STAN PRAWNY NA 22 STYCZNIA 2025

Narzędzia kontroli zarządczej stanowią udokumentowanie realizacji jej ustawowych wymogów, które zostały dookreślone przez ministra finansów w wytycznych w zakresie standardów kontroli zarządczej oraz jej samooceny.

Kontrolę zarządczą (w ujęciu realizacji celów i zadań) można określić jako każdą działalność wspomagającą proces zarządzania jednostką sektora finansów publicznych oraz jednostką samorządu terytorialnego dla zapewnienia wewnętrznego ładu organizacyjnego, zawierającą uporządkowany, wieloelementowy zbiór form i metod oddziaływania na sposób jej pracy, mający w efekcie doprowadzić do wzrostu efektywności jej funkcjonowania (osiągnięcie celów i zadań). Ustawowa definicja nie podkreśla wieloelementowości oddziaływania na kierowaną jednostkę w celu osiągnięcia wewnętrznego ładu organizacyjnego. Ład ten osiąga się właśnie za pomocą narzędzi kontroli zarządczej, do których należą: zakresy obowiązków i odpowiedzialności (niektóre jednostki mają to określone w tzw. kartach lub opisach stanowisk pracy), regulaminy wewnętrzne, instrukcje w zakresie sposobu postępowania, dokumentacja związana z nadzorem pedagogicznym. Wdrożenie kontroli zarządczej ma przyczynić się do zmiany z administracji proceduralnej na administrację efektywnościową.

Procedury i instrukcje

W celu ustalenia katalogu instrukcji, które zobowiązany jest wdrożyć każdy dyrektor, należy przeanalizować Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Pamiętać należy też o instrukcjach, których wprowadzenie wymagane jest tzw. dobrą praktyką w zakresie sposobu dookreślania wewnętrznej organizacji pracy (np. instrukcja obiegu dokumentów, instrukcja w zakresie gospodarowania mieniem przedszkola, zasady likwidacji środków trwałych).

Procedury obowiązujące w przedszkolu (zgodnie z Ustawą o finansach publicznych) nazywa się procedurami kontroli. Należy je rozumieć dwojako:

• jako zaprogramowany przez dyrektora (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla pracowników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli (np. regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych),
• jako wielopoziomową kontrolę dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania – sprawdzenie pod względem merytorycznym (zastosowany tryb Prawa zamówień publicznych), poprzez przyjęcie mienia na stan przedszkola, sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym, dokonanie kontroli wstępnej przez głównego księgowego, do zatwierdzenia wypłaty przez dyrektora przedszkola lub osoby przez niego upoważnionej (np. instrukcja sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych, przyjęte przez urząd zasady – polityka rachunkowości).

W art. 47 Ustawy o finansach publicznych wymieniono wprost następujące procedury kontroli:

• instrukcja w sprawie sposobu przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
• regulamin udzielania zamówień publicznych,
• instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych.

 Zadanie związane z wdrożeniem wskazanych w tym przepisie procedur należy nie tylko do wójta, burmistrza czy starosty w kierowanym przez niego urzędzie – w Ustawie napisano bowiem wprost, że obowiązek ten spoczywa na każdym kierowniku jednostki. W tym przypadku nie chodzi jednak o jednostkę w ujęciu podziału administracyjnego – samorządową gminę, powiat czy województwo – ale o dyrektora każdej wyodrębnionej organizacyjnie jednostki, działającej w oparciu o statut nadany przez radę gminy czy radę miasta w drodze uchwały.

Następną ustawą, w której określono kolejną grupę procedur, jest Ustawa o rachunkowości. Z treści art. 10 wynika, że dyrektor zobowiązany jest do pisemnego ustalenia i aktualizowania tzw. polityki rachunkowości. Obejmuje ona m.in.:

• określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

• zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
• wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
• opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;