OPUBLIKOWANO: 6 LIPCA 2018
Ochrona danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników w świetle nowych przepisów RODO
Podstawa prawna:
- Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, s. 1),
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.),
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz.1000),
- Projekt Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016//679.
Od 25 maja 2018 r. zaczęły obowiązywać przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO). Ich implementacja następuje na mocy nowej Ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy zawierającej przepisy wprowadzające tę ustawę. Zgodnie z projektem Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 zmieni m.in. Ustawę Kodeks pracy w części dotyczącej gromadzenia danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy. Ma to na celu dostosowanie brzmienia obowiązujących przepisów prawa pracy do RODO. Rozwiązania dotyczące monitoringu i poczty służbowej zostały już wprowadzone do Kodeksu pracy przez nową Ustawę o ochronie danych osobowych.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO wprowadza przesłankę istnienia „obowiązku prawnego” jako podstawy przetwarzania danych osobowych. Wskazana przesłanka stanowi główną podstawę legalizującą przetwarzanie danych osobowych pracowników lub kandydatów do pracy. Pracodawca, pozyskując obligatoryjne dane osobowe kandydata do pracy lub pracownika, spełni przesłankę niezbędności wypełnienia „obowiązku prawnego” ciążącego na administratorze, zawartą w wspomnianym powyżej art. 6.
Konieczność zapewnienia bezpieczeństwa danych pociąga za sobą zmiany w powierzaniu przetwarzania danych czy ich przekazywaniu. Pracownicy i kandydaci do pracy zyskali prawo dostępu do swoich danych, co ma istotne znaczenie dla pracodawców i pracowników zajmujących się sprawami kadrowymi. Jednocześnie ważne jest, aby dostęp do danych miały tylko osoby upoważnione. Pracodawca powinien pilnować wykonywania tego obowiązku i dbać o to, żeby każdy nowo zatrudniony pracownik, który będzie miał dostęp do danych (pracowników lub kandydatów), otrzymał stosowne upoważnienie od pracodawcy już na początku pracy.
Dane osobowe od kandydata na pracownika
Zgodnie z proponowanymi zmianami w projekcie Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 w art. 221§ 1 k.p. mają być wskazane kategorie danych osobowych, które pracodawca będzie mógł pozyskiwać od kandydata na pracownika w związku z podejmowaniem przez niego niezbędnych działań przed zawarciem umowy o pracę.
Pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Po wejściu w życie tych przepisów dyrektor jako pracodawca będzie mógł żądać od kandydata na pracownika podania nowych informacji, np. adresu do korespondencji, adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu. O tym, które z wyżej wymienionych danych zostaną pracodawcy udostępnione, decydować będzie kandydat na pracownika.
Natomiast od momentu wejścia w życie zmienionego art. 221 §1 k.p. pracodawca nie będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania imion rodziców oraz adresu zamieszkania (uprawniony jest jedynie do żądania podania ww. danych kontaktowych).
Ważne!
Pozyskanie oraz przetwarzanie innych danych osobowych, niewymienionych wyżej, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie uzależnione będzie od wyrażenia przez tę osobę zgody. Brak takiej zgody lub jej późniejsze wycofanie nie będzie mogło być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.
W myśl proponowanych zmian, pracodawca będzie uprawniony, o ile uzna to za potrzebne, do żądania od kandydata na pracownika udokumentowania tych danych osobowych, których udostępnienia może od niego żądać.
Dane osobowe od pracownika
Od pracownika dyrektor jako pracodawca będzie mógł żądać podania danych osobowych obejmujących:
- adres zamieszkania,
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
