STAN PRAWNY NA 16 GRUDNIA 2022 Instrukcja archiwalna w poradni Opracował: Grzegorz Madej, prawnik, specjalista z zakresu ochrony danych osobowych w administracji i biznesie, inspektor ochrony danych; zaktualizowała: Elżbieta Rzepecka-Roszak, dyrektor zespołu szkół, nauczycielka języka polskiego w gimnazjum, ekspert ds. awansu zawodowego oraz edukator ośrodka doskonalenia nauczycieli, laureatka Ogólnopolskiego Programu „Twórczy nauczyciel – Twórcza Edukacja” Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67). Instrukcja archiwalna jest ostatnim z trzech przepisów kancelaryjno-archiwalnych niezbędnych do sprawnego i prawidłowego funkcjonowania systemu obiegu dokumentacji w poradni psychologiczno-pedagogicznej oraz prawidłowego działania składnicy akt. Jest to dokument określający organizację, zadania i zakres działania składnicy akt. Reguluje także szczegółowe zasady i tryb postępowania z przechowywaną w składnicy akt dokumentacją. Instrukcja powinna zawierać zasady postępowania z wszelką dokumentacją spraw zakończonych w danej placówce, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji. W przypadku poradni psychologiczno- -pedagogicznych przepisem obligującym do utworzenia składnicy akt jest art. 36 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki organizacyjnej (tj. dyrektor poradni psychologiczno-pedagogicznej) zobowiązany jest: • zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt, • umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji przechowywanej w składnicach akt, • zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt. Dla zrealizowania tego obowiązku dyrektor poradni powinien zarządzeniem wprowadzić do stosowania w placówce instrukcję archiwalną (dokument najczęściej określany jako „Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt”). W celu opracowania jej należy posiłkowo korzystać z regulacji zawartych w Rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jest to akt prawny regulujący funkcjonowanie archiwów zakładowych tworzonych i prowadzonych przez organy gminy i związki międzygminne, organy powiatu, organy samorządu województwa i organy zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędy obsługujące te organy. Instrukcja archiwizacyjna, zgodnie z ww. Rozporządzeniem, powinna opisywać następujące zagadnienia: • organizacja i zadania archiwum zakładowego, • lokal archiwum zakładowego, • przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego, • przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, • przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym, • udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, • wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego, • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, • sprawozdawczość archiwum zakładowego.