nowym pracownikom zapoznanie się z podstawowymi przepisami BHP zawartymi w k.p., układach zbiorowych pracy lub regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami BHP obowiązującymi w przedszkolu, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku. Z kolei instruktaż stanowiskowy powinien zapewnić zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach, z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach. Odbycie obu instruktaży powinno zostać potwierdzone przez pracownika na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, którą następnie należy zamieścić w aktach osobowych pracownika. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy dyrektor ma również obowiązek poinformowania go o ryzyku zawodowym wiążącym się z wykonywaną pracą, a także o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 k.p.). Przez ryzyko zawodowe należy rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienie u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub w związku ze sposobem wykonywania pracy. Obowiązek sporządzenia oraz udokumentowania ryzyka zawodowego spoczywa na dyrektorze przedszkola, ale może zostać powierzony specjaliście z zakresu BHP. W przypadku stanowisk nauczycielskich będziemy mieć najczęściej do czynienia z ryzykiem uszkodzenia strun głosowych, narażeniem na hałas (skutkującym rozdrażnieniem psychicznym, bólami głowy, uszkodzeniem słuchu), przeciążeniem wzroku i obciążeniem układu mięśniowo-szkieletowego. Dodatkowe zagrożenia mogą również wystąpić np. na stanowisku nauczyciela wychowania fizycznego czy chemii. Dodatkowy obowiązek informacyjny wynika z art. 2071k.p. Pracodawca musi bowiem poinformować pracowników o zagrożeniach dla życia i zdrowia występujących w danym zakładzie pracy na poszczególnych stanowiskach oraz o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników. Informacja ta powinna też wskazywać pracowników wyznaczonych do: 1) udzielania pierwszej pomocy, 2) wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników, ze wskazaniem ich danych osobowych oraz teleadresowych. Poinformowanie pracownika o istniejącym w zakładzie pracy ryzyku zawodowym (art. 226 k.p.) oraz zagrożeniach dla życia i zdrowia, a także zasadach postępowania w przypadku sytuacji niebezpiecznych, z uwagi na zbliżoną problematykę może nastąpić w jednym dokumencie, wręczanym nowemu pracownikowi przed rozpoczęciem pracy. Ze względu na konieczność ponownego informowania pracowników o wskazanych powyżej kwestiach w przypadku wystąpienia nowych bądź zmiany dotychczasowych zagrożeń w miejscu pracy, wręczana pracownikowi informacja powinna zawierać datę sporządzenia oraz numer porządkowy – aby mieć pewność, że wraz z każdą zmianą doszło do prawidłowego poinformowania pracownika. Przygotowanie akt osobowych oraz dodatkowej dokumentacji kadrowej Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie oraz prowadzenie dla każdego nowego pracownika indywidualnych akt osobowych. Jest to bardzo ważne, ponieważ w aktach należy zamieszczać dokumenty uzyskane od pracownika jeszcze na etapie ubiegania się o zatrudnienie. Akta osobowe składają się z czterech części i obejmują: 1) w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (np. świadectwa pracy, kwestionariusz osobowy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe), 2) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. dokumenty dotyczące danych osobowych, umowę o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminami, dokumenty związane z powierzeniem mienia, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów), 3) w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, kopię wydanego świadectwa pracy), 4) w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Dokumenty powinny być posegregowane chronologicznie, ponumerowane oraz ułożone według porządku przewidzianego w § 4 Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z zatrudnieniem nowych pracowników w przedszkolu wiąże się także założenie i prowadzenie dodatkowej, oprócz akt osobowych, dokumentacji. W przypadku nauczycieli chodzi o obowiązek ewidencji czasu pracy w zakresie obowiązkowego pensum – rejestrowanie i rozliczanie w okresach tygodniowych w dziennikach zajęć przedszkola. Dla każdego pracownika oddzielnie pracodawca powinien prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: 1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, 2) dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego, 3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 k.p.), 4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 k.p.). Należy mieć na uwadze, że do każdego z powyżej wskazanych dokumentów należy zapewnić pracownikowi możliwość wglądu – oczywiście w zakresie dotyczącym jego stosunku pracy. Zapewnienie środków ochrony indywidualnej, a także odzieży i obuwia roboczego Dyrektor przedszkola przed dopuszczeniem nowych pracowników do pracy ma obowiązek zapewnienia im (nieodpłatnie) tzw. środków ochrony indywidualnej. Jako środki ochrony indywidualnej należy rozumieć wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu. Przykładowo środkami ochrony indywidualnej będą rękawice lub okulary ochronne używane przez pracownika kotłowni. Rodzaje użytkowanych w przedszkolu środków ochrony indywidualnej powinny być wcześniej określone przez dyrektora w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź z pracownikami. Środki te stanowią własność pracodawcy, więc mogą one zostać powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się na podstawie art. 124 § 1 pkt 2 k.p. – w związku z czym odpowiadają oni za nie jak za mienie powierzone w pełnej wysokości. Należy jednak pamiętać, że obowiązek ewentualnego rozliczenia się za mienie powierzone nie może przesłonić obowiązku zaopatrzenia pracownika w środki ochrony indywidualnej (np. pracodawca nie może uzależniać zaopatrzenia pracownika w nowy strój ochronny od wcześniejszego spłacenia przez niego poprzedniego, zgubionego stroju). Jeżeli dyrektor nie zapewni pracownikowi odpowiednich środków ochrony indywidualnej, ma on prawo nabyć te środki samodzielnie, a następnie żądać od pracodawcy odpowiedniego zwrotu kosztów. Dyrektor, oprócz zapewnienia środków ochrony indywidualnej, ma też obowiązek dostarczenia nowemu pracownikowi (również nieodpłatnie) odzieży i obuwia roboczego (spełniającego wymagania określone w Polskich Normach), w przypadku gdy: 1) odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, 2) takie są wymagania technologiczne, sanitarne lub BHP. Ponieważ odzież i obuwie ochronne takżesą własnością pracodawcy, to do jego obowiązków należy zapewnienie odpowiedniego ich czyszczenia, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania. Dyrektor ma możliwość ustalenia stanowisk, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takim przypadku należy jednak wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny odzieży i obuwia. Wyposażenie pracowników w niezbędne narzędzia pracy Zarówno nauczyciele, jak i pracownicy niepedagogiczni nie mogą wykonywać prawidłowo swoich obowiązków bez koniecznych do tego narzędzi i przyrządów. W sytuacji, w której decydujemy się powierzyć pracownikowi do wyłącznego korzystania sprzęt o dużej wartości (np. samochód, sprzęt elektroniczny), istnieje możliwość powierzenia takiemu pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Pracownik za mienie powierzone odpowiada w pełnej wysokości, jednakże może on uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że do szkody doszło z przyczyn od niego niezależnych, zwłaszcza gdy pracodawca nie zapewnił mu warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Przekazanie mienia powinno zostać odpowiednio udokumentowane, np. w formie umowy czy deklaracji określającej, za co pracownik ma odpowiadać i od jakiego momentu, zapewniając jednocześnie możliwość należytego zabezpieczenia mienia. Jeśli pracownik wyrządza pracodawcy szkodę w mieniu mu powierzonym, ale nie wskutek niewyliczenia się z tego mienia, tylko w inny, nieumyślny sposób, ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych, o czym stanowi art. 114–122 k.p.