Instrukcja kancelaryjna Niepublicznego Przedszkola ........................................... w ..................................... Postanowienia ogólne § 1 1. Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Niepublicznym Przedszkolu ......................................................... 2. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają odpowiednio: 1) jednostka – należy przez to rozumieć Niepubliczne Przedszkole ................................., 2) dyrektor – należy przez to rozumieć dyrektora przedszkola, będącego jednocześnie organem prowadzącym. § 2 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należą: 1) przyjmowanie i podział korespondencji oraz przesyłek, 2) sporządzanie pism i ich powielanie, 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 4) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób. 2. Czynności kancelaryjne wykonuje dyrektor. Przyjmowanie i obieg korespondencji § 3 1. Korespondencję przyjmuje dyrektor. 2. Dyrektor otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem tych adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom. 3. Po otwarciu koperty stwierdza się, czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego oraz czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 4. Dyrektor, na żądanie składającego pismo, daje potwierdzenie jego otrzymania. 5. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego. 6. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji § 4 1. Dyrektor przegląda korespondencję, a następnie decyduje, którą korespondencją zajmuje się sam, a pozostałą korespondencję przydziela innym osobom. 2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do oddelegowania dla innych osób, umieszcza dyspozycje obejmujące: 1) nazwisko pracownika, któremu została przydzielona dana korespondencja, 2) sposób realizacji zadania, 3) termin realizacji zadania. 3. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy ona w podstawowym zakresie. System kancelaryjny § 5 1. W jednostce obowiązuje dziennikowy system kancelaryjny. 2. Dyrektor rejestruje każde pismo wychodzące w dzienniku korespondencji. Każde otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym, np. 1/2021. § 6 1. Nie podlegają rejestracji: 1) gazety, 2) czasopisma, 3) książki, 4) ogłoszenia reklamowe, 5) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 6) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 2. W placówce prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: 1) rejestr zarządzeń dyrektora, 2) rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw. Wysyłanie i doręczanie pism § 7 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną. 2. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 3. Zadania rozstrzygnięte wysyła się w dniu ich podpisania. 4. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet itp.); brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.