Archiwizacja w przedszkolu niepublicznym

STAN PRAWNY NA 2 GRUDNIA 2024

Archiwizacja jest jednym z ważniejszych zadań dyrektora, wypełniającym ostatni okres roku kalendarzowego. Mimo że w przypadku przedszkoli niepublicznych nie jest ona narzucona odgórnie, to jednak przedszkole niepubliczne, jako placówka oświatowa, również tworzy dokumentację różnego typu, a zasady postępowania z nią są prawnie uregulowane.

Rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji określa rodzaje dokumentacji prowadzonej w przedszkolu. Akt ten odnosi się wprost do przedszkoli publicznych, natomiast nie ma przeciwwskazań, aby w przedszkolu niepublicznym stosować te same zasady prowadzenia dokumentacji. Co więcej, w pewnych przypadkach, określonych w Ustawie o finansowaniu zadań oświatowych, prowadzenie w przedszkolu niepublicznym dokumentacji właściwej dla publicznych jednostek jest obowiązkowe. Zwrócić tutaj należy uwagę na treść art. 17 przywołanej Ustawy, który określa warunki przyznawania dotacji dla niepublicznych przedszkoli. Przepis ten wskazuje dwie dopuszczalne wysokości dotacji, jaką przedszkole niepubliczne może otrzymać:

w wysokości równej 75 proc. podstawowej kwoty dotacji dla przedszkoli, lecz na ucznia niepełnosprawnego w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na takiego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej dla gminy,
w wysokości równej podstawowej kwocie dotacji dla przedszkoli, lecz na ucznia niepełnosprawnego w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na takiego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej dla gminy.

Aby otrzymać wyższą dotację, niepubliczne przedszkole musi spełnić szereg warunków, do których należy m.in., zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 3 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, wychowania i opieki ustalonej dla publicznych przedszkoli. Nie ma natomiast przeszkód, aby niepubliczne przedszkola otrzymujące niższą dotację również taką dokumentację prowadziły.

Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji przedszkole prowadzi:

Dziennik zajęć przedszkola, w którym dokumentuje się przebieg pracy wychowawczo-dydaktycznej z dziećmi w danym roku szkolnym. Do dziennika zajęć przedszkola wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona dzieci, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz tematy przeprowadzonych zajęć, a także godziny przyprowadzania i odbierania dziecka z przedszkola. W dzienniku odnotowuje się obecność dzieci na zajęciach w danym dniu. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.
Dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane do dziennika zajęć przedszkola, jeżeli jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, w szczególności zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia wychowanków. Do dziennika innych zajęć wpisuje się imiona i nazwiska dzieci, daty i tematy przeprowadzonych zajęć, liczbę godzin tych zajęć oraz odnotowuje się obecność wychowanków. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem. Do dziennika innych zajęć, w przypadku zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona dzieci oraz oddział, do którego uczęszczają, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, indywidualny program pracy z dzieckiem, a w przypadku zajęć grupowych – program pracy grupy, tygodniowy rozkład zajęć, daty i czas trwania oraz tematy przeprowadzonych zajęć, ocenę postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy z dzieckiem oraz odnotowuje się obecność dzieci na zajęciach. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.
Dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego zespołu albo dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego uczestnika zajęć, w których dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym. Do dziennika indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego uczestnika zajęć wpisuje się nazwisko i imiona uczestnika zajęć, datę i miejsce urodzenia oraz adres jego zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania uczestnika zajęć, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz odnotowuje się obecność uczestnika zajęć, indywidualny program zajęć, a także opis przebiegu zajęć z uczestnikiem tych zajęć. Z kolei do dziennika zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego zespołu wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania uczestnika zajęć, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz odnotowuje się obecność uczestników zajęć, indywidualny program zajęć, a także opis przebiegu zajęć z każdym uczestnikiem zajęć. Ten zapis dotyczy tylko przedszkoli, które organizują zespołowe lub indywidualne zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze.
Odrębnie dla każdego dziecka dziennik indywidualnych zajęć – dla dzieci objętych indywidualnym obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym.
Dziennik, do którego pedagog, pedagog specjalny, psycholog, logopeda, terapeuta pedagogiczny lub inny specjalista zatrudniony w przedszkolu wpisują tygodniowy rozkład swoich zajęć, zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziałają przy wykonywaniu swoich zadań, oraz imiona i nazwiska dzieci objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocą psychologiczno-pedagogiczną.
Indywidualną teczkę, w której przedszkole gromadzi, dla każdego dziecka, uczestnika zajęć rewalidacyjno-wychowawczych objętego odpowiednio kształceniem specjalnym, zajęciami rewalidacyjno-wychowawczymi lub pomocą psychologiczno-pedagogiczną, dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, a także indywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne, o których mowa w art. 127 ust. 3 Ustawy Prawo oświatowe, oraz indywidualne programy zajęć.

Z punktu widzenia dyrektora przedszkola istotny jest również § 26 Rozporządzenia. Zgodnie z tą regulacją dyrektor przedszkola ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie przez przedszkole dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją.