STAN PRAWNY NA 13 GRUDNIA 2019 Obowiązki dyrektora przedszkola niepublicznego na przełomie roku kalendarzowego 2019/2020 Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1148 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2203 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.), • Ustawa z dnia 8 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.), • Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215), • Ustawa z dnia 13 czerwca 2019 r. o zmianie ustawy Karta nauczyciela oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1287), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1172 ze zm.), • Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1170), • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.), • Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1186 ze zm.), • Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1372 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067), • Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. Nr 180 poz. 1860 ze zm.). Przełom roku wiąże się z szeregiem obowiązków organizacyjno-prawnych, o których należy pamiętać, zarządzając niepublicznym przedszkolem. Obowiązki te są różnej natury, wynikają z rozmaitych aktów prawnych, stąd poniższe zestawienie najważniejszych zadań. Zapewni ono dopilnowanie wymaganych terminów wykonania, co z pewnością przełoży się na poprawne kierowanie placówką. Termin wykonania Opis obowiązku Podstawa prawna Do 31 grudnia W przypadku przedszkoli niepublicznych należy pamiętać o konieczności przygotowania dokumentacji związanej z rozliczeniem dotacji. Zgodnie z art. 38 ust. 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, organ stanowiący JST określa, w drodze uchwały, m.in. tryb rozliczania dotacji udzielanych niepublicznym przedszkolom i szkołom. Uchwały te powinny również wskazywać beneficjentowi dotacji, w jaki sposób powinno wyglądać zestawienie danych, będących następnie podstawą do rozliczenia się z wykorzystania dotacji. W praktyce wykazywanymi danymi o wydatkowaniu dotacji będą dane o wydatkach zaszeregowane według ich rodzajów (z podziałem np. na wydatki na zakup środków trwałych, wynagrodzenia pracownicze, koszty utrzymania budynku, wynagrodzenia osoby fizycznej będącej organem prowadzącym i jednocześnie dyrektorem). Możliwe jest również zażądanie pełnego wykazu wydatków w postaci zestawienia dowodów księgowych z faktur, list płac, rachunków – ze wskazaniem terminu dokonania wydatku, przedmiotu wydatku, zaangażowania dotacji w kwocie dokonanego wydatku. W celu prawidłowego rozliczenia dotacji dyrektor (organ prowadzący) placówki niepublicznej powinien przygotować odpowiednią dokumentację. Począwszy od 1 stycznia 2019 r. zaczął obowiązywać przepis art. 35 ust. 4 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, zgodnie z którym dotacja przekazana niepublicznym przedszkolom na wychowanków posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z realizacją zadań związanych z organizacją kształcenia specjalnego, o którym mowa w art. 127 Ustawy Prawo oświatowe oraz na organizację zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w art. 36 ust. 17 Ustawy Prawo oświatowe. • art. 38 ust. 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, • art. 127, art. 36 ust. 17 Ustawy Prawo oświatowe Do 31 grudnia W przedszkolu niepublicznym, tak samo jak w każdej innej działalności gospodarczej, trzeba przygotować się do bilansu i określenia wyniku finansowego, by znać kondycję finansową placówki i móc planować jej rozwój. Grudzień to czas porządkowania dokumentacji (ewentualnie jej uzupełniania), by dokonać w nowym roku właściwych posunięć księgowych. Przedszkola niepubliczne są najczęściej małymi placówkami z prostą księgowością, warto jednak tego typu działania powierzyć wykwalifikowanej księgowej. Najważniejsze zasady, stanowiące podstawę prawną funkcjonowania przedszkola jako przedsiębiorstwa, określają przepisy Kodeksu cywilnego, Ustawy Prawo przedsiębiorców oraz Ordynacji podatkowej. Warto już w grudniu poczynić pewne podsumowania finansowe. Przedszkole, nawet prowadzone przez inwestora nie tylko z chęci czystego zysku, ale i z zamiłowania, nie może przynosić strat przez dłuższy okres. Rzetelna i szybko uzyskana wiedza na temat kondycji finansowej placówki to także punkt wyjścia do planowania działań marketingowych oraz wychowawczo-edukacyjnych (daje ona odpowiedź na pytanie: na ile można sobie pozwolić?). W grudniu dobrze jest też prześledzić, jak kształtowały się przychody w ciągu całego roku kalendarzowego – jak mocno przedszkole traciło w okresie wakacyjnym? Czy umowy zabezpieczyły właściciela placówki przed niepłaceniem czesnego za okres wakacji, jeśli dziecko nie uczęszczało do przedszkola? Najprostszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest ustalenie kwoty za cały rok i podzielenie jej na 12 równych rat. Stałość przypływów jest wówczas gwarantowana. • art. 42 Ustawy o rachunkowości Do 31 grudnia Konieczność weryfikacji odpisu na ZFŚS wynika głównie z faktu, że początek roku nie zawsze pozwala dyrektorowi na dokładne zaplanowanie liczby osób zatrudnionych w przedszkolu. Dlatego po analizie może okazać się, że na koniec roku jednostka powinna dokonać korekty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zweryfikowanie odpisu na ZFŚS jest konieczne. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi bowiem, że „kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny”. W przypadku, gdy wyniki weryfikacji odpisu na ZFŚS będą wskazywały, że zaplanowano zbyt małą kwotę odpisu na fundusz – dyrektor przedszkola powinien wnioskować o dokonanie korekty lub zwiększenie wydatków w planie finansowym. Jeżeli średnia rzeczywista liczba zatrudnionych okaże się wyższa od zaplanowanej, wówczas do końca roku należy odprowadzić na wyodrębnione konto funduszu dodatkowe środki. W odwrotnej sytuacji – należy zwrócić z wydzielonego funduszu środki na rachunek bieżący przedszkola. • art. 5, art. 12a Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych Do 31 grudnia Zgodnie z art. 9b ust. 3a KN nauczycielom stażystom, którzy złożą wniosek o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego do dnia 31 października danego roku, dyrektor wydaje decyzję o nadaniu lub odmowie nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego w terminie do 31 grudnia danego roku. Należy jednak pamiętać, że 1 września 2019 r. po raz kolejny zmianie uległy zasady przyznawania kolejnych stopni awansu zawodowego. W związku z tym należy pamiętać o przestrzeganiu przepisów przejściowych określonych w Ustawie o zmianie ustawy Karta nauczyciela oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z nimi: 1) do postępowań o nadanie nauczycielom stopnia awansu zawodowego, wszczętych i niezakończonych przed 1 września 2019 r., stosuje się przepisy dotychczasowe – art. 10 Ustawy, 2) w przypadku nauczycieli, którzy zakończyli staż na kolejny stopień awansu zawodowego w okresie od 1 września 2018 r. do 31 sierpnia 2019 r., lecz do 31 sierpnia 2019 r. nie otrzymali oceny pracy nauczyciela po zakończeniu stażu lub nie złożyli wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego, ocena pracy nauczyciela po zakończeniu stażu jest dokonywana oraz postępowanie kwalifikacyjne lub egzaminacyjne jest prowadzone według dotychczasowych przepisów – art. 11 Ustawy, 3) w przypadku nauczycieli, którzy w okresie od 1 września 2018 r. do 31 sierpnia 2019 r. w trakcie odbywania stażu na kolejny stopień awansu zawodowego zmienili miejsce zatrudnienia i za okres dotychczas odbytego stażu otrzymali co najmniej dobrą ocenę pracy, ocena ta jest uwzględniana do oceny dorobku zawodowego nauczyciela dokonywanej po zakończeniu całego stażu – art. 12 Ustawy. Niezależnie od stosowanych przepisów należy upewnić się, że odpowiednia decyzja zostanie wydana w terminie, a więc przed 31 grudnia. • art. 9b ust. 3a Ustawy Karta nauczyciela, • art. 10, art. 11, art. 12 Ustawy o zmianie ustawy Karta nauczyciela oraz niektórych innych ustaw 2 stycznia Początek roku to dobry moment na zaplanowanie urlopów pracowniczych. Na mocy art. 163 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan taki ustala pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się urlopów na żądanie. Z ustalania planu urlopów można zrezygnować, jeżeli wyrazi na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, również może nie sporządzać planu urlopów – w takim przypadku ich terminy ustala się po porozumieniu z pracownikiem. Charakter pracy wykonywanej w przedszkolach raczej jednak wymaga przygotowania planu urlopów. Gotowy plan powinien zostać podany do wiadomości pracowników • art. 163 Ustawy Kodeks pracy 6 stycznia Na początku roku kalendarzowego pracodawca powinien zweryfikować konieczność przeprowadzenia okresowych szkoleń BHP lub okresowych badań lekarskich pracowników. Zgodnie z art. 229 k.p. pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim, natomiast pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Ponadto zgodnie z art. 2373 k.p. pracodawca obowiązany jest zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie • art. 229, art. 2373 Ustawy Kodeks pracy, • Rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, • Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy 9 stycznia Zapewnione pracownikom środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze powinny podlegać okresowym przeglądom. Początek roku kalendarzowego jest do tego dobrą okazją. Jako środki ochrony indywidualnej należy rozumieć wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu. Pracodawca, oprócz zapewnienia środków ochrony indywidualnej, ma także obowiązek zapewnienia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego (spełniających wymagania określone w Polskich Normach), w przypadku gdy: 1) odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, 2) takie są wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponieważ odzież i obuwie ochronne również jest własnością pracodawcy, to do jego obowiązków należy zapewnienie odpowiedniego ich prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania. Pracodawca ma również możliwość ustalenia stanowisk, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takim przypadku należy jednak wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny odzieży i obuwia • art. 2376 i art. 2377 Ustawy Kodeks pracy 15 stycznia Zgodnie z art. 26 ust. 1 Ustawy o rachunkowości podmioty podlegające przepisom tej ustawy są zobowiązane do przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 Ustawy o rachunkowości – rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku • art. 26 ust. 3 pkt 1 Ustawy o rachunkowości 20 stycznia Złożenie do PFRON-u odpowiednio deklaracji rocznych (DEK-R) bądź informacji rocznych (INF-2). Zgodnie z art. 49 ust. 2 Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pracodawcy dokonują wpłat na PFRON w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi Funduszu deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego. Natomiast pracodawcy zwolnieni z wpłat na PFRON składają, zgodnie z art. 21 ust. 2f Ustawy, informacje miesięczne i roczne, odpowiednio, o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych według wzoru ustalonego w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego. Informacja miesięczna składana jest w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja, a informacja roczna – do 20 stycznia za rok poprzedni • art. 21 ust. 2f, art. 49 ust. 2 Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych 31 stycznia Zgodnie z art. 6 ust. 9 pkt 1 Ustawy o podatkach i opłatach lokalnych m.in. osoby prawne, jednostki organizacyjne i spółki niemające osobowości prawnej są obowiązane składać, w terminie do 31 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od daty zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku • art. 6 ust. 9 pkt 1 Ustawy o podatkach i opłatach lokalnych 31 stycznia W terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym należy przesłać do właściwego urzędu skarbowego roczną deklarację PIT-4R o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych za 2019 r. • art. 42 ust. 1a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Do US – do końca stycznia, podatnikowi – do końca lutego Złożenie PIT-11 – informacji o dochodach podatnika. Informację powinien otrzymać zarówno urząd skarbowy, jak i pracownik. PIT-11 za 2019 r. należy składać: 1) urzędowi skarbowemu – wyłącznie w formie elektronicznej w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, 2) podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym • art. 39 ust 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42e ust. 6, art. 42g Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych 1 marca Początek roku może wiązać się także z koniecznością przeprowadzenia okresowych kontroli stanu obiektów budowlanych wykorzystywanych przez przedszkola. Zgodnie z art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli, w tym zwłaszcza okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego: 1) elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, 2) instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, 3) instalacji gazowych i przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych). Analogicznie należy pamiętać o konieczności kontrolowania stanu technicznego sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych, środków gaśniczych, urządzeń sygnalizacyjno-alarmowych i innych urządzeń oraz instalacji ochrony przeciwpożarowej • art. 62 ust. 1 Ustawy Prawo budowlane, • art. 4 Ustawy o ochronie przeciwpożarowej, • § 3 Rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach Do 31 marca Złożenie rocznego sprawozdania finansowego przez podmioty do tego zobowiązane. Sprawozdanie finansowe należy złożyć nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego upływa 31 marca. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości sprawozdanie to powinno składać się z trzech elementów: 1) bilansu, 2) rachunku zysków i strat, 3) informacji dodatkowej – obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Wato pamiętać, że wprowadzone od 1 października 2018 r. zmiany w Ustawie o rachunkowości zakładają m.in. obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. • art. 52 Ustawy o rachunkowości