STAN PRAWNY NA 13 MARCA 2020 Ruch kadrowy przedszkola – procedura zatrudniania Opracował i zaktualizował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1148 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę Prawo oświatowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 60 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 416 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894) – uchylony, • Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282), • Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067). Czas pomiędzy zatwierdzeniem przez organ prowadzący arkusza organizacyjnego a początkiem nowego roku szkolnego służy dyrektorom przedszkoli zapełnieniu powstałych wakatów. Jest więc okresem, podczas którego przeprowadzane są procedury rekrutacyjne nowych nauczycieli i pracowników niepedagogicznych. W jaki sposób prawidłowo przejść przez kolejne etapy związane z zatrudnianiem brakujących pracowników, aby zapewnić przedszkolu na początku kolejnego roku szkolnego odpowiednią liczbę pracowników? Podanie informacji o naborze Pierwszym krokiem w procedurze rekrutacyjnej jest podanie do wiadomości publicznej informacji o wolnych stanowiskach pedagogicznych bądź niepedagogicznych oraz o planowanym naborze. Należy przy tym pamiętać o wciąż obowiązujących przepisach przejściowych, związanych z wejściem w życie Ustawy Prawo oświatowe oraz reformą systemu oświaty. Zgodnie z art. 224 Ustawy Przepisy wprowadzające ustawę Prawo oświatowe: 1) w okresie do 31 sierpnia 2023 r. dyrektor przedszkola prowadzonego przez jednostkę samorządu terytorialnego informuje kuratora oświaty sprawującego nadzór pedagogiczny nad przedszkolem o wolnych stanowiskach pracy dla nauczycieli, 2) powyższa informacja jest udostępniana na stronie podmiotowej kuratorium oświaty, 3) w okresie do 31 sierpnia 2020 r. pierwszeństwo w zatrudnieniu na wolnych stanowiskach pracy dla nauczycieli w przedszkolach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego przysługuje: a) nauczycielom przeniesionym w stan nieczynny, nauczycielom, którzy otrzymali informację o przeniesieniu ich w stan nieczynny z początkiem kolejnego roku szkolnego oraz nauczycielom, którzy złożyli wniosek o przeniesienie w stan nieczynny w trybie art. 20 ust. 5c KN, b) nauczycielom, z którymi rozwiązano stosunek pracy w trybie art. 226 ust. 2, z dniem wypowiedzenia im stosunku pracy (nauczyciele likwidowanych gimnazjów). Podstawa prawna naboru jest zróżnicowana w zależności od tego, czy mamy zamiar zatrudnić nauczyciela, czy pracownika niepedagogicznego. W przypadku nauczycieli przepisy określają w art. 9 KN jedynie wymagania kwalifikacyjne, jakie muszą zostać spełnione do zajmowania stanowiska nauczycielskiego. Karta nauczyciela, oprócz powyższej regulacji, ani nawet ogólne przepisy prawa pracy nie precyzują sposobu, w jaki należy podać do wiadomości informację o wolnych etatach pedagogicznych. W celu uzyskania jak największej liczby aplikacji od potencjalnych kandydatów zaleca się zamieszczenie informacji na stronach internetowych przedszkola, organu prowadzącego – w ramach tzw. banków wolnych stanowisk – czy w lokalnej prasie. W ogłoszeniu powinny zostać przedstawione podstawowe informacje, takie jak: 1) dane przedszkola, 2) rodzaj stanowiska, 3) miejsce wykonywania pracy, 4) podstawa zatrudnienia, 5) wymagania kwalifikacyjne i zdrowotne, 6) określenie zakresu obowiązków, 7) wymagane dokumenty: a) dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (np. dyplom ukończenia studiów, świadectwa ukończenia kursów i szkoleń), b) akt nadania stopnia awansu zawodowego, c) zaświadczenie o niekaralności z KRK, d) oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z praw publicznych, e) oświadczenie, że nie toczy się przeciwko kandydatowi postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarne, f) świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia, a także inne dokumenty potwierdzające staż pracy, g) kwestionariusz osobowy/list motywacyjny/życiorys; 8) sposób, miejsce i termin składania aplikacji oraz dokumentów. Należy pamiętać, że zgodnie z § 3 Rozporządzenia w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy udokumentowanie prawa do określonej stawki wynagrodzenia zasadniczego następuje poprzez przedstawienie oryginalnych dokumentów (aktów nadania stopnia awansu zawodowego, świadectw, dyplomów) albo uwierzytelnionych odpisów (kopii) tych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii, natomiast powinny one pozostać w posiadaniu pracownika. Dobrym rozwiązaniem będzie również zamieszczenie przy ofercie wolnego stanowiska zasad naboru obowiązujących w danym przedszkolu, regulujących np.: 1) skład komisji rekrutacyjnej, 2) kolejne kroki naboru: a) sposób jego ogłoszenia, b) przyjmowanie dokumentów, c) wstępną ocenę oraz weryfikację aplikacji, d) przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, e) podjęcie decyzji o zatrudnieniu, f) ogłoszenie wyników naboru. Warto także wspomnieć o składanych przez kandydatów do pracy kwestionariuszach osobowych. Wraz z wejściem w życie nowego Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej kwestionariusze osobowe nie stanowią już załącznika do Rozporządzenia. Było tak w przypadku obowiązującego do 31 grudnia 2018 r. Rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Obecnie pracodawcy mogą albo sporządzić wzór kwestionariusza osobowego dla osób ubiegających się o przyjęcie do pracy, albo skorzystać ze wzorów opublikowanych przez resort pracy. Niezależnie od przyjętego rozwiązania, dyrektor powinien pamiętać, że zgodnie z art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy pracodawca nie może żądać od kandydatów do pracy oraz od osób już zatrudnionych takiego samego zakresu informacji. W przypadku kandydatów zakres ten jest znacznie węższy, w efekcie czego możliwe jest pozyskiwanie danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko, 2) imiona rodziców, 3) datę urodzenia, 4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), 5) wykształcenie, 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zbieranie danych wykraczających poza ten zakres jest niezgodne z prawem. Dopuszczalne jest jednak pozyskiwanie dodatkowych informacji wtedy, gdy wymóg taki przewidują odrębne przepisy, np. art. 10 ust. 5 pkt 1 KN, zgodnie z którym stosunek pracy z nauczycielem mianowanym i z nauczycielem dyplomowanym nawiązuje się na podstawie mianowania, jeżeli posiadają oni określone obywatelstwo (możliwe jest zatem skierowanie w tym zakresie zapytania o obywatelstwo). Inaczej ma się kwestia naboru na stanowiska niepedagogiczne. W przypadku naboru na kierownicze stanowiska urzędnicze (np. głównego księgowego) czy stanowiska urzędnicze (np. referent, starszy księgowy) zastosowanie znajdą przepisy art. 11 i dalsze Ustawy o pracownikach samorządowych, regulujące zasady przeprowadzania naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym stanowiska kierownicze w formie otwartego konkursu. W stosunku do pozostałych pracowników niepedagogicznych (np. na stanowiskach pomocniczych i obsługi) zastosowanie znajdą ogólne przepisy prawa pracy. Skierowanie wybranego kandydata na badania lekarskie Po wyłonieniu najlepszego kandydata do pracy w przedszkolu kolejnym obowiązkiem będzie skierowanie przyszłego pracownika na wstępne badania lekarskie. Stosownie bowiem do art. 229 § 4 k.p. dyrektor przedszkola nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Co więcej, w przypadku nauczycieli, według art. 9 ust. 1 pkt 3 KN, stanowisko nauczyciela może zajmować tylko osoba, która spełnia warunki zdrowotne do wykonywania tego zawodu. W tym celu wybranemu przez nas kandydatowi do pracy należy wydać skierowanie do lekarza medycyny pracy. Wzór skierowania został określony w załączniku 3a do Rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. W wyniku przeprowadzonego badania lekarz wydaje orzeczenie: 1) o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku, 2) stwierdzające istnienie przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku pracy. W przypadku wydania przez lekarza niekorzystnego orzeczenia zarówno dyrektor przedszkola, jak i przyszły pracownik mają możliwość wystąpienia, w ciągu 7 dni od dnia wydania orzeczenia, za pośrednictwem lekarza, który je wydał, z wnioskiem o przeprowadzenie ponownego badania. Ponowne badanie przeprowadzane jest we właściwym wojewódzkim ośrodku medycyny pracy. Kolejne badanie powinno być przeprowadzone w terminie 14 dni od dnia otrzymania odwołania przez jednostkę odwoławczą. Ustalone na jej podstawie orzeczenie lekarskie jest już ostateczne. Wydanie negatywnego orzeczenia stanowi większy problem w przypadku zatrudniania nauczyciela, jako że odpowiedni stan zdrowia stanowi bezwzględną przesłankę warunkującą możliwość jego zatrudnienia – zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i mianowania. W przypadku pracowników niepedagogicznych dyrektor ma możliwość zaproponowania kandydatowi alternatywnego stanowiska pracy, jednakże rozpoczęcie na nim pracy będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia nowego badania wstępnego i wydania kolejnego skierowania – pod kątem nowo zaproponowanego stanowiska. Podpisanie umowy o pracę lub aktu mianowania Na podstawie art. 11 KN dyrektor przedszkola nawiązuje z nauczycielem stosunek pracy odpowiednio na podstawie umowy o pracę lub mianowania na stanowisku zgodnym z posiadanymi przez nauczyciela kwalifikacjami oraz zgodnie z posiadanym przez nauczyciela stopniem awansu zawodowego. Podobnie w przypadku pracownika niepedagogicznego – dopuszczenie do pracy powinno być poprzedzone podpisaniem umowy o pracę w formie pisemnej. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Ponadto obowiązkiem dyrektora jest sprawdzenie, czy zatrudniany nauczyciel posiada kwalifikacje odpowiednie do zajmowania danego stanowiska, a także, czy ukończony przez niego kierunek studiów jest zbliżony z nauczanym przedmiotem lub rodzajem prowadzonych zajęć. Dyrektor musi się również upewnić, czy przyszły nauczyciel: 1) posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z praw publicznych, 2) nie jest oskarżonym w postępowaniu karnym w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego ani nie toczy się wobec niego postępowanie dyscyplinarne, 3) nie był skazany prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, 4) nie był prawomocnie ukarany karą dyscyplinarną zwolnienia z pracy z zakazem przyjmowania ukaranego do pracy w zawodzie nauczyciela w okresie trzech lat od ukarania albo karą dyscyplinarną wydalenia z zawodu nauczyciela oraz dodatkowo w przypadku zatrudniania nauczycieli mianowanych i dyplomowanych: 5) czy posiadają oni odpowiednie obywatelstwo, określone w art. 10 ust. 5 pkt 1 KN, 6) czy istnieją warunki do zatrudnienia nauczyciela w przedszkolu w pełnym wymiarze zajęć na czas nieokreślony. W celu udokumentowania wskazanych powyżej punktów 1 i 2 wystarczy złożenie przez nauczyciela stosownego oświadczenia. Punkt 3 powinien zostać udokumentowany informacją o niekaralności z KRK. W celu potwierdzenia spełniania warunku z punktu 4 dyrektor przedszkola, przed nawiązaniem stosunku pracy z nauczycielem, jest zobowiązany zasięgnąć informacji z centralnego rejestru orzeczeń dyscyplinarnych. Natomiast wymagania kwalifikacyjne potwierdzane są przez nauczyciela odpowiednimi dyplomami i świadectwami. W wyjątkowej sytuacji, w przypadku zaistnienia potrzeby wynikającej z organizacji nauczania lub zastępstwa nieobecnego nauczyciela, jeżeli nie ma możliwości zatrudnienia osoby posiadającej wymagane kwalifikacje, można za zgodą organu sprawującego nadzór pedagogiczny zatrudnić nauczyciela bez takich kwalifikacji. Nauczyciel zatrudniony w tym trybie nie ma prawa ubiegać się o kolejny stopień awansu zawodowego, natomiast wynagrodzenie dla niego ustalane jest tak, jak dla nauczycieli stażystów (art. 10 ust. 10 KN). Ponadto, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, w uzasadnionych przypadkach w przedszkolu publicznym może być, za zgodą kuratora oświaty, zatrudniona osoba niebędąca nauczycielem do prowadzenia zajęć rozwijających zainteresowania, posiadająca przygotowanie uznane przez dyrektora przedszkola za odpowiednie do prowadzenia danych zajęć. Osoby takie, pod warunkiem, że spełniają warunki określone w art. 10 ust. 5 pkt 3 i 4 KN, zatrudnia się na zasadach określonych w k.p., z tym że zastosowanie względem nich znajdą odpowiednio przepisy dotyczące tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć edukacyjnych nauczycieli, natomiast wysokość wynagrodzenia ustala się na poziomie nie wyższym niż przewidziane dla nauczyciela dyplomowanego. Po zweryfikowaniu powyższych kwestii możliwe jest podpisanie z nauczycielem (pracownikiem) umowy o pracę bądź aktu mianowania. Według art. 29 k.p. (w przypadku nauczycieli – art. 14 KN) umowa o pracę musi określać: 1) strony umowy, 2) rodzaj umowy (np. na czas określony/nieokreślony) 3) datę zawarcia, 4) termin rozpoczęcia pracy, 5) rodzaj pracy (stanowisko), 6) miejsce wykonywania pracy (w przypadku zatrudnienia nauczycieli w zespole szkół, akt mianowania i umowa o pracę powinny określać także typy szkół w zespole, w których pracuje nauczyciel – art. 14 ust. 2 KN), 7) wymiar czasu pracy, 8) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia – przy czym zakwalifikowanie nauczyciela do określonej stawki wynagrodzenia zasadniczego może nastąpić po przedstawieniu przez niego oryginalnych dokumentów (akt nadania stopnia awansu zawodowego, świadectw, dyplomów) albo uwierzytelnionych odpisów (kopii) tych dokumentów. Na podstawie art. 26 k.p. stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu nie określono – w dniu zawarcia umowy. W przypadku aktu mianowania są to dzień określony w akcie mianowania lub też dzień doręczenia tego aktu (art. 13 KN). Należy także mieć na uwadze niedawną zmianę w przepisach w zakresie zatrudniania nauczycieli stażystów. Począwszy od 1 września 2019 r., zgodnie z art. 10 ust. 2 KN, z osobą posiadającą wymagane kwalifikacje, rozpoczynającą pracę w przedszkolu, stosunek pracy nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas określony na jeden rok szkolny, w celu odbycia stażu wymaganego do uzyskania awansu na stopień nauczyciela kontraktowego. Powrócono więc w tym zakresie do rozwiązania obowiązującego przed 1 września 2018 r. Wyjątkowo, w przypadku konieczności zabezpieczenia potrzeb wynikających z organizacji nauczania lub zastępstwa nieobecnego nauczyciela, możliwe jest zatrudnienie nauczyciela stażysty na czas krótszy rok szkolny (art. 10 ust. 7 w zw. z art. 10 ust. 2 KN).