STAN PRAWNY NA 29 LISTOPADA 2019 Standardy kontroli zarządczej Opracowała: Małgorzata Celuch, wicedyrektorka w zespole szkół, nauczycielka matematyki i informatyki z wieloletnim stażem pracy; zaktualizował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.) • Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1440 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz.U. z 2010 r. Nr 238 poz. 1581), • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz.U. z 2010 r. Nr 187 poz. 1254). Wielu dyrektorów twierdzi, że obowiązek realizacji zadań związanych z kontrolą zarządczą. to jedno z trudniejszych zadań spoczywających na barkach osób zarządzających szkołą. Warto więc dobrze ją zaplanować, koncentrując się na sprawach najważniejszych. Co to jest kontrola zarządcza? Artykuł 68 Ustawy o finansach publicznych wskazuje, iż kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób: • zgodny z prawem, • efektywny, • oszczędny, • terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: • zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, • skuteczności i efektywności działania, • wiarygodności sprawozdań, • ochrony zasobów, • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, • efektywności i skuteczności przepływu informacji, • zarządzania ryzykiem. Wobec powyższego kontrolą zarządczą powinny być objęte wszystkie systemy i procesy funkcjonujące w szkole, gdyż zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, dotyczy wszystkich aspektów funkcjonowania szkoły (nie tylko działalności finansowej). Kto może prowadzić kontrolę zarządczą w szkole? Za prawidłową realizację kontroli zarządczej odpowiada dyrektor szkoły, ale ma prawo zobowiązać do prowadzenia kontroli zarządczej w ustalonym zakresie innych pracowników: • wicedyrektora, • księgowego, • sekretarza, • specjalistę ds. kadr, • kierownika gospodarczego, • inspektora bhp, • pedagoga szkolnego, • psychologa szkolnego, • higienistkę szkolną, • innych pracowników, np. zespoły zadaniowe do wykonania kontroli doraźnych, tematycznych. Standardy kontroli zarządczej Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określają podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej. Standardy mają na celu promowanie wdrażania spójnego i jednolitego modelu kontroli zarządczej, zgodnego z międzynarodowymi standardami w tym zakresie, z uwzględnieniem specyfiki funkcjonowania danej jednostki. Standardy stanowią uporządkowany zbiór wskazówek, które należy wykorzystać do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli zarządczej. Przedstawia się ją w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 1. Środowisko wewnętrzne: • przestrzeganie wartości etycznych, • kompetencje zawodowe pracowników, • struktura organizacyjna, • delegowanie uprawnień. 2. Cele i zarządzanie ryzykiem: • określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, • identyfikacja ryzyka, • analiza ryzyka, • reakcja na ryzyko. 3. Mechanizmy kontroli: • dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, • nadzór, • ciągłość działalności, • ochrona zasobów, • szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, • mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. 4. Informacja i komunikacja: • bieżąca informacja, • komunikacja wewnętrzna, • komunikacja zewnętrzna. 5. monitorowanie i ocena: • monitorowanie systemu kontroli zarządczej, • samoocena, • audyt wewnętrzny, • uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Na czym polegają nieprawidłowości w kontroli zarządczej? Artykuł 18c ust. 1 Ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych stanowi, iż naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie kontroli zarządczej w ww. jednostce, jeżeli miało ono wpływ na: • uszczuplenie wpływów należnych tej jednostce, Skarbowi Państwa lub jednostce samorządu terytorialnego, • dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty ustalonej w planie finansowym jednostki, • zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących zaciągania zobowiązań przez jednostkę sektora finansów publicznych, • niewykonanie w terminie zobowiązania jednostki, w tym obowiązku zwrotu należności celnej, podatku, nadpłaty lub nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, • udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, • zawarcie umowy ramowej bez przeprowadzenia postępowania w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, • zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych dotyczących formy pisemnej umowy, okresu, na który umowa może być zawarta, lub – w przypadku wniesienia odwołania – terminu jej zawarcia, • niewyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych, • unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych określających przesłanki unieważnienia tego postępowania, • zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi z koncesjonariuszem, który nie został wybrany zgodnie z przepisami o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, • zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi z naruszeniem przepisów o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi dotyczących formy pisemnej umowy, okresu, na który umowa może być zawarta, lub – w przypadku wniesienia odwołania na czynność wyboru najkorzystniejszej oferty – terminu jej zawarcia, • unieważnienie postępowania o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi z naruszeniem przepisów o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, • dokonanie, w zakresie gospodarki finansowej lub w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub przygotowaniu tego postępowania albo w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi, czynności naruszającej dyscyplinę finansów publicznych przez osobę nieupoważnioną do wykonania tej czynności, • działanie lub zaniechanie skutkujące zapłatą ze środków publicznych kary, grzywny lub opłaty stanowiącej sankcję finansową, do których stosuje się przepisy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.